Hallituksen kokous 1/2019-2020

Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 1/2018-19
Su 15.9.2019 klo 10:00
Mallinkaisten leirikeskus, Janakkala
Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Janne Seppänen, Mikko Nikkilä, Anna Saarimaa, Sonja Virta, Lotta Raatikainen, Nienna Lagus, Katja Vihavainen

1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 10:10.

2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

4 Pöytäkirjan tarkastajien valinta

Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Lotta Raatikainen ja Sonja Virta.

5 Posti

Janne Seppänen on huolehtinut yhdistyksen posteista.

6 Vuosijuhla

Nienna Lagus on selvittänyt sopivaa vuosijuhlamiittipaikkaa. Kesärinteelle ei päästä. Nienna selvittää muita vaihtoehtoja ja tiedottaa hallitusta lähiaikoina.

Olli Pitkänen kysyi syysmiitissä 30 henkilöltä mielipiteitä vuosijuhlamiitin ajankohdasta ja kestosta. Enemmistö vastaajista kannatti miitin ajankohdaksi pe-ma 3.-6.1. 2020. 12 vastaajaa oli kiinnostunut ylipitkästä miitistä (to-ma 2.-6.1.)

Päätettiin järjestää vuosijuhlamiitti pe-ma 3.-6.1. 2020.

Päätettiin, että vuosijuhlan juhla-aterian vastaavana toimii Olli Pitkänen. Anna ja Pekka Saarimaa vastaavat jälkiruuasta.

7 Miitit

Päätettiin kevätmiitin ajankohdaksi 3.-5.4. 2020 ja paikaksi Kesärinne Tuusulassa, jonne tehtiin varauspyyntö. Odotetaan vielä vahvistusta.

Miittikyselystä keskusteleminen ei onnistunut, koska kyselyä ei saatu auki.

8 Myyntitavarat

Vesa Piittisen kanssa on alustavasti sovittu, että tilattaisiin seuran kautta paitoja Konnun uudella logolla. Hanna Jungman selvittää kyselyllä Vihreässä Lohikäärmeessä, kuinka moni olisi halukas ennakkotilaamaan hupparin/t-paidan/topin. Lisäksi tullaan tilaamaan muutamia kappaleita ylimääräisiä. Hanna selvittää myös, mistä tilaus voitaisiin tehdä.

Keskusteltiin myös muista mahdollisista tilaus- ja myyntituotteista (pyyhkeet, mukit, kassit). Päätettiin nyt keskittyä paitatilaukseen ja keskustella myöhemmin muista tuotteista ja myyntitavaroista.

Nienna ottaa kangasmerkit myytäväksi opiskelijoille. Jos ne menevät kaupaksi, niitä voidaan myöhemmin tilata lisää.

9 Tilinkäyttöoikeudet

Yhdistyksen tilin käyttöoikeuksien haltijoiksi hallituskaudeksi 1.9.2019-31.8.2020 päätettiin Olli Pitkänen, Janne Seppänen ja Mikko Nikkilä. Mikäli edellä mainituista poikkeavilla aiempien vuosien toimihenkilöillä vielä on käyttöoikeudet, ne poistettakoon. Valtuutettiin Mikko Nikkilä hoitamaan asiaa pankin kanssa yksin.

10 Hallituksen kaatajaiset

Keskusteltiin hallituksen kaatajaisten järjestämisestä syksyn aikana. Päädyttiin siihen, että sopiva paikka voisi olla Saarimaiden kotona ja sopiva ajankohta marraskuussa. Ei vielä päätetty asiasta.

11 Muut esiintulevat asiat

Seuraava Hobittilan Sanomat ilmestyy joulukuun alussa. Siinä kutsu vuosijuhlaan. Santeri Palinia muistutetaan Katja Vihavaisen perehdyttämisestä Hobittilan Sanomien postitukseen.

Sonja Virta on siirtänyt tarpeelliset tiedostot seuran Driveen.

Janne Seppänen päivittää puuttuvat pöytäkirjat seuran nettisivuille.

Päivitetään seuran Facebook-sivun admin-oikeudet.

Päätettiin, että seura ostaa miitteihin puuroryynit, mutta miittivastaavan ei tarvitse huolehtia puuronkeitosta.

Janne Seppänen opastaa Hanna Jungmania sihteerin asioissa (mm. nettisivujen päivityksessä).

12 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen klo 12:00.