Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen järjestäytymiskokous
Aika: la 8.6.2019, klo 17.30
Paikka: Retsola, Ruokolahti
Paikalla: Olli Pitkänen, Janne Seppänen, Mikko Nikkilä, Anna Saarimaa, Hanna Jungman, Nienna Lagus, Katja Vihavainen

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 17.35.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Kokouksen sihteerin valinta

Kokouksen sihteeriksi valittiin Janne Seppänen.

§4 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§5 Kauden 2019-2020 hallituksen järjestäytyminen

Hallituksen pestit jaettiin seuraavalla tavalla:

Puheenjohtaja: Olli Pitkänen
Varapuheenjohtaja: Janne Seppänen
Sihteeri: Hanna Jungman
Rahastonhoitaja: Mikko Nikkilä
Jäsensihteeri: Mikko Nikkilä
Tapahtumavastaava: Miikka Uotila
Miittivastaavat: Nienna Lagus ja Anna Saarimaa
Turvallisuusvastaava: Nienna Lagus
Tarvikevastaava: Anna Saarimaa
Postivastaava: Janne Seppänen, toinen avain menee Hanna Jungmanille
Postitusvastaava: Katja Vihavainen
Myyntitavaravastaava (ainakin säilytykseen): Katja Vihavainen
Hobittilan Sanomat -vastaava: Lotta Raatikainen
Webmaster: Mikko Nikkilä
Tiedottaja: Liisa Kujala

Nimenkirjoitusoikeudet päätettiin antaa puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille, rahastonhoitajalle, postitusvastaavalle sekä miittivastaaville. Oikeudet poistetaan kaikilta muilta.

§6 Käytännöt

Hallituksen kokoukset pidetään pääsääntöisesti joka kuukauden ensimmäisenä tiistaina irkissä. Osallistuminen ei ole välttämätöntä, mutta poissaolosta olisi syytä ilmoittaa mahdollisimman pian, jotta päätösvaltaisuuden toteutuminen voidaan varmistaa ennen kokousta. Lisäksi yhteydenpitoon käytetään sähköpostilistaa sekä Facebook-keskustelua.

Tiedostojen jakaminen tulee pääsääntöisesti tehdä sähköpostilistalla tai Facebook-keskustelussa, ei irkissä. Ajankohtaiset asiat ja tehtävät listataan keskustelualue Vihreän Lohikäärmeen hallitushuoneeseen.

Vanhan hallituksen jäsenet poistetaan Vihreän Lohikäärmeen hallitushuoneesta sekä sähköpostilistalta alkaen 1.9.2019.

§7 Tulevat kokoukset

Seuraava (vanhan) hallituksen kokous pidetään 2.7.2019 kello 19.00 irkissä. Uudet jäsenet ovat tervetulleita seuraamaan kokousta.

§8 Muut esille tulevat asiat

Mikko Nikkilä lisää uudet hallituksen jäsenet sähköpostilistalle sekä antaa heille oikeudet seuran verkkosivujen muokkaamiseen. Kaikki uuden hallituksen jäsenet lähettävät lyhyen esittelyn itsestään Olli Pitkäselle.

§9 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen kello 18.56.