Yhdistyksen säännöt

1. Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Suomen Tolkien-seura Kontu ry, ruotsiksi Kontu Tolkiensällskapet i Finland rf, englanniksi The Finnish Tolkien Society Kontu ja sen kotipaikka on Helsinki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää J. R. R. Tolkienin teosten ja elämäntyön tuntemusta ja tutkimusta Suomessa, luoda yhteyksiä Tolkienista kiinnostuneiden välille niin kotimaassa kuin ulkomaille, edistää fantasiakirjallisuuden ja -elokuvien harrastamista sekä toimia yhteistyössä alan verkkosivustojen kanssa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys pyrkii harjoittamaan tiedotus-, tutkimus- ja julkaisutoimintaa, kokoaa arkiston, järjestää tapaamisia ja muita tilaisuuksia, pitää yhteyttä alaansa sivuaviin henkilöihin ja järjestöihin sekä harjoittaa muuta vastaavaa tarkoitustaan edistävää toimintaa. Yhdistyksen keräämillä jäsenmaksuilla sekä muilla keinoin kerätyillä varoilla pyritään mahdollistamaan jäsenten kokoontuminen, julkaisutoiminta ja kehittämään toiminnasta mahdollisimman monipuolista.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä. Yhdistyksen tarkoitus ei ole tuottaa taloudellista voittoa.

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt.

Kannattajajäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.

Varsinaiset jäsenet ja kannattajajäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus tai hallituksen valtuuttama henkilö.

Kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa tai tarkoitusta.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Yhdistys voi katsoa jäsenen eronneeksi yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt maksamatta jäsenmaksunsa vuoden ajalta. Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän yhdistykseen liittymällä on sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Mikäli jäsen eroaa kesken toimikauden, ei hänelle palauteta jäsenmaksua.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Yhdistys voi periä jäseniltään liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun, joiden suuruudesta päättää vaalikokous. Jäsenmaksuun mahdollisesti sisältyviä julkaisuja haluamattomille tai alle 18-vuotiaille varsinaisille jäsenille voidaan säätää muun jäsenen jäsenmaksua pienemmät liittymis- ja jäsenmaksut. Kannattajajäsenen jäsenmaksu on vähintään kaksi kertaa muun jäsenen jäsenmaksu. Kunniajäsenen ei tarvitse suorittaa liittymis- eikä jäsenmaksuja. Jäsenkausi on sama kuin hallitus- ja tilikausi.

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja neljästä (4) kymmeneen (10) muuta varsinaista jäsentä sekä kaksi varajäsentä.

Hallituksen toimikausi on vaalikokousten välinen aika kuitenkin niin, että vaalikokouksessa valittu hallitus aloittaa toimikautensa 1.9.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus voi kokoontua sähköisesti tai puhelimitse, mikäli hallitus niin päättää. Hallituksen kokoukset ovat avoimia ellei toisin ilmoiteta. Suljetusta kokouksesta tulee mainita kokouskutsussa erikseen.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja tai hallituksen valtuuttama henkilö.

8. Tilikausi ja toiminnantarkastaja

Yhdistyksen tilikausi on 1.9.–31.8.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään neljä viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

Yhdistys valitsee yhden tai kaksi toiminnantarkastajaa ja heille varatoiminnantarkastajat.

Toiminnantarkastajien toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta.

Yhdistyksen vuosikokous pidetään marras-joulukuussa ja vaalikokous kesä-elokuussa hallituksen määräämänä päivänä.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty jollekin hallituksen jäsenelle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannattajajäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena tai sähköpostitse kullekin jäsenelle sekä julkaisemalla kutsu yhdistyksen verkkosivuilla.

11. Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
  6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen vaalikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle jäsenkaudelle
  6. valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet
  7. päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat
  8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosi- tai vaalikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla ja yhdistyksen arkisto luovutetaan J. R. R. Tolkienin teosten ja elämäntyön tutkimuksesta kiinnostuneelle oikeuskelpoiselle yhteisölle tai säätiölle. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.