la 14.10.2017 klo 14.00
Partiokolkka, Toivakka
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Olli Pitkänen, Outi Suppanen, Samooja
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 14.03.
§2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.
§4 Posti
Postiin oli tullut syyskuun tiliote, Postin lasku Hobittilan Sanomien postituksesta sekä Amon Hen.
§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat
Todetaan, että sääntöjen mukaisesti myös sihteeri Janne Seppäsellä on nimenkirjoitusoikeus.
Janne Seppänen on ostanut ja toimittanut onnittelukortin Helsingin Yliopiston science-fiction klubille.
Fauni-musikaaliin on tullut 10 ilmoittautumista. Leena Peippo odottaa vielä lisätietoja ja vahvistusta järjestäjien taholta.
Hobitti-lukupiirin kirja-arvontaan osallistuvat saavat yhden arpalipun keskusteluun osallistumalla sekä toisen arpalipun alustuksen kirjoittamalla. Lukupiirin viimeisen alustuksen jälkeen jätetään vielä jonkin verran aikaa mahdolliselle keskustelulle ennen arvontaa. Voittajaan otetaan yhteyttä yksityisviestillä, ja jos hän ei vastaa siihen kahden viikon sisällä niin palkinto menee arvonnassa seuraavaksi tulleelle. Janne Seppänen hoitaa arvonnan järjestämisen.
Loppujenkin hallituslaisten tulisi päivittää tietonsa hallituksen omaisuustaulukkoon.
§6 Turun kaupunginteatterin Taru Sormusten Herrasta
Päätettiin, että seura menee katsomaan Turun kaupunginteatterin Taru Sormusten Herrasta -esitystä lauantaina 28.4. kello 16.00. Outi Suppanen hoitaa lippujen varaamisen (30 kpl). Liput tulee lunastaa kuukautta ennen esitystä. Sonja Virta hoitaa asiasta tiedottamisen ja yleisen organisoinnin. Ilmoittautuminen on sitova.
Harkitaan, että viedään paikan päälle seuran esitteitä.
§7 Tulevat miitit
Keskusteltiin syysmiitin paikasta. Todettiin, että keittiötilat ja saunat ovat osallistujamäärään nähden hiukan ahtaat. Vessoja on myös vähänlaisesti ja nukkumistilat ovat kaikki melko isoja. Yövalvomiseen tarkoitettu yläkerran tila todettiin toimivaksi. Pienehkölle talvimiitille ihan hyvä paikka, mutta isommille miiteille olisi hyvä löytää muita paikkoja.
Vuosijuhlamiitti
Olli Pitkänen on varannut Hämeenkosken leirikeskuksen vuosijuhlamiitin ajalle 4.-7.1.2018 (to-su). Ilmoittautuminen alkaa 11.12. kello 18.00. Eräpäivä siirretään päivältä 25.12. päivälle 27.12. Osallistumismaksuiksi päätettiin 3 yötä 30/25, 2 yötä 23/18, 1 yö 15/10 (ei-jäsen/jäsen).
Miitissä järjestetään ainakin vuosijuhla sekä siihen liittyvä ruokailu, pikkujouluohjelmaa sekä yhteislaulua. Päätettiin, että vuosijuhlaruoan organisoijan ei tarvitse maksaa miittimaksua.
Olli Pitkänen tekee miittitopikin foorumille.
Mittien englanninkielistä tiedotusta hoidetaan toistaiseksi nettisivujen englanninkielisen osion kautta. Janne Seppänen hoitaa tietojen päivittämisen.
Eetu Sipilä ja Haltiamieli eivät ole ostaneet luontopolun palkintoja, joten palkinnoiksi annetaan jotain WSOY:n kirjalahjoituksesta.
§8 Hallituksen vuosikalenteri
Sonja Virta on päivittänyt seuran vuosikalenterin ja jakanut sen hallituslaisille. Hallituskalenterin tarkoituksena on selkeyttää vuoden eri vaiheissa ajankohtaiseksi tulevia aiheita. Esimerkiksi Kuvastaja-palkinnon jakamiseen olisi syytä saada enemmän selkeyttä.
§9 Hallituksen kaatajaiset
Hallituksen kaatajaisissa käsitellään hallituksen vuosikalenteria sekä käydään läpi seuran arkistoa. Lisäksi syödään pitsaa.
§10 Tarkennuksia jäsenyyskysymyksiin
Päätettiin, että niille jäsenille, jotka eivät ole maksaneet maksua edellisellä eivätkä kuluvalla kaudella, lähetetään seuran jäsenmaksun eräpäivän jälkeen karhukirjeet. Jos jäsenmaksua ei ole maksettu vuoden loppuun mennessä, katsotaan jäsen eronneeksi seurasta. Edellisen kauden jäsenmaksun maksaneet saavat jäsenedut seuraavan kauden jäsenmaksun eräpäivään asti, minkä jälkeen hänet katsotaan maksamattomaksi jäseneksi. Hobittilan Sanomat lähetetään jäsenelle siihen saakka, kunnes hänet poistetaan jäsenrekisteristä. Maksamattomat jäsenet eivät saa muita jäsenetuja.
Asiaan palataan tarkemmin myöhemmin.
§11 Tulevat kokoukset
Seuraava kokous pidetään Santeri Palinin luona 4.11.2017.
§12 META
Perhejäsenten erilliset jäsennumerot pitää muistaa merkata jäsenmaksulaskuja lähetettäessä Hobittilan Sanomiin.
Tolkien Society järjestää syksyllä 2019 monipäiväisen tapahtuman Englannissa. Asiaan palataan myöhemmin.
Mikko Nikkilä ehdotti, että hallitus tarkistaisi vuosittain seuran nettisivujen sisällön ja poistaisi kaiken vanhaksi käyneen tiedon. Asiaan palataan myöhemmin.
§13 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 16.09.