Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
Su 24.2.2019 klo 12.00
Paikka: Puheenjohtaja Olli Pitkäsen koti, Helsinki
Läsnä: Olli Pitkänen (pj), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Lotta Raatikainen, Miikka Uotila, Sonja Virta

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 12.10.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Janne Seppänen on hoitanut seuran postia säännöllisesti ja toimittanut tiliotteet Mikko Nikkilälle. Seuralle on tullut myös ilmaiskappale Nefastos & Astrayan teoksesta Menneisyyden varjo.

Italiasta seuralle tulleet Tolkien-tavarat päätettiin käyttää miiteissä järjestettävien kilpailujen palkinnoiksi. Olli Pitkänen ottaa tavarat säilytykseensä.

§5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Pankkitilin oikeudet:

Pankkitilin oikeuksien vaihtamiseen tarvitaan vielä vaalikokouksen (4.8.2018) allekirjoitettu versio. Asia hoidetaan mahdollisimman pian.

Hallitushuoneen oikeudet Käärmeessä:

Hallitushuoneen oikeudet tarkastatettiin ja todettiin, että kaikkien hallituslaisten oikeudet ovat ajan tasalla.

Käydään läpi nakkilista:

Käytiin läpi hallituslaisten nakkilistaa ja merkkailtiin tehtäviä ajan tasalle.

§6 Miitit

Kevätmiitti:

Kevätmiitti järjestetään 5.-7.4.2019 Kesärinteellä. Miitistä on topikki Vihreässä lohikäärmessä ja tapahtuma Mellonissa. Asiaa ei siis tarvinnut käsitellä kokouksessa tämän enempää.

§7 Tolkien-elokuva

Dome Karukosken Tolkien-elokuvan ensi-ilta on Suomessa 3.5.2019.

Keskusteltiin mahdollisuudesta mainostaa seuraa jollain tavalla elokuvan ensi-illan yhteydessä. Sonja Virtaa tiedottaa elokuvasta seuran nettisivuilla ja selvittelee asiaa muutenkin. Asiaan palataan myöhemmin.

§8 Tolkien-lukupäivä

Janne Seppänen tiedottaa asiasta kirjastoille mahdollisimman pian.

Suunniteltiin lukupäivään liittyviä aktiviteetteja sekä foorumille että kevätmiittiin. Foorumille ajateltiin laittaa lainauksia sekä Tolkienin teoksista että hänen elämäkerrastaan. Asiasta keskustellaan lisää kokouksen jälkeen ja muutenkin myöhemmin.

#9 Yhteistyökokous

Leena Peippo on menossa yhteistyökokoukseen (9.3.2019) Tampereelle.

Kokouksessa päätetään ainakin perinteisen Suomenlinnassa järjestettävän spefipiknikin päivämäärä.

§10 Rekisteriseloste

Keskusteltiin seuran tietosuojakysymyksistä ja viimeisteltiin seuran tietosuojakäytännöt. Tietosuojaselosteen kieliasu yms. tarkastetaan vielä kertaalleen ja hyväksytään seuraavassa kokouksessa.

§11 Nettisivut ja salasanat

Seuran LastPass-tili on otettu käyttöön ja sen soveltuvuutta testaillaan lähiaikoina. Keskusteltiin ja ohjeistettiin yleisesti seuran nettisivujen päivittämiseen liittyen.

§12 Vanhoja linjauksia

Keskusteltiin seuran eri vaiheissa päätetyistä linjauksista. Asiohin palataan uudemman kerran niiden ollessa ajankohtaisia. Pidetään linjauksista aktiivisesti päivitettävää listaa, jotta niihin muistetaan palata aktiivisemmin.

§13 Muut esille tulevat asiat

Ei muita esille tulevia asioita.

§14 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen kello 16.20.