Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
Ma 2.7.2018 klo 19
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Olli Pitkänen, Outi Suppanen

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 19.01.

Mikko Nikkilä kerää kokouksessa jaetut nakit ja lisää ne nakkilistalle.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin oli tullut Medlemsbladet, Amon Hen sekä Hobittilan Sanomat -lasku Postilta, jonka Mikko Nikkiä on maksanut.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Janne Seppänen on päivittänyt seuran nettisivuja sekä suomeksi että englanniksi. Todettiin, että sivujen päivittämisen tulisi olla säännöllistä, joten seuraavalla kaudella hallitus voisi harkita erillisen nettisivuvastaavan valitsemista.

Sonja Virta lähettää Legolaksen niille uusille jäsenille, jotka eivät ole sitä vielä saaneet.

§6 Miitit

The Miitin miittitiimi kokoustaa piakkoin ruokailuasioita käsitelläkseen. Työnjakoa on jo aloiteltu.

Päätettiin, että kuskeina toimiville maksetaan bensakuluja 12 senttiä/kilometri.

Santeri Palin on saanut moderointioikeudet foorumin miittihuoneisiin.

Osallistujien on mahdollista askarella itselleen badgeja ilmaiseksi.

Syysmiitin hinnaksi päätettiin 20/23 euroa (jäsen/ei jäsen). Ilmoittautuminen alkaa maanantaina 25.9. ja miittimaksun eräpäivä on maanantaina 15.10.

§7 Suomenlinna-piknik la 7.7.2018

Janne Seppänen laittaa lisätiedotteen asiasta tapahtumaviikolla.

Sonja Virta ja Mikko Nikkilä hoitavat ostokset ja yhteislähdön.

§8 Finnconin (Turku 14.7.-15.7.2018) Tolkien-miitti

Sonja Virta on saanut tiedon, että Tolkien-miitti on aikataulutettu lauantaille 14.7. kello 17.00. [Sonja Virta korjasi kokouksen jälkeen miitin olevan kello 16.00.]

Sonja Virta on sopinut Merrin kanssa, että häneltä voidaan ottaa lainaan videotykki ja kaiuttimet miittiä varten. Kiitokseksi lainasta hänelle tarjotaan ilmainen osallistuminen valitsemaansa miittiin.

Sonja Virta tulostaa (jos ehtii) flaikkuja Finnconia varten.

Leena Peippo tuo myyntitavarat paikan päälle. Sonja Virta tiedustelee järjestäjiltä, olisiko tavarat mahdollista saada säilytykseen lauantain ja sunnuntain väliselle yölle.

§9 Jäsenrekisteriseloste

Janne Seppänen ja Mikko Nikkilä ovat aloittaneet jäsenrekisteriselosteen laatimisen. Asia on toistaiseksi vielä kesken, ja siihen palataan myöhemmin. Mellonin (miitti-ilmoittautumisjärjestelmä) roolia tulisi täsmentää jäsenistölle, sillä se ei ole yhdistyksen keräämä rekisteri. Miitteihin on mahdollista ilmoittatua myös sähköpostitse ilman Mellonia. Myös KontuWikin tuomia kysymyksiä pitää täsmentää.

Leena Peippo aikoo osallistua selosteen laatimiseen.

Asiaan palataan seuraavassa kokouksessa.

§10 Toimintasuunnitelma ja budjetti kaudelle 1.9.2018-31.8.2019

Janne Seppänen ja Mikko Nikkilä ovat valmistelleet toimintasuunnitelman ja budjetin seuraavalle hallituskaudelle.

Janne Seppänen lisää muutamat ehdotetut muutokset toimintasuunnitelmaan.

Leena Peippo tarkistaa myyntitavaroiden summittaisen määrän The Miittiin mennessä, ja tieto lisätään sitten toimintasuunnitelmaan ennen kokousta.

§11 Kauden loppumiseen liityvät asiat sekä huomioita seuraavalle hallitukselle

Keskusteltiin tulevan hallituksen suunnitelmista. Sonja Virta on ajatellut listaavansa kuluneen hallituskauden aikana hyödynnettyjä käytänteitä, ja uusi hallitus voi sitten päättää jatketaanko niiden käyttämistä.

§12 Tulevat kokoukset

Seuraava kokous pidetään lauantaina 4.8.2018 kello 12.00 Keravajärven leirikeskuksessa. Aiheina ainakin seuraavan kauden toimintasuunnitelma ja budjetti sekä jäsenrekisteriseloste. Lisäksi puhutaan hallituskauden loppumiseen liittyvistä asioista. Uuden hallituksen järjestäytymiskokous pidetään oletettavasti myös lauantaina 4.8.2018 Keravajärven leirikeskuksessa vaalikokouksen jälkeen.

Sonja Virta laittaa heinäkuun aikana seuran Facebook-sivulle muistutuksen vaalikokouksesta ja muistuttaa samalla, että hallitus hakee uutta puheenjohtajaa.

§13 Muut esille tulevat asiat

Leena Peippo on tilittänyt 750 euroa käteiskassasta seuran tilille 25.5.2018.

§14 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 20.58.