Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 3/2019-20
ti 3.12.2019 klo 19 ##valkoinenneuvosto
Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Nienna Lagus, Mikko Nikkilä, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Sonja Virta

1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 19.

2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

4 Posti

Janne Seppänen käynyt postilokerolla 2.12., ei ollut postia.

5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

• Hobittilan Sanomat on postitettu 3.12.
• Myyntitavarainventaario on aloitettu
• Paidoista ja huppareista on kysely Käärmeessä: käsitellään ensi kokouksessa
• Nettisivuille pitäisi päivittää HobSanit (Lotta ja Sonja)
• Olli on täyttänyt PRH:n ilmoituksen
• Lotan allekirjoitus puuttuu pöytäkirjasta 1/2019-20. Kunhan se on saatu, niin Mikko voi hakea tilioikeuksien muutosta.

6 Vuosikertomus ja tilinpäätös

• Mikko viimeistelee tilinpäätöksen ja toimittaa tarkastukseen sekä laittaa hallituschattiin linkin
• Olli viimeistelee vuosikertomuksen, kun kaikki on kirjoitettu

7 Vuosijuhla ja miitti

• Seuran vuosijuhla on lauantaina 4.1., pikkujoulu sunnuntaina 5.1.
• Päivävieraatkin pääsevät vuosijuhlaan (voi tulla pelkästään siihen), tällöin maksetaan 5 € / hlö kulujen kattamiseksi. Vuosijuhlaan toivotaan juhlavaa pukeutumista. Pikkujouluissa on mathom-lahjanvaihto.
• Vastuut:
  • Hanna: vuosijuhlan ohjelmavastaava, käärmeeseen topiikki aiheesta
  • Olli: ruuanlaitto ja puhe
  • Anna & Pekka: jälkiruokavastuu ja ”Elämäni biisi” -ohjelmanumero
  • Nienna: ruuanlaittoapu
  • Mikko: Neuvottomien Neuvoston IV Tietokilpailu

8 Miittikysely

Anna teki viime keväänä (?) miittikyselyn, jolla selvitettiin toiveita miitteihin liittyen. Pääpaino oli miittipaikkojen varustelutasossa sekä miittien hinnassa. Vastauksia saatiin 33, joista hiukan yli puolet oli seuran jäseniä. Joukossa oli myös sellaisia, jotka eivät ole aktiivisia miittaajia tällä hetkellä. Hyväksi miittien määräksi enemmistö äänesti neljää, mutta JOS jostain miitistä pitäisi luopua, niin se olisi kevätmiitti. Todettiin, että miittejä ei tässä kohtaa olla karsimassa.

Heinä-elokuu äänestettiin parhaaksi miittien ajankohdaksi (tasaluvuin 23 ääntä). Huonoimpia kuukauisia ovat joulukuu, helmikuu ja toukokuu.

Miittipaikoilta odotetaan, että olisi vähintään patjat, juokseva vesi päärakennukseen, hyvät kylmäsäilytystilat ja siistit ulkohuussit (jos ei sisävessoja ole). Paremmalla varustelulla oli jonkin verran kannatusta (alle 10 vastaajaa).

Pe-su -miitin sopiva hinta asettuu 25-35 euron välille. Eniten ääniä sai 30 €. Nelipäiväisen miitin sopivaksi hinnaksi taas koettiin 40 €. Jotkut olivat valmiita maksamaan enemmänkin.

Hyvät kulkuyhteydet näyttävät olevan tärkeitä, mutta matkan pituus ei. Hyvät julkiset yhteydet koettiin sijaintia tärkeämmäksi.

Todettiin, että voimme jatkaa nykyisten kaltaisilla miittipaikoilla, ja hintaa on tarvittaessa vara muutamalla eurolla nostaa.

9 Muut esille tulevat asiat

Hallituksen seuraava kokous on vuosijuhlamiitissä la 4.1. klo 12 (seuran vuosikokous on klo 14).

10 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.55.