Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 13/2016–17
15.7.2017 klo 12.00
Lapjärven leirikeskus
Paikalla: Sonja Virta, Santeri Palin, Mikko Nikkilä, Eetu Sipilä, Outi Suppanen, Kati Ahonen, Leena Peippo, Olli Pitkänen (klo 12.21–12.28), Pekka Saarimaa (klo 12.43–)
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 12.04. Santeri Palin kerää nakit ja lisää ne nakkilistalle.
2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
3. Kokouksen sihteerin valitseminen
Kokouksen sihteeriksi valittiin Mikko Nikkilä.
4. Esityslistan hyväksyminen
Kokouksen esityslista hyväksyttiin muutoksitta.
5. Posti
Edellisessä kokouksessa mainittu iZettle-kirje olikin mainos.
Janne Seppänen on toimittanut Mikko Nikkilälle yhden tiliotteen. Santeri Palin toimittaa vielä kaksi tiliotetta myöhemmin.
Janne Seppänen on toimittanut Mikko Nikkilälle laskun Hobittilan Sanomien postituksesta, Leena Peippo laskut haalarimerkeistä ja kangaskasseista ja Outi Suppanen Lapjärven leirikeskuksen vuokrasta The Miitin ajaksi 13.–16.7.2017. Kaikki laskut on maksettu. Syysmiitin vuokrasta tulee lasku myöhemmin.
6. Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat
Värityskirja on taittovaiheessa ja sen tekstit ovat valmiina. Miikka Uotila korjannut taittoa. Värityskirja voidaan lähettää painoon, kun se on tarkastettu uudestaan.
Painetaan värityskirja Granon sijaan Nekapainolla, koska se on halvempi.
Olli Pitkänen saapui kokoukseen kello 12.21.
7. Toimintasuunnitelma ja budjetti vaalikokoukseen
Lisätään aiemmin tehtyyn toimintasuunnitelman luonnokseen osallistuminen Finnconiin kesällä 2018 sekä pankkipalveluiden kilpailuttamisen harkitseminen.
Ehdotetaan vaalikokoukselle jäsenmaksuiksi jäsenkaudelle 1.9.2017–31.8.2018:
- perusjäsen 18 euroa
- perhejäsen 10 euroa
- kannattajajäsen 50 euroa.
Budjettiluonnos ensi kaudelle esitetään vaalikokoukselle sellaisenaan.
8. Myyntitavarat
Kangaskassit saapuivat Leena Peipolle keskiviikkoaamuna ja ovat myynnissä. Kustannus kassia kohden on neljä euroa. Päätettiin kassien myyntihinnaksi 10 euroa, jäsenille 7 euroa.
Haalarimerkit eivät ole vielä saapuneet. Leena Peippo lähettää niistä kyselyviestin ensi viikon alussa.
Päätettiin badgeille paljousalennus: 6 kappaletta 5 eurolla. (Normaalihinta yksi eurolla.)
Korttimaksulaite iZettle on hankittu, ja Leena Peippo esitteli sen toimintaa. Laite kulkee myyntitavaroiden (Leena Peipon) mukana. Laitteessa on latausta varten usb-liitäntä. Laitteessa on myös lähimaksumahdollisuus. Magneettijuovalla ei makseta mielellään. Silloin on tarkastettava maksajan nimi kortista ja henkilöllisyystodistuksesta. Laitteen käyttöä varten tarvitaan iZettlen sovellus, jollainen on tällä hetkellä Leena Peipon tabletilla, mutta sen voi ladata muidenkin laitteille. Sovellusta varten tarvitaan tunnukset, jotka löytyvät hallituksen salasanalistalta. Myydään myös käteisellä maksetut tuotteet sovelluksen kautta, niin kirjanpito ja raportit selkeytyvät. Myyntitavaroiden lisäksi myös jäsenmaksut ja päivävierailumaksut voidaan hoitaa iZettlen kautta. Lisäksi on huomattava, että laitteen OK-nappi on sininen eikä vihreä. Ostaja voi saada ostoksestaan kuitin tekstiviestillä tai sähköpostilla. Laitteen käyttäminen vaikutti varsin yksinkertaiselta.
Olli Pitkänen poistui kokouksesta kello 12.28.
9. Worldcon
Worldconissa järjestettävä Tolkien-miitti on perjantaina kello 13–14.
Sonja Virran esitelmä Hobitti-kuvituksista onkin perjantain sijaan torstaina kello 10.
Eetu Sipilä selvittää esitelmäänsä Worldconin kanssa: ehkä pääsee, ehkä ei.
Outi Suppanen odottaa vielä tietoa paneelinsa aikataulusta.
Jäämme odottamaan aikataulutietoja Worldconin ohjelmasta seuran pöydän takana päivystävien henkilöiden organisointia varten. Leena Peippo tekee taulukot, joihin kukin voi merkitä oman käytettävyytensä. Yritetään sopia vuorot viimeistään viikkoa ennen Worldconia.
Päätettiin hankkia Tolkien-miitin tietokilpailun palkinnoksi Book Depositoryn 20 euron lahjakortti.
On päätettävä, ketkä käyvät kaupassa ennen Worldcon-viikon Suomenlinna-piknikiä. Seuran roll-up toimitetaan mukaan ja piknikin jälkeen Worldconiin.
Tehdään seuralle esittelyflyereitä, joiden tulisi olla valmiita viikkoa ennen Worldconia. Sonja Virta tekee tekstin ja toivoo että joku katsoo sitä. Leena Peippo tekee layoutin. Santeri Palin hoitaa tulostuksen.
Pekka Saarimaa saapui kokoukseen kello 12.43.
Eetu Sipilä toimittaa Gandalf-patsaan seuran pöydälle koristeeksi.
Sonja Virta selvittää, otetaanko Simo Nousiaisen tekemiä laukkuja myyntiin.
Alankomaiden Tolkien Shop ei ota kauppatavaroita mukaan, koska heillä on liian pitkä matka. Heiltä on kuitenkin luvattu meille kyniä jaettavaksi. Sonja Virta muistuttaa.
Sonja Virta tuo Worldconiin jääkarhukarkkeja, mutta ei anna niitä seuralle. Sen sijaan salmiakit ja hopeatoffeet sopisivat myyntitavarapöydän väriin. Nakitetaan karkkiostokset myöhemmin.
Myyntivuorolaisille ostetaan pöydän taakse välipalapatukoita ja sixpack pieniä kivennäisvesipulloja. Voidaan hankkia myös muffinsseja ja järjestää hobittibileet.
Musiikkia saa soittaa hiljaisella. Santeri Palin kysyy Vesa Piittiseltä lainaan usb-kaiutinta. Leena Peipolla on musiikkia Konnun Pändiltä ja Taru Sormusten herrasta -musikaalista. Sonja Virralla on LotR Complete Recordings -elokuvasoundtrackit. Musiikkia ei siis soiteta vieraille, vaan sitä kuunnellaan itse. YouTubesta voidaan katsoa They’re Taking the Hobbits to Isengard.
Sonja Virta laittaa arthedainilaisille Norjaan viestiä.
Leena Peipon häiden jäljiltä jääneitä pahvisia viikinkikilpiä tuodaan myyntipisteen koristeiksi. Yritetään saada The Miitin osallistujat tekemään seuralle viirin. Leena Peippo tekee tai delegoi myyntipöydän koristelun, jos ehtii.
10. Muut esille tulevat asiat
Muita asioita ei tullut esille.
11. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 12.56.