4.2.2005, Café Lasipalatsi, Helsinki
Läsnä:
- Benjamin Bainton
- Juho Gröndahl (sihteeri)
- Karoliina Leikomaa (pj)
- Markus Neuvonen
- Helena Sorva
- Miikka Uotila
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Karoliina Leikomaa avasi kokouksen kello 14.11.
§2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen.
§3 Pöytäkirjantarkastajien valinta
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Benjamin Bainton ja Helena Sorva.
§4 Ilmoitusasiat
Benjamin Bainton ilmoitti, että HeATin kerhohuoneen muutto on hoidettu, mutta jonkin verran tavaroiden järjestelyä täytyy vielä tehdä.
§5 Posti
Juho Gröndahl ilmoitti, että postissa tuli vain tavallinen lehtivaihto sekä Postin ohjeita asiakkailleen.
§6 Smialit
Juho Gröndahl ilmoitti smialvastaavan puolesta, että smialit toimivat tavalliseen tapaan.
§7 Hobittilan Sanomat
Numeron 1/05 deadline on 16.2. Juho Gröndahl tekee siihen ilmoitukset vuosikokouksesta, kevättapaamisesta sekä Helsingin kuukausitapaamisista. Markus Neuvonen tekee ohjeet HeATin uudelle kerhohuoneelle.
Todettiin, että Hobittilan Sanomien konseptia pitäisi jollain tavalla muuttaa, jotta siitä tulisi mielenkiintoisempi lehti. Uutta sisältöä, esimerkiksi kolumneja, ehdotettiin.
§8 Legolas
Todettiin, että Legolas 1/05 on tulossa pikapuoliin.
§9 Vuosikokous (2.4. klo 13, Uusi ylioppilastalo, Helsinki)
Benjamin Bainton varaa kokoushuoneen. Mainos laitetaan Hobittilan Sanomiin, Tolkien-seuran yleiselle sähköpostilistalle sekä kotisivuille. Juho Gröndahl tekee mainokset. Karoliina Leikomaa ja Miikka Uotila suunnittelevat vapaamuotoisempaa ohjelmaa kokouksen virallisen osuuden lisäksi. Kokoukseen tuodaan syötävää ja juotavaa nyyttäriperiaatteella.
§10 Kevättapaaminen (21.5. Tampereella)
Tapaaminen pidetään lauantaina 21.5. klo 13-16 Toimintakeskus Vuoltsussa, osoitteessa Vuolteenkatu 13, Tampere. Sään salliessa voidaan mennä myös ulos. Tapaaminen toimii nyyttäriperiaatteella. Karoliina Leikomaa ja Tuire Siikala suunnittelevat tapaamiseen ohjelmaa.
§11 Kuvastaja
Marianna Leikomaa toimii Kuvastaja-raadin puheenjohtajana. Hän myös kirjoittaa Hobittilan Sanomiin jutun, jonka tavoitteena on kalastella raatilaisia sekä Kuvastaja-kilpaan tulevia kirjoja.
§12 Kalenteri 2006
Juho Gröndahl ilmoitti, että piirtäjien kalastelu on käynnissä. Todettiin, että jos kuvia tulee niin paljon, että niitä joudutaan karsimaan, Seura pidättää oikeuden julkaista kuvia myöhemmin lehdissään.
§13 SF-seurojen YT-kokous (26.2.)
Karoliina Leikomaa ja Miikka Uotila ovat menossa kokoukseen.
§14 Tilinkäyttöoikeudet
Tilinkäyttöoikeudet siirretään pois seuraavilta edellisen hallituksen toimihenkilöiltä: Markus Neuvonen (XXXXXX-XXXX), Jukka Galkin (XXXXXX-XXXX) ja Maria Maja (XXXXXX-XXXX). Vuonna 2005 tilinkäyttöoikeudet ovat seuraavilla henkilöillä: Karoliina Leikomaa (XXXXXX-XXXX), Inkeri Kontro (XXXXXX-XXXX) ja Juho Gröndahl (XXXXXX-XXXX).
§15 Meta
Huomautettiin, että HYSFKin ja HSFS:n kesäpiknik on samaan aikaan kuin Tolkien-seuran kesätapaaminen. Ehdotettiin, että näitä tapahtumia voisi kenties yhdistää, koska molemmat ovat Helsingin Suomenlinnassa.
§16 Seuraava kokous
Ehdotettiin viikkoa 9, ja siirrettiin tarkempi keskustelu hallituksen sähköpostilistalle.
§17 Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 15.09.