7.11.2016 klo 18.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Olli Pitkänen, Outi Suppanen

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 18.03.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslistan kohta 9 korjattiin muotoon ”Hobittilan Sanomat 3/2016”.

§4 Posti

Postiin oli tullut lehti sekä tiliote ja mainoskirje Nordealta.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Janne Seppänen hoitaa syyskuun pöytäkirjan tulostamisen ja siihen tarvittavien allekirjoitusten hankkimisen.

Outi Suppanen selvittelee vielä kevätmiittipaikkaa.

§6 Hallituksen sisäinen viestintä

Keskusteltiin hallituksen sisäisen viestinnän tehostamisesta. Päätettiin, että isommat asiat laitetaan sähköpostiin ja pienemmät ok-tyyliset kuittaukset hoidetaan Facebook-keskustelun kautta. Nakkilista löytyy Vihreästä Lohikäärmeestä, ja jokaisen hallituslaisen tulisikin laittaa hallitushuoneen ilmoitukset päälle, jotta viestit myös huomaa.

Yleisesti hallituslaisilta toivotaan aktiivisuutta kommunikoinnissa.

§7 Sääntömuutokset

Sonja Virta ehdotti, että edellisessä hallituksen kokouksessa tehty päätös seuran ruotsinkielisestä nimestä kumotaan nimen (Finlands Tolkiensällskapet Kontu rf) kielioppivirheen vuoksi. Ehdotus hyväksyttiin enemmistön kannatuksella.

Sonja Virta ehdotti, että vuosikokoukselle ehdotetaan seuran ruotsinkielisen nimen (nyk. Kontu Tolkiensällskapet i Finland rf) muuttamista muotoon ”Finlands Tolkiensällskap Kontu rf”. Ehdotus hyväksyttiin enemmistön kannatuksella.

§8 Vuosikokouksen aika ja paikka

Vuosikokouksen ajaksi ehdotettiin joko lauantaita 17.12. tai sunnuntaita 18.12., ja paikaksi Rikhardinkadun kirjaston lukusalia Helsingissä. Tarkka aika selviää myöhemmin.

§9 Hobittian Sanomat 3/2016

Hobittilan Sanomien seuraavaan numeroon kirjoitetaan seuraavista aiheista:

– vuosikokouskutsu & sääntömuutokset
– Kuvastaja-palkinto
– jäsenmaksumuistutus
– hallituksen kokousaikataulut
– vuosijuhlamiitti

Santeri Palin hoitaa Hobittilan Sanomien lähettämisen seuraavalla viikolla.

§10 Kontu.wiki-domainin siirtäminen seuran omistukseen

Sonja Virta ehdotti, että kontu.wiki-domain siirretään Vesa Piittisen omistuksesta seuran omistukseen. Hinnaksi tulee $37,90 / vuosi (ehdotushetkellä noin 34 euroa).

Ehdotus hyväksyttiin enemmistön päätöksellä.

§11 WorldCon

Seuralle oli tarjottu mahdollisuutta ottaa pöytä WorldConiin World Hobbit Project -porukan kanssa. Sonja Virta on vielä yhteydessä heihin ja muihinkin järjestöihin asian tiimoilta.

Janne Seppänen ottaa yhteyttä ulkomaisiin Tolkien-seuroihin ja mainostaa Suomenlinna-piknikiä, joka järjestetään ennen conia.

Leena Peippo ottaa vastuun conin aikana järjestettävästä miitistä.

Sonja Virta kysyy Miikka Uotilalta, voisiko hän ottaa mahdollisen pohjoisbaltialaisen paneelin hoitaakseen. Jos Miikalle ei käy, niin homman hoitamiseen yritetään löytää joku muu.

§12 PPO:n TSH-sitsit

Sonja Virta, Santeri Palin ja Leena Peippo osallistuvat sitseille ja edustavat seuraa pitämällä jonkinlaisen puheen/esittämällä laulun tai muuta vastaavaa.

Päätettiin, että seuran rahoilla ostetaan viiniä/jotain muuta, joka muokataan Tolkien-henkiseksi ja luovutetaan sitseillä lahjaksi PPO:n edustajille. Rahaa lahjan ostamiseen varataan 10-15 euroa.

§13 Seuraavien kokousten ajankohdat

Joulukuun kokouksen ajankohta jää toistaiseksi avoimeksi.

Tammikuussa hallitus kokoustaa vuosijuhlamiitissä lauantaina 7.1.2017.

§14 META

Sonja Virta on saanut haltuunsa 90-luvun papereita seuran perustajajäsen Hanna Järviseltä. Asiaan palataan myöhemmin seuran arkiston käsittelyn yhteydessä.

§15 Kokouksen päätös

Sonja Virta päätti kokouksen kello 19.38.