Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 3/2018-19
Ti 6.11.2018 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Anna Saarimaa, Sonja Virta, Miikka Uotila

§1 Kokouksen avaaminen

Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 19.02.

Olli Pitkänen kerää kokouksessa jaetut nakit ja lisää ne nakkilistalle.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

Päätettiin, että jäsenmaksumuistutukset käsitellään kohdassa §8 HobSan.

§4 Posti

Postiin oli tullut tiliote. Mikko Nikkilälle oli tullut syysmiitin vuokralasku (456,01 euroa), joka on myös maksettu.

§5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Janne Seppänen on lähettänyt Nordea-asioiden hoitamiseen tarvittavan pöytäkirjan allekirjoitettavaksi Miikka Uotilalle. Sonja Virta hoitaa asiaa eteenpäin pöytäkirjan saatuaan.

Turkulaisille on ilmoitettu myönnetystä tuesta, mutta heiltä ei ole saatu mitään vastausta.

LastPass-salasanaohjelmaa ei ehditty testata syysmiitissä. Anna Saarimaa on luonut seuralle tilin, mutta sinne ei ole vielä siirretty mitään salasanoja. Asiaan perehdytään myöhemmin yhdessä.

Syysmiitissä ei suunniteltu tuen hakemista Maa ja ilma ry:ltä, joten tukea ei näin ollen haeta.

§6 Miitit

Syysmiitti:

Syysmiitti sujui hyvin. Miittipaikka koettiin jälleen toimivaksi.

Vuosijuhlamiitti:

Miittipaikka (Ylöjärven Kurussa, Lähdekorpi) on varattu. Miitin alkaessa omistajat lähettävät jonkun esittelemään paikkoja. Santeri Palin pyrkii olemaan ensimmäisenä paikalla.

Vuosijuhlamiitin hinnaksi päätettiin:

3 yötä: 37/32 euroa (ei-jäsen/jäsen)
2 yötä: 27/22 euroa
1 yö: 17/12 euroa

Päivävierailun hinta on 5 euroa. Vierailumaksu kattaa vuosijuhlaruuan seuran jäsenille. Ei-jäsenet maksavat vielä toiset 5 euroa, mikäli he haluavat osallistua ruokailuun.

Leena Peippo suunnittelee vuosijuhlan menun, hoitaa ostosten tekemisen ja toimii työnjohtajana keittiössä. Ruokailu järjestetään yhdessä kaikkien miittaajien työpanoksella.

Santeri Palin tekee topikin foorumille ja lisää miitin Melloniin loppuviikosta.

Kevätmiitti 2019:

Kevätmiitti järjestetään 5.-7.4.2019 Tuusulassa (Kesärinne).

The Miitti 2019:

The Miitti järjestetään miittipaikan varaustilanteesta riippuen joko 18.-21.7. tai kesäkuun alussa. [Myöhemmin miitin ajankohdaksi varmistui 6.-9.6.2018 ja paikaksi Retsola Ruokolahdella.]

§7 Vuosikokous

Vuosikokous pidetään lauantaina 5.1.2019 kello 14.00 Lähdekorven leirikeskuksessa.

Sonja Virta on jakanut vuosikertomuksen luonnoksen kaikille hallituslaisille, ja sitä olisi hyvä oikolukea ja muokkailla.

Jaettuja nakkeja:

– Mikko Nikkilä oikolukee ja kirjoittaa jäsenyyteen liittyvistä asioista, Suomenlinna-piknikistä ja jäsenrekisteriselosteesta

– Olli Pitkänen kirjoittaa miiteistä ja vuosijuhlasta sekä Mellonista

– Leena Peippo kirjoittaa Traconista

– Sonja Virta kirjoittaa myyntitavaroista ja Amazonin tulevasta tv-sarjasta

Mikko Nikkilä tekee tilinpäätöksen marraskuun aikana ja jakaa sen sitten hallituslaisille.

Toimintakertomus ja tilinpäätös pitää toimittaa toiminnantarkastajalle 8.12. mennessä.

§8 HobSan

Olli Pitkänen kirjoittaa vuosikokouskutsun.

Mikko Nikkilä kirjoittaa jäsenmaksumuistutuksen.

Santeri Palin kirjoittaa miiteistä.

Lotta Raatikainen kirjoittaa Kuvastaja-palkinnon jakamisesta.

HobSanin sisällön tulee olla valmis 15.11. mennessä. Postitus hoidetaan joulukuun alussa.

§9 Tulevat kokoukset

Hallituksen kaatajaiset siirrettiin ensi vuoden puolelle aikataulujen yhteensopimattomuuden takia.

Seuraava kokous pidetään tiistaina 4.12.2018 kello 19.00.

§10 Muut esille tulevat asiat

Leena Peippo päivittää turvallisuussuunnitelman.

§1 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen kello 21.25.