Järjestäytymiskokous

Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen järjestäytymiskokous

1.9.2020 ##valkoinenneuvosto

Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Taru Heikkinen, Liisa Kujala, Anna Saarimaa, Mikko Nikkilä, Elias Jungman, Nienna Lagus, Janne Seppänen

1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 19.05.

2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3 Sihteerin valinta

Valittiin kokouksen sihteeriksi Hanna Jungman.

4 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista sellaisenaan.

5 Pöytäkirjan tarkastajien valinta

Valittiin kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi Liisa Kujala ja Elias Jungman.

6 Posti

Postissa ei ole tullut mitään erikoista.

7 Hallituksen järjestäytyminen

Hallituksen pestit jaettiin seuraavalla tavalla:

Puheenjohtaja: Olli Pitkänen

Varapuheenjohtaja: Taru Heikkinen

Sihteeri: Hanna Jungman

Rahastonhoitaja, jäsensihteeri, webmaster: Mikko Nikkilä

Miitti- ja turvallisuusvastaava: Nienna Lagus

Tapahtumavastaava: Miikka Uotila

Tiedottaja: Liisa Kujala

Tarvikevastaava: Anna Saarimaa

Paino- ja postitusvastaavat: Elias Jungman ja Hanna Jungman

Postilokerovastaava: Janne Seppänen

Hobittilan Sanomien päätoimittaja: Olli Pitkänen

Lisäksi valittiin hallituksen ulkopuolelta:

Myyntitavaravastaava: Katja Vihavainen

Arkiston- ja kirjastonhoitaja: Santeri Palin

Kuvastaja-raadin puheenjohtaja: Marianna Leikomaa.

Päätettiin myöntää nimenkirjoitusoikeudet puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille, rahastonhoitajalle ja miittivastaavalle.

8 Kokouskäytännöt

Päätettiin jatkossa pitää kokoukset Teamsissa. Kokouksia pidetään joka toinen kuukausi, ja kokouspäivä on pääsääntöisesti kokouskuukauden ensimmäinen tiistai.

Lisäksi hallituksen viestintään käytetään Messengeriä / WhatsAppia, sähköpostilistaa ja Konnun hallitushuonetta.

9 Miitit

Päätettiin järjestää syysmiitti jos osallistujia on tulossa eivätkä viranomaisohjeet kehota olemaan sellaista järjestämättä. Tehdään Käärmeeseen kysely, jossa voi alustavasti ilmoittaa halukkuudestaan osallistua.

Päätettiin järjestää vuosijuhlamiitti 1.-4.1. (vaihtoehtoisesti 7.- 10.1.) 2021. Nienna alkaa etsiä sopivaa miittipaikkaa, joka varataan ja perutaan tilanteen niin vaatiessa.

Päätetään kevätmiitistä ja ensi kesän The Miitistä myöhemmin.

10 Vuosijuhla

Järjestetään vuosijuhla 3.1.2021 joko vuosijuhlamiitissä, tai miitin peruuntuessa mietitään muita mahdollisia tapoja juhlistaa päivää.

11 Tilinkäyttöoikeudet

Yhdistyksen tilin käyttöoikeuksien haltijoiksi hallituskaudeksi 1.9.2020-31.8.2021 päätettiin Olli Pitkänen, Taru Heikkinen ja Mikko Nikkilä. Mikäli edellä mainituista poikkeavilla aiempien vuosien toimihenkilöillä vielä on käyttöoikeudet, ne poistettakoon. Valtuutettiin Mikko Nikkilä hoitamaan asiaa pankin kanssa yksin.

12 Myyntitavarat

Päätettiin käsitellä myyntitavara-asioita myöhemmin.

13 Muut esille tulevat asiat

Hobittilan sanomat täytyy postittaa. Seuraavaan numeroon tulee hallituksen jäsenten esittelyt, jotka tulee toimittaa Ollille. Anna kirjoittaa lyhyesti The Miitistä.

14 Tulevat kokoukset

Seuraava hallituksen kokous on tiistaina 3. marraskuuta klo 19 Teamsissa.

15 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 21.35.