Tietosuojakäytännöt

Suomen Tolkien-seura Kontu ry
PL 215
00131 HELSINKI
(Myöhemmin ”seura” tai ”me”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, järjestämiemme tapahtumien osallistujista tai asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Puheenjohtaja
Suomen Tolkien-seura Kontu ry.
PL 215
00131 HELSINKI
puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Paperinen ja sähköinen jäsenviestintä
  • Analysointi ja tilastointi
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
  • Tapahtumien osallistujatietojen hallinnointi

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • nimi
  • postiosoite
  • sähköpostiosoite
  • käyttäjätunnus Kontu-sivustolle
  • jäsennumero
  • jäsenyyden tyyppi
  • laskutus- ja maksutiedot
  • rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tapahtumaan osallistumiseen liittyvät lisätiedot

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan jäseneltä itseltään sähköpostitse, lomakkeella, suullisella ilmoituksella tai muulla vastaavalla tavalla, ja tallennetaan rekisteriin rekisterinkäsittelijän syöttäminä.

Tapahtumailmoittautumisia koskevat tiedot voidaan edellämainittujen keinojen lisäksi kerätä kolmannen osapuolen järjestelmän (Mellon) kautta. Emme vastaa kolmannen osapuolen järjestelmään tallennetusta tiedosta, vaan ainoastaan siitä, miten käsittelemme sen kautta saatua tietoa.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröidyn tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Seuran jäsenen tietoja säilytetään korkeintaan puoli vuotta sen jälkeen, kun jäsen eroaa tai katsotaan eronneeksi.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Puheenjohtaja ja seuran hallitus, jäsensihteeri, rahastonhoitaja, tapahtuma- ja miittivastaavat, postitusvastaava voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla. Kaikkien edellä mainittujen henkilöiden kanssa solmitaan erillinen salassapitosopimus.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

9.1. Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Suomen Tolkien-seura Kontu ry / Tietosuoja
PL 215
00131 HELSINKI

tai sähköpostitse osoitteeseen jasensihteeri@suomentolkienseura.fi. Sähköpostitse lähetettävä tarkastuspyyntö tulee lähettää siitä osoitteesta, joka on tallennettu henkilötietorekisteriin.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan posti- tai sähköpostiosoitteeseen.

9.2. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan posti- tai sähköpostiosoitteeseen.

9.3. Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän henkilötietorekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan posti- tai sähköpostiosoitteeseen.

9.4. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan posti- tai sähköpostiosoitteeseen.

9.5. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekistereitä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.