Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
ma 4.9.2017 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Leena Peippo, Olli Pitkänen, Outi Suppanen
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 19.04.
Janne Seppänen kerää kokouksessa jaetut nakit ja lisää ne nakkilistalle.
§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.
§4 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Olli Pitkänen sekä Outi Suppanen.
§5 Posti
Ei uutisia postiin liittyen.
§6 Edellisissä kokouksissa käsitellyt asiat
Gummeruksen kanssa yhteistyössä järjestetty kirja-arvonta onnistui hyvin.
Tavaroiden myynnin yhteydessä käytetty iZettle-korttimaksulaite on koettu pieniä teknisiä ongelmia (laite sammuu oltuaan pitkään käyttämättä) lukuun ottamatta toimivaksi ratkaisuksi. Myyntituloja Worldconista tuli 1413,00 € ja korttikuluihin meni 12 €.
§7 Nimenkirjoitusoikeudet
Nimenkirjoitusoikeudet ovat jatkossakin puheenjohtajalla (Sonja Virta, XXXXXX-XXXX), varapuheenjohtajalla (Leena Peippo, XXXXXX-XXXX) sekä jatkavalla tapahtumavastaavalla (Olli Pitkänen, XXXXXX-XXXX) sekä rahastonhoitajalla (Mikko Nikkilä, XXXXXX-XXXX). Nimenkirjoitusoikeus annetaan uudelle tapahtumavastaavalle Santeri Palinille (XXXXXX-XXXX). Aiemmat nimenkirjoitusoikeudet poistetaan Outi Suppaselta (XXXXXX-XXXX).
Sonja Virta päivittää Patentti- ja rekisterihallitukselle tiedot seuran nimenkirjoitusoikeuksista.
§8 Pankkitilin käyttöoikeudet
Yhdistyksen tilin (Nordea FI95 2001 1800 0427 42) käyttöoikeuksien haltijoiksi hallituskaudeksi 1.9.2017-31.8.2018 päätettiin Mikko Nikkilä (XXXXXX-XXXX), Sonja Virta (XXXXXX-XXXX) ja Leena Peippo (XXXXXX-XXXX). Mikäli edellä mainituista poikkeavilla aiempien vuosien toimihenkilöillä vielä on käyttöoikeudet, ne poistettakoon. Valtuutettiin Sonja Virta hoitamaan asiaa pankin kanssa yksin.
Mikko Nikkilä toimittaa Sonja Virralle allekirjoitetun pöytäkirjan vaalikokouksesta pankkiasiointia varten.
Leena Peippo ottaa yhteyttä Nordeaan, kunhan Sonja Virta on käynyt pankissa.
§9 Hobitti 80 vuotta 21.9.2017
Outi Suppanen kirjoittaa Hobitin juhlavuodesta pienen jutun, johon liitetään mukaan mielenkiintoisia ja hauskoja linkkejä.
§10 Tulevat miitit
Keskusteltiin allergioihin liittyvistä toimintatavoista miiteistä. Yleisenä periaatteena on, että osallistujat ilmoittavat vakavista allergioistaan ilmoittautumisvaiheessa, ja järjestäjät informoivat asiasta muille osallistujille ennen miittiä ja miitin aikana. Olli Pitkänen hoitaa tiedotuksen.
Olli Pitkänen selvittää, onko miittiin mahdollista saada videotykkiä Sonja Virran esitelmää varten.
Päätettiin, että miitissä näytetään Eru Ilúvatar -dokumentti. Tapahtumavastaavat hoitavat asian.
§11 Fauni-musikaali
Leena Peippo selvittelee kiinnostusta Fauni-musikaaliin ja hoitaa myöhemmin reissun järjestämiseen liittyviä käytännön asioita.
§12 Hallituksen kaatajaiset
Santeri Palin tekee Doodle-kyselyn sopivista ajankohdista hallituksen kaatajaisille.
§13 Englanninkielinen tiedotus
Janne Seppänen päivittää seuran nettisivujen englanninkielisen osion ajan tasalle.
Olli Pitkänen ottaa selvää mahdollisuudesta saada miittien ilmottautumislomake myös englanniksi.
§14 Tulevat kokoukset
Seurvaavat kokoukset pidetään maantaina 2.10. kello 19.00, lauantaina 14.10. kello 14.00 sekä maanantaina 6.11. kello 19.00.
§15 Muut esille tulevat asiat
Keskusteltiin yleisesti kokouksiin valmistautumisesta. Sonja Virta huomautti, että käsiteltävistä asioista vastuussa olevien hallituksen jäsenten tulisi valmistautua kokouksiin jatkossa siten, ettei kokouksen aikana tarvitse enää alkaa etsiä tietoja esimerkiksi vanhoista pöytäkirjoista. Lisäksi päätettiin, että tulevaisuudessa tullaan keskustelemaan hallitusnakkien tehokkaammasta delegoimisesta, jottei yksittäisille jäsenille pääsisi muodostumaan turhan isoa taakkaa.
§16 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 21.07.