Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 6/2020-21

Pe 6.8.2021 klo 18:00 Mallinkaisten leirikeskuksessa Janakkalassa sekä Teamsissa

Paikalla: Taru Heikkinen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Elias Jungman, Liisa Kujala, Nienna Lagus, Mikko Nikkilä, Olli Pitkänen, Anna Saarimaa, Miikka Uotila, Sonja Virta

1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Taru Heikkinen avasi kokouksen klo 18.03.

2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin kokouksen esityslista seuraavalla lisäyksellä: lisättiin kohta 8.

4 Posti

Postissa on tullut kesäkuun tiliote, Amon Hen ja lasku miittipaikan vuokrasta. Keskusteltiin mahdollisuudesta sähköiseen laskutukseen ja mahdolliseen postien edelleenlähetykseen, jolloin postilokerolla ei tarvitsisi käydä niin usein. Jätetään asia seuraavalle hallitukselle.

5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Seminaariin on saatu kahdeksan esiintyjää. Myös tilat on varmistettu.

6 Tulevat miitit

Syysmiitti on 1.-3.10. 2021. Mikäli vaikuttaa siltä, että miitti joudutaan vallitsevan koronatilanteen takia perumaan, on asiasta päätettävä viimeistään elokuun lopussa (miittipaikan varauksen viimeinen peruutuspäivä on 31.8.). Hallitus keskustelee ja päättää asiasta WhatsApp-ryhmässään.

7 Vaalikokous

Täydennettiin toimintasuunnitelmaa smial-toiminnan suhteen. Päädyttiin kirjaamaan, että seura pyrkii tukemaan smial-toimintaa, mutta laitetaan smialkisa toistaiseksi tauolle. Tällä hetkellä asia ei ole ajankohtainen mm. koronarajoitusten takia. Päätettiin antaa palkinto säilytykseen smial Brandagamballe kunnes smialkilpailu saadaan elvytettyä uudelleen.

Muistutukseksi tulevalle hallitukselle:

• Pankkitilioikeudet siirtyvät Mikolta uudelle rahastonhoitajalle
• Uuden hallituksen järjestäytymiskokous elokuun aikana

8 Juhla-Legolas

Sonja Virta on halukas päätoimittaja, ja hallitus päätti valita hänet päätoimittajaksi. Sonja on jo ottanut yhteyttä muihin halukkaisiin tekijöihin. Lehden budjetista päättäminen jätetään seuraavalle hallitukselle.

9 Muut esille tulevat asiat

Kaikki hallituksen jäsenet ja varajäsenet Janne Seppästä lukuunottamatta ovat halukkaita jatkamaan.

Nettisivuille täytyy lisätä puuttuvat Hobittilan Sanomat ja hallituksen kokousten pöytäkirjat. Olli lisää HobSanit ja Hanna pöytäkirjat.

Liisa on kysynyt kustantajalta mahdollisuutta järjestää jonkinlainen tilaisuus (esimerkiksi etäyhteydellä) Kersti Juvan uuteen kirjaan liittyen, ja pyytää Juvaa puhumaan tilaisuuteen. Päätettiin, että Liisa hoitaa asiaa eteenpäin.

10 Kokouksen päätös

Pj päätti kokouksen klo 18.44