Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
31.7.2017 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Olli Pitkänen, Outi Suppanen

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 19.05. Olli Pitkänen kerää kokouksessa jaetut nakit ja lisää ne nakkilistalle.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Mikko Nikkilä on maksanut seuran postilokerolaskun. Postiin ei ollut tullut muuta.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat tulevat esille myöhemmissä kohdissa.

§6 Myyntitavarat

Sonja Virta saa pian värityskirjoja Miikka Uotilalta, joka hoitaa niiden postituksen jäsenille Wenla Uotilan kanssa. Värityskirjan hinnaksi päätettiin 6 euroa. Leena Peippo päivittää hinnan seuran iZettle-tilille.

Outi Suppanen laittaa seuran tiedotuskanaville tietoa myyntitavaroista ja niiden hinnoista. Leena Peippo lähettää Outille kuvia myyntitavaroista.

§7 Worldcon

a) Tolkien-piknik

Janne:
– Ilmoittaa osallistujamääräarvion Suomenlinnan hoitokunnalle
– Hoitaa tapahtuman tiedotuksen
– Menee Santerin kanssa etukäteen Suomenlinnaan pistämään paikat kuntoon
– Hoitaa juomaostokset Suomenlinnassa

Leena:
– Tekee (jos ehtii) tapahtumaa varten seuralle lipun näkyvyyden edistämiseksi
– Tuo jonkin verran myyntitavaroita paikan päälle
– Hoitaa ruokaostokset Sonjan kanssa

Sonja:
– Tuo A4-paperia ja tusseja
– Hoitaa ruokaostokset Leenan kanssa (ja kyselee muitakin auttamaan)

Santeri:
– Menee Jannen kanssa etukäteen Suomenlinnaan pistämään paikat kuntoon
– Hoitaa juomaostokset Suomenlinnassa

b) Fanipöytä

Worldconiin osallistuvien hallituslaisten tulisi merkata itselleen sopivat vuorot fanipöydän päivystyslistaan. Fanipöydän pitäjät päivittävät sosiaaliseen mediaan ajankohtaisia tiedotteita.

Leena hoitaa myyntitavaroiden hinnaston ja ostaa karkkia seuran pöydälle. Sonja tuo sakset, paperia ja teippiä, sekä selvittää mistä A4-standin voisi mahdollisesti hankkia.

c) Moot for Tolkien fans

Miitissä jaetaan kunniajäsenyydet ja pidetään tietokilpailu. Lisäksi esitellään seuran toimintaa. Sonja Virta hoitaa Alice Martinin päivälipun ovelle. Leena Peippo hoitaa tietokilpailukysymysten laatimisen Olli Pitkäsen kanssa. Tietokilpailun ensimmäiseksi palkinnoksi päätettiin edellisessä kokouksessa Book Depositoryn 20 euron lahjakortti, mutta koska lahjakortteja ei Book Depositoryssa myydäkään, päätettiin ensimmäinen palkinto vaihtaa 20 euron Amazon-lahjakortiksi, jonka Sonja Virta hankkii. Toiseksi tulevalle annetaan värityskirja, kolmanneksi tulevalle kangasmerkki.

[PÄIVITYS: Hallitus päätti myöhemmin, että lahjakortin voittaja voi sittenkin halutessaan tilata 20 eurolla Book Depositorysta, maksaminen vain suoritetaan lahjakortin sijaan muulla tavalla. Koska tietokilpailussa muodostettiinkin joukkueet, sai voittajajoukkue 20 euron lahjakortin, jonka he päättivät arpoa yhdelle joukkueen jäsenistä. Muut joukkulaiset saivat vapaavalintaisen rintamerkin. Toista ja kolmatta palkintoa ei jaettu.]

§8 Tulevat miitit

Vuosijuhlamiittiä suunniteltiin alustavasti ajankohdalle 5.-7.1.2018. Asiaan palataan syyskuussa.

§9 META

Janne Seppänen on hoitanut kirja-arvonnan Gummeruksen kanssa eikä asia vaadi enempää hallituksen huomiota. Gummeruksen edustaja tekee Vihreään lohikäärme -foorumille käyttäjän ja organisoi arvonnan sitä kautta.

§10 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 20.59.