15.10.2016 klo 14.00
Mallinkaisten leirikeskus
Paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Eetu Sipilä, Kati Ahonen, Mikko Nikkilä, Leena Peippo, Olli Pitkänen, Outi Suppanen, Anna Saarimaa, Taru Heikkinen, Miikka Uotila (osan aikaa), Kaisa Linnasalo (osan aikaa), Kerttu Pihlajamaa (osan aikaa)

§1 Kouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 14.03.

§2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin oli tullut yksi lehti.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Janne Seppänen toimittaa tulostetun pöytäkirjan (syyskuun kokous) Eetu Sipilälle ja Santeri Palinille allekirjoitettavaksi.

Mikko Nikkilä toimittaa tilinpäätöksen toiminnantarkastaja Jaakko Piriselle.

Janne Seppänen hoitaa lehtiarkiston siirron Kaisa Linnasalon kanssa, ja Leena Peippo jatkaa Benillä olevien lehtien määrän selvittelyä.

§6 Sääntömuutokset

Sonja Virta oli selvittänyt, että sääntömuutokset tulevat voimaan siitä hetkestä lähtien, kun ne laitetaan rekisteriin (eli ei siis päätöshetkellä).

Hallitus esittää, että Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n ruotsinkielinen nimi korjataan muotoon Finlands Tolkiensällskapet Kontu rf. Asia päätetään vuosikokouksessa.

§7 Tulevat miitit sekä miittisäännöt

Päätettiin, että miitteihin voidaan jatkossa määritellä myös yökohtainen hinta, mikäli se koetaan tarpeelliseksi. Asia lisätään miittisääntöihin.

Isojen miittien järjestäjien miittimaksuista päätetään jatkossa tapahtumien miittimaksuista päättämisen yhteydessä. Asia lisätään miittisääntöihin.

Vuosijuhlamiitin miittimaksu on: 3 yötä 25/30 euroa (jäsen/ei-jäsen), 2 yötä 23/18 euroa, 1 yö 15/10 euroa. Vuosijuhlan keittiövastaava pääsee miittiin ilmaiseksi. Ilmottautuminen tapahtumaan alkaa 28.11., ja miittimaksun eräpäivä on 19.12.

Ohjelmaan kuuluu alustavasti ainakin vuosijuhlaruokailu, puheenjohtajan puhe, smialkisan voittajan julkistaminen sekä pikkujouluisia pukkijuttuja. Olli Pitkänen tekee Vihreään Lohikäärmeeseen sekä miitti- että ohjelmatopikin.

Kevätmiitti pidetään maaliskuun loppupuolella-huhtikuun puolessavälissä. Outi selvittää mahdollisia miittipaikkoja, minkä jälkeen tiedetään vähän tarkemmin mahdollisia ajankohtia.

Miitti-ilmottautumiseen toivotaan seuraavia uudistuksia:

– mahdollisuus ilmoittaa toive erillisistä saunavuoroista miehille ja naisille
– erilliset laatikot allergioille ja muille lisätiedoille
– järjestäjille mahdollisuus löytää ilmoittautuneiden tiedot näppärästi (nykyään jokainen nimi pitää erikseen käydä poimimassa sähköpostista)

Asian tiimoilta ollaan yhteydessä Vesa Piittiseen, joka hoitaa miitti-ilmoittautumisjärjestelmää.

§8 Unkarilaisille annettava palaute

Kokouksessa kerättiin Unkarissa käyneiltä kokemuksia ja palautetta tapahtumaan liittyen, ja niiden perusteella laaditaan unkarilaisille lähetettävä palautekirje. Leena Peippo kirjoittaa, ja muut hallituslaiset kommentoivat ja auttavat.

§9 WorldCon

Seura järjestää Suomenlinna-piknikin. Ulkomaisilta järjestöiltä kysytään mahdollisia aikataulutoiveita, ja tiedottaminen aloitetaan hyvissä ajoin.

WorldConiin olisi tarkoitus ottaa pöytä yhteistyössä muiden järjestöjen kanssa. Paikalle ovat varmuudella tulossa ainakin Sonja Virta, Leena Peippo, Outi Suppanen, Taru Heikkinen, Kaisa Linnasalo, Santeri Palin, Mia-Pia Asomäki sekä Miikka Uotila. Tapahtuma on pitkä, joten paikalle olisi hyvä saada mahdollisimman paljon edustajia, jottei yksittäisten ihmisten tarvitse olla pöydän takana turhan pitkiä pätkiä.

Mahdollista ohjelmaa WorldConiin:

– Yhteistyötä ruotsalaisten/pohjoismaalaisten Tolkien-harrastajien kanssa. Tarkoituksena olisi näyttää muualta tuleville, miltä Tolkien-fandom pohjoisessa näyttää.
– Ohjelmaa Tolkienin Suomi-kiinnostukseen liittyen. Eetu Sipilä olisi alustavasti kiinnostunut vetämään jonkinlaista ohjelmaa. Sonja Virta tapaa myöhemmin World Hobbit Project -ihmisiä ja kysyy heidän kiinnostusta asiaan.
– Tolkien-aiheinen tietovisapiste

Ohjelmaehdotuksia olisi hyvä tehdä hyvissä ajoin, jotta WorldConin aikatauluista saadaan vähän tarkempi kuva.

§10 Myyntitavarat

Simo Nousiainen on ehdottanut, että Tolkien-seura voisi myydä hänen valmistamiaan laukkuja WorldConissa/muissa tapahtumissa ja ottaa osuutensa tuotoista. Asiaa pohditaan.

WorldConia varten tehdään lisää badgeja (englanninkielisiä) sekä seuran kasseja.

Haalarimerkkien hankkimista hankaloittaa tällä hetkellä valitun kuvan pienet tekstit. Lotta Raatikaiselta kysytään, saisiko hänen kuviaan käyttää. Leena Peippo muokkaa kuvia sopiviksi haalarimerkkituotantoa varten ja kysyy tarvittaessa Jasmin Syrjälältä apua (mikäli se hänelle sopii).

Tilataan lisää seuran huppareita. Niitä tulee tilata melko paljon, jotta yksittäisen hinta ei nouse turhan suureksi. Leena Peippo alkaa hoitaa asiaa.

Vanhoja Legolaksia ei enää jatkossa pistetä myyntipöytiin, koska niille ei ole koettu olevan kysyntää.

§11 Seuran arkisto

Keskusteltiin yleisesti arkiston sisällöstä. Tärkeäksi koettiin, että seuran tuottamat julkaisut, Tolkien-harrastuksesta kertova materiaali sekä ulkomaalaisilta Tolkien-järjestöiltä tulevat lehdet yms. säilytetään. Asiasta ei päätetty vielä mitään, mutta tavoitteena on tulevaisuudessa karsia arkistosta turhaa sisältöä pois. Sonja Virta ja Leena Peippo keskustelevat arkiston tilasta ja esittävät sitten hallitukselle jatkotoimenpiteitä.

§12 Muut esille tulevat asiat

Mikko Nikkilä esitteli hallitukselle tilinpäätöstä, jota käsitellään tarkemmin vuosikokouksessa.

§13 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 16.17.