Vaalikokous 1.8.2015 klo 14
Hämeenkosken leirikeskus

Osallistujat: Leena Peippo, Outi Suppanen, Mikko Nikkilä, Olli Pitkänen, Kerttu Pihlajamaa, Sonja Virta, Lotta Raatikainen, Ida Tamminen, Minna Keinänen, Janne Seppänen, Jaakko Pirinen, Jenna Laakso, Wenla Uotila, Miikka Uotila, Marian Laurila, Tapio Lainesalo, Pekka Saarimaa, Henna Hännikäinen, Heikki Liukko-Sipi, Mervi Mäkelä, Kaisa Linnasalo, Kristiina Jaatinen, Minna Koponen, Jasmin Syrjälä, Taru Heikkinen

§1 Kokouksen avaus

Seuran puheenjohtaja Leena Peippo avasi kokouksen klo 14.05.

§2 Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

Puheenjohtajaksi valittiin Leena Peippo, sihteeriksi Kerttu Pihlajamaa ja pöytäkirjantarkastajiksi Mikko Nikkilä ja Jenna Laakso.

§3 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§4 Hyväksytään kokouksen työjärjestys

Lisätään kohta §8 META ja siirretään kokouksen päättäminen kohdaksi §9, jatkossa kehitysehdotus kahvitauon merkitsemisestä esityslistaan.

§5 Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle jäsenkaudelle

Vahvistettiin toimintasuunnitelma:

Miittejä 4-5: Hämeenkosken leirikeskus remontissa loppusyksyn, joten pikkujoulumiitti jätetään väliin ja pidetään pidempi vuosijuhlamiitti. Vuosijuhlamiitinkin paikka saattaa olla hakusessa; selvitetään.

Suomenlinnatapaaminen, kuukausitapaamiset Helsingissä ja Tampereella. Osallistutaan tapahtumiin: esim. Tracon, Finncon ja Smial Morel pääkirjasto Metson pelipäivässä Tampereella. Vietetän Tolkien Reading Dayta ainakin kirjastomainostuksella ja irkkikeskustelulla.

Tehdään mahdollinen Legolas/Kosmokynä yhteistyönumero.

Osallistutaan scifiyhdistysten yhteistyökokous. Jäsenmaksu pidetään samana kuin tällä kaudella: normaalijäsenyys 18€, perhejäsenyys 10€, kannatusjäsenyys 50€.

Vahvistettiin tulo- ja menoarvio:

Tulot: miittimaksut 3000€, jäsenmaksu 1100€, myyntitavarat 488€, pankin korko 2€, yhteensä 4590€.

Menot: tapahtumien tarjoilut/tarvikkeet 600€, myyntitavaroiden hankinta 250€, toimistotarvikkeet 10€, postitus 300€, lehtien painokulut 30€, sääntömuutosmaksut yms. 30€, vuokrat 2300€, kilpailujen palkinnot 250€, postilokero 200€, conipöydät yms. 100€, pankin palvelumaksut 250€., yhteensä 4590€.

§6 Valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet

Puheenjohtaksi valittiin Leena Peippo. Jäsenten määräksi päätettiin puheenjohtaja + 6 + 2 varajäsentä: Outi Suppanen, Kati Ahonen, Olli Pitkänen, Mikko Nikkilä, Janne Seppänen, Taru Heikkinen, varajäseninä Miikka ja Wenla Uotila.

§7 Päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat

2 varsinaista: Jaakko Pirinen, Sonja Virta; varalla 1 Minna Koponen

§8 META

Jasmin ehdotti hallitukselle käyttöön sähköpostikokouksia: pj aloittaa ketjun, muilla 24h aikaa reagoida, sitten uusi asia ja sama jatkuu. Päätettiin kokeilla.

Henna ehdotti irkkikokousten tilalle mobiiliystävällisempiä skypepalaverejä: ehdotus ei saanut kannatusta, Henanelle ehdotettiin parempaa irc-ohjelmaa puhelimeen tai parempaa puhelinta.

Smialvastaava tarvitaan vuodenvaihteen jälkeen: Wenla osoitti kiinnostusta.

Oxonmoot: englanninkielistä materiaalia mahdollista viedä Tarun ja Santerin mukana.

§9 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.51.