4.1.2004
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Karoliina Leikomaa avasi kokouksen kello 12.21.
§2 Kokouksen toimihenkilöiden valinta
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Karoliina Leikomaa. Sihteeriksi valittiin Jukka Galkin.
§3 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat Karoliina Leikomaa, Jukka Galkin, Benjamin Bainton, Juho Gröndahl, A n t o n H i r o p o u l o s ja Inkeri Kontro.
§4 Kokouksen esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin yksimielisesti.
§5 Suomen Tolkien-seura ry:n vuoden 2004 hallituksen järjestäytyminen
Puheenjohtaja Markus Neuvonen
Varapuheenjohtaja Karoliina Leikomaa
Sihteeri Maria Maja
Rahastonhoitaja, jäsenrekisterivastaava Jukka Galkin
Smialvastaava Inkeri Kontro
Paino- ja postitusvastaava Benjamin Bainton
Julkisuusvastaava Juho Gröndahl
Varajäsenet A n t o n H i r o p o u l o s, Erkki Leitsaro
§6 Ilmoitusasiat
Inkeri Kontro ilmoitti etsivänsä Hobittilan Sanomien avulla ruotsinkielisiä aktiiveja. Hän ilmoitti myös kartoittavansa tarvetta nuorten smialille pääkaupunkiseudulla.
§7 Hobittilan Sanomat 1/04
HobSanin deadline on 13.2.2004. Lehteen kerätään hallituksen jäseniltä lyhyet esittelyt. Ne tulisi lähettää Karoliina Leikomaalle sähköpostiosoitteeseen karoliina.leikomaa@env.tpu.fi mahdollisimman pian. Benjamin Bainton lupasi laatia jutun vuosijuhlasta. Hobittilan Sanomat kaipaa juttuja ja kuvia.
§8 Legolas 1/04
Legolaksen deadline on 12.1.2004. Legolas kaipaa artikkeleita ja kuvia.
§9 Posti
Postissa ei toistaiseksi ole ollut mitään erityistä.
§10 Vuosi 2004
Vuosikokous
Vuosikokous järjestetään lauantaina 6.3.2004 kello 13.00 Benjamin Bainton lupautui varaamaan tilan. Maria Maja laatii ilmoituksen Hobittilan Sanomiin.
Vuosikokouksen käsiteltäväksi on ehdotettu muutoksia yhdistyksen sääntöihin. Muutettavaksi on ehdotettu seuraavia kohtia:
– Suomen Tolkien-seura ry:n kuvauksen päivitys vastaamaan nykytilaa
– Vuosi- ja vaalikokouksessa käsiteltävien asioiden päivitys
– Jäsenen eronneeksi katsomisen aikarajan päivitys
Markus Neuvonen ja Jukka Galkin valmistelevat vuosikokoukselle tarjottavan esityksen sääntömuutoksista. Sääntömuutosehdotuksia käsitellään seuraavassa hallituksen kokouksessa helmikuussa.
Kevättapaaminen
Kevättapaaminen järjestetään lauantaina 22.5.2004. Se on tarkoitus järjestää hobittihenkisenä nyyttikestipiknikkinä Suomenlinnassa. Suomen Tolkien-seura hankkii kevyttä purtavaa tapahtumaan. A n t o n H i r o p o u l o s tarjoutui laatimaan mainoksen Hobittilan Sanomiin.
Kesätapaaminen
Kesätapaaminen on tarkoitus järjestää Finnconin yhteydessä Jyväskylässä. Juho Gröndahl lupautui selvittämään asiaa.
Syystapaaminen
Mahdollisuutta syystapaamisen järjestämiseen tiedustellaan Kotkan paikallisseura Thorondorilta ja Tampereen Morelilta.
Ropecon
Juho Gröndahl lupautui hankkimaan myyntipöydän Ropecon ry:ltä.
Finncon
Tiedustellaan Smial Gulhothilta ja Finnconin järjestäjiltä mahdollisuutta esittää tapahtumassa Gulhothin näytelmä ”Keskeneräisten tarujen kirja”. Juho Gröndahl ottaa selvää mahdollisuudesta saada myyntipöytä.
Kuvastaja-palkinto
Tiedustellaan Ilana Rimónilta mahdollisuutta toimia raadin puheenjohtajana. Myös Marianna Leikomaan ja Erkka Leppäsen halukkuutta toimia raadissa tiedustellaan.
Kalenteri
Benjamin Bainton tiedustelee, haluaisiko edellisen vuoden kalenterin koonnut Katri Niinikangas koota kalenterin myös tänä vuonna.
§11 Tammikuu
Jukka Galkin ja Markus Neuvonen huolehtivat nimenkirjoittajien päivityksestä yhdistysrekisteriin ja tilinkäyttöoikeuksien päivityksestä. [Henkilötietoja]
§12 Hankinnat
Rintanappikone
Pyydetään Markus Neuvosta ottamaan yhteyttä yritykseen, josta hän tiedusteli rintanappikonetta viime vuonna. Juho Gröndahl lupautui ottamaan yhteyttä Scansalesiin.
Kännykkä ja prepaid-liittymä
Päätettiin hankkia Seuralle oma käytetty kännykkä ja prepaid-liittymä. Rahastonhoitaja Jukka Galkin lupautui hankkimaan kännykän.
Lukollinen kaappi
Päätettiin hankkia lukollinen kaappi. Jukka Galkin ja Markus Neuvonen käyvät tiedustelemassa asiaa Kierrätyskeskuksesta.
Tarjoiluastioita
Päätettiin hankkia ruoan ja juoman tarjoilua varten seuraavat: – 2 pumpputermoskannua
Nämä seuraavat kovaa muovia, jos mahdollista:
– mehukannu
– maitokannu, kermakko ja sokerikko
– salaattikulho
– salaattiottimet
§13 Muut esille tulevat asiat
Marianna Leikomaa päivittää Suomen Tolkien-seura ry:n sivut, kunhan saa toimivan tietokoneen.
Inkeri Kontro ja Juho Gröndahl huolehtivat addressista Kersti Juvalle.
§14 Seuraava kokous
Sovittiin alustavasti sunnuntaille 8.2.2004 kello 14.00 kerhotilalle.
§15 Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.44