Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
Ti 7.5.2019 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Miikka Uotila, Sonja Virta

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 19.10.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin oli tullut kevätmiitin lasku (toimitettu Mikko Nikkilälle) sekä huhtikuun tiliote.

§5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Tilinkäyttöoikeuksiin liittyvät asiat on hoidettu Nordean kanssa.

Tolkien-elokuvan ennakkonäytöksessä oli niin paljon seuran jäseniä, että erillisen elokuvaretken järjestäminen koettiin tarpeettomaksi. Ennakkonäytöksen yhteydessä järjestettiin kyselytuokio ohjaaja Dome Karukosken, leikkaaja Harri Ylösen sekä apulaisohjaaja Antti Lahtisen kanssa. Otteita kyseisestä tilaisuudesta on luettavissa seuran verkkosivuilla.

§6 Miitit

The Miittiin oli kokoushetkellä ilmottautunut 25 osallistujaa. Päätettiin, että järjestäjätiimiläiset joutuvat maksamaan vain puolet osallistumismaksusta. Koko osallistumismaksun maksaneille järjestäjille palautetaan puolet summasta.

Syysmiitin paikaksi mietittiin alustavasti Mallinkaisten leirikeskusta Janakkalassa ja ajankohdaksi alkusyksyä. Anna Saarimaa tiedustelee leirikeskuksen vapaita ajankohtia.

§7 Rekisteriseloste

Hyväksyttiin lokakuussa tehty seuran rekisteriseloste.

§8 Yhteistyökokous

Yhteistyökokoukseen osallistunut Leena Peippo ei ollut paikalla kokouksessa, joten asiaan palataan myöhemmin.

§9 Kesän tapahtumat

Suomenlinna-piknikin ajankohta ei ole vielä selvillä., mutta tapahtumaan osallistutaan todennäköisesti perinteiseen tapaan. Asiaan palataan sitten, kun tarkka päivämäärä tiedetään.

Finncon järjestetään 5.-7.7.2019. Seura järjestää tapahtumassa mahdollisesti miitin. Miikka Uotila tiedustelee mahdollisuutta saada tapahtumalle tila.

§10 Hobittilan Sanomat

Tekstit tulee lähettää Lotta Raatikaiselle 10.5. mennessä.

§11 Vaalikokous

Olli Pitkänen valmistelee toimintasuunnitelman kaudelle 2019-2020. Mikko Nikkilä ja Janne Seppänen valmistelevat budjetin kaudelle 2019-2020.

Anna Saarimaa laatii kyselyn jäsenistölle liittyen miitteihin.

Olli Pitkänen kirjoittaa kokouskutsun.

§12 Kauden päätös ja uusi hallitus

Keskusteltiin kuluneesta kaudesta. Esille tuli mm. seuraavia huomioita:

– Miitti- ja tapahtumavastaavan erilliset roolit koettiin onnistuneeksi ratkaisuksi.

– Hallitus voisi olla aktiivisempi toiminnassaan, ja lisäksi toivottiin uusia jäseniä mukaan hallitukseen.

– Keskusteltiin kokouksien määrän vähentämisestä. Tässä tapauksessa kokousten sisältöä pitäisi suunnitella hyvissä ajoin etukäteen.

– Seuraavaan hallitukseen olisi hyvä saada erillinen tiedottaja.

Olli Pitkänen on kiinnostunut jatkamaan puheenjohtajana. Muita jatkamisesta kiinnostuneita ovat ainakin Janne Seppänen, Mikko Nikkilä, Anna Saarimaa, Miikka Uotila sekä Lotta Raatikainen.

§13 Muut esille tulevat asiat

Sonja Virralla on laatikollinen seuran omistuksessa olevia tavaroita, pääasiassa kirjoja. Olli Pitkänen ottaa ne säilytettäväkseen.

§14 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen kello 21.01.