Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 4/2019-20
la 4.1.2020 klo 12 Lapjärven leirikeskus, Miehikkälä
Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Nienna Lagus, Mikko Nikkilä, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Liisa Kujala

1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 12:20.

2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

4 Posti

Mikko N on hoitanut Janne S:n ollessa poissa. Hobittilan Sanomien postituslasku ei ole vielä tullut.

5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Pöytäkirjassa 1/2019-20 on nyt kaikki tarvittavat allekirjoitukset, joten Mikko N voi hoitaa tilinkäyttöoikeuksien muutoksen pankin kanssa.

6 Miittisäännöt

Keskusteltiin minkä ikäiset lapset on ilmoitettava miittiin ja minkä ikäisistä menee maksu. Päätettiin, että kaikki osallistujat on ilmoitettava. Yli 3-vuotiailta veloitetaan miittimaksu. Pyydetään Vesa Piittistä tekemään tarvittavat muutokset Melloniin, jotta lasten ilmoittaminen sujuu nykyistä helpommin.

7 Vuosikokous

Päätettiin, että Mikko N esittelee vuosikokouksessa tilinpäätöksen ja Olli P esittelee toimintakertomuksen.

8 Kevään tapahtumat

• Miitit: kevätmiitti Kesärinteessä 3.-5.4.
• Lord of the Rings -konsertit: 21.3. Helsinki, 22.3. Turku, 23.3. Tampere. Liisa K ja Miikka U ovat suunnitelleet yhteistä syömistä Helsingin ja Tampereen konserttien yhteyteen.
• Tolkien-lukupäivä on 25.3. Liisa K ehdotti, että Brandagamban kuukausitapaaminen olisi ko. päivänä Oodissa ja avoin yleisölle. Tapahtuman olisi tarkoitus olla matalan kynnyksen tilaisuus, jossa mm. luettaisiin Tolkienia. Päätettiin myös lähettää lukupäivästä tiedote kirjastoille.
• Seuraava hallituksen kokous: 27.2. klo 19 ircissä

9 Myyntitavarat

Käärmeessä on ollut kysely, jolla on selvitetty mitä ihmiset haluavat mieluiten tilata (huppari, t-paita vai hihaton toppi).

Päätettiin tilata T-paitoja ja huppareita uudella Kontu-logolla (paidan eteen, hupparin selkään). Selvitetään myös mahdollisuutta painattaa oma nimi.

Aikaisemmin hupparit ja paidat on tilattu Firelabel (UK:sta), jolloin hupparin kokonaishinta on ollut n.30 €. Kysytään tarjousta myös R-collectionilta ja Spreadshirtistä.

Päätettiin kysyä väritoiveita käärmeessä (kyselyssä voi valita omasta mielestään kolme parasta väriä). Päätettiin vaihtoehdoiksi seuraavat värit: musta, murrettu keltainen/oranssi, tummansininen, punainen, vihreä, roosa/vaaleanpunainen, ruskea.

Hanna J hoitaa paita/huppariasiaa eteenpäin.

Päätetään tilauksesta seuraavassa kokouksessa.

10 Muut esille tulevat asiat

Keskusteltiin Legolas-lehdestä. Päätettiin, että seura voi julkaista lehden, mikäli siihen saadaan riittävästi sopivaa aineistoa. ”Banazir Gamgi” on ilmaissut kiinnostuksensa toimia lehden päätoimittajana.

Olli P on jakanut Smialeille pisteet Smial-kisaa varten.

11 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13:40.