13.8.2004
§1 Kokouksen avaus ja päätösvaltaiseksi toteaminen.
Puheenjohtaja Markus Neuvonen avasi kokouksen kello 19.56. Paikalla olivat Markus Neuvonen, Karoliina Leikomaa, Inkeri Kontro, Benjamin Bainton ja Juho Gröndahl. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi.
§2 Kokousvirkailijoiden valinta
Sihteeriksi valittiin Inkeri Kontro, Juho Gröndahl ja Benjamin Bainton tarkastavat pöytäkirjan. Todettiin myös, että puheenjohtaja nauttii hallituksen luottamusta, mistä paikallaolijat olivat yksimielisiä.
§3 Ilmoitusasiat
Juho Gröndahl ilmoitti, että Viron Tolkien-seuralta oli tullut yhteydenotto.
§4 Smialit
Smialit toimivat entiseen tapaan. Smialkisadiplomikilpailun palkintoina jaetaan seuran saamia arvostelukirjoja.
§5 Legolas
Legolas toimii kuten ennenkin. Keskusteltiin Legolaksen pyynnöstä saada vuosittain tietty summa käytettäväksi sen sijaan, että jokaiseen hankintaan pitäisi pyytää rahat erikseen. Päätettiin keskustella asiasta hallituksen postituslistalla, arvio tarvittavasta summasta pitäisi saada lokakuun alkuun mennessä.
§6 Hobittilan Sanomat
Lähes kaikki Hobittilan Sanomien numeroon 3/04 tulevat jutut ovat jo päätoimittajalla.
§7 Maria Majan ja Jukka Galkinin eronpyyntö hallituksesta
Hallitus myöntää Maria Majalle ja Jukka Galkinille eron. Päätös oli yksimielinen.
§8 Tilinkäyttöoikeuksien siirtäminen pois Maria Majalta ja Jukka Galkinilta
Tilinkäyttöoikeudet siirretään pois yllämainituilta henkilöiltä.
§9 Hallituksen varajäsenien korottaminen varsinaisiksi jäseniksi. 2005
Hallituksen varsinaisiksi jäseniksi kohoavat Erkki Leitsaro ja A n t o n H i r o p o u l o s.
§10 Syystapaaminen ja vaalitkokous Tampereella 18.9.
Smial Morel järjestää syystapaamisen Tampereella 18.9. Aikaa syystapaamiselle on varattu kolme tuntia. Syystapaamisen yhteydessä pidetään vaalikokous. Syystapaamisesta tulee mainos Hobittilan Sanomiin.
§11 Bilbon ja Frodon syntymäpäivät 25.9. kerhohuoneella
Bilbon ja Frodon syntymäpäiviä juhlitaan 25.9. kerhohuoneella Helsingissä. Juho Gröndahl tekee mainoksen Hobittilan Sanomiin. Ruokatarjoilu on nyyttikestiperiaatteella ja jokainen osanottaja tuo pienen lahjan (”mathomin”), joka on hänelle itselleen turha ja jonka käyttötarkoituksen hän on toivonmukaan unohtanut.
§12 Ehdotus seuran omistamien kirjojen jakamisesta palkintoina
Päivi Vinni ehdotti, että seuran arvostelukappaleina saamia kirjoja voisi laittaa kiertoon palkintoina seuran julistamissa kilpailuissa. Tälle ei todettu mitään estettä. Kirjoja lähtee palkintoina ainakin smialdiplomikilpailun voittajalle.
§13 Finncon 2006
Päätettiin osallistua seuraavan Finnconin järjestämiseen. Ohjelmaa mietitään, ehdotettiin humoristista paneelia roolipeleihin perustuvasta fantasiakirjallisuudesta. Aiheen tiimoilta on jo otettu yhteyttä järjestäjiin.
§14 Badgepolitiikka
Päätettiin, että seura voi lainata omistamaansa rintanappikonetta smialeille ja välittää näille aihioita omakustannushintaan. Mahdolliset kuljetuskustannukset jäävät smialien maksettaviksi. Myös muut fantasiaseurat ovat olleet kiinnostuneita koneesta. Päätettiin lainata konetta muille seuroille asevelihintaan, niin että seura jää omilleen.
§15 Pitkäsen ilmaisjäsenyys vuodelle 2005 kiitoksena Kuvastaja-patsaasta
Markus Pitkänen tekee Kuvastajan palkintopatsaan tänäkin vuonna. Päätettiin kysyä Pitkäseltä, haluaako hän kiitokseksi seuran ilmaisjäsenyyden ensi vuodeksi. Mikäli Pitkänen kieltäytyy, mietitään muuta korvausta.
§16 Hallituksen uudelleenjärjestäytyminen
Todettiin, ettei löydy esteitä sille, että puheenjohtaja ja rahastonhoitaja ovat sama henkilö. Markus Neuvonen lupautui toimimaan rahastonhoitajana, ja Inkeri Kontro toimii sihteerinä loppuvuoden. Todettiin, että vuodesta on niin vähän jäljellä, ettei uusia varajäseniä kannata valita. Kuten aiemminkin tehdään yhteistyötä seuraavan vuoden hallituksen kanssa, kun tämä on valittu.
§17 META
Smial Morel järjestää TamFanin Tampereella 18.9. Suomen Tolkien-seura esittäytyy siellä; seuralla on myös myyntipöytä tapahtumassa. Seura on perinteisesti korvannut kunniavieraan matkakulut, mutta koska kunniavieras asuu hyvin lähellä, matkakuluja ei synny. Seura korvaa kuitenkin kuittia vastaan kunniavieraan lounaan.
Kuukausitapaamiset alkavat Helsingissä syyskuussa; seuran jäsenet kokoontuvat joka kuun toinen maanantai kerhohuoneelle. Juho Gröndahl lähettää mainoksen asiasta Hobittilan Sanomien Briistä kuultua -palstalle.
§18 Seuraavan kokouksen paikka ja aika
Seuraava kokous pidetään näillä näkymin 10. tai 11.9. Helsingissä, jolloin varapuheenjohtajakin pääsee paikalle.
§19 Päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20.56.