Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 2/2018-19
Su 3.11.2019 klo 12:00
Olli Pitkäsen kotona, Maapadontie 5, Helsinki
Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Janne Seppänen, Mikko Nikkilä, Katja Vihavainen, Liisa Kujala, Miikka Uotila

1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 12:20.

2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

4 Posti

Janne Seppänen on huolehtinut yhdistyksen posteista. Viimeksi postilokerolla on käyty 28.10.

5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Postilokeron avain on päätetty antaa Santeri Palinilta Hanna Jungmanille. Asia ei ole vielä hoitunut. Muistutetaan Santeria.

Olli Pitkäsen täytyy tehdä ilmoitus PRH:lle. Viime pöytäkirjasta puuttuu vielä Lotta Raatikaisen allekirjoitus. Kunhan nämä paperit saadaan kuntoon, niin Mikko Nikkilä voi hoitaa tilinkäyttöoikeuksien muutoksen.

Hannan täytyy selvittää kyselyllä Vihreässä Lohikäärmeessä, kuinka moni olisi halukas ennakkotilaamaan hupparin/t-paidan/topin. Lisäksi tullaan tilaamaan muutamia kappaleita ylimääräisiä. Hanna selvittää myös, mistä tilaus voitaisiin tehdä.

6 Tulevat miitit

Vuosijuhlamiitti 3.-6.1.2020: Lapjärven leirikeskus, Miehikkälä
Kevätmiitti 3.–5.4.2020: Kesärinne, Tuusula
The Miitti 13.-16.8.2020: Särsjärvi, Padasjoki

Todettiin, että nettisivuillakin voisi olla tulevat miitit erikseen.

7 Hobittilan Sanomat

Hobittilan Sanomat täytyy julkaista viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta kokouskutsun takia; käytännössä joulukuun alussa. Olli Pitkänen tekee kokouskutsun ja Nienna Lagus laatii kutsun vuosijuhlaan. Lisäksi lehteen tulee uutinen Kuvastaja-palkinnosta (Lotta Raatikainen), raportti syysmiitistä (Anna Saarimaa) sekä tieto kevätmiitistä ja muista alkuvuoden tapahtumista.

8 Vuosikertomus ja tilinpäätös

Vuosikertomuksessa mainitaan kuluneen vuoden tapahtumat (mm. Tolkien-lukupäivä, Tolkien-elokuva, Finncon-picnic), miitit, kuukausitapahtumat (Brandagamba), smial-toiminta, tiedotus ja yhteistyö (Hobsan, nettisivut) ja Kuvastaja-palkinto.

9 Postin sähköiset tunnukset

Päätettiin siirtää postin sähköiset pääkäyttäjätunnukset Santeri Palinilta Katja Vihavaiselle. Postin tunnukset ovat myös Janne Seppäsellä ja Mikko Nikkilällä.

10 Muut esille tulevat asiat

Janne Seppänen ja Mikko Nikkilä ovat päivittäneet seuran nettisivuja. Todettiin, että myös seuran omaisuustaulukko kaipaa ajantasaistamista ja päivittämistä.

Keskusteltiin Legolas-lehden kohtalosta.

Janne ja Mikko toivat esiin ajatuksen hallituksen perehdytyskansiosta, jossa olisi ohjeet käytännöistä hallituksen jäsenille ja tiedot mistä ohjeet löytyvät. Ehdotus sai kannatusta.

Miikka Uotila ja Liisa Kujala suunnittelevat kehittelevänsä ”jotain” ”Lord of the Rings” -konserttien yhteyteen maaliskuussa.

11 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen klo 13:43.