Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 4/2018-19
Ti 4.12.2018 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Sonja Virta, Miikka Uotila

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 19.01.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslista

Kokouksen esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin ei ole tullut mitään tavallisesta (jäsenlehdet ja tiliote) poikkeavaa.

§5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Keskusteltiin miittien turvallisuuteen liittyvistä tehtävistä. Ehdotettiin, että Anna Saarimaa on miittien tarvikevastaava ja Santeri Palin miittien turvallisuusvastaava. Asiasta päätetään myöhemmin, kunhan Santeri Palinin mielipidettä on tiedusteltu.

§6 Miitit

Vuosijuhlamiitissä järjestetään perjantaina seuran vuosijuhla. Qohelet on luvannut auttaa ruokavalmisteluissa, mikäli pääsee paikalle. Vuosijuhlan ohjelmaksi on suunniteltu ainakin yhteislaulua ja Tolkien-aiheinen sketsi. Myös tietokilpailu ja lukutuokio ovat alustavasti suunnitteilla. Lauantaina järjestetään mathomien vaihto sekä tarjotaan glögiä ja pipareita.

§7 Vuosikokous

Vuosikertomus on oikolukua ja muutamaa yksityiskohtaa lukuun ottamatta valmis. Vuosikertomusehdotusta käsiteltiin kokouksessa ja se hyväksyttiin pienin muutoksin.

Mikko Nikkilä hoitaa tilinpäätöksen mahdollisimman pian ja toimittaa toiminnantarkastajalle.

§8 Hobittilan Sanomat

Mikko Nikkilä on lähettänyt Santeri Palinille postiosoitteet ja jäsenmaksumuistutusliitteet.

Lotta Raatikainen on lähettänyt Hobittilan Sanomat Santeri Palinille.

§9 Tulevat kokoukset

Seuraava hallituksen kokous pidetään lauantaina 5.1.2019 klo 12.00 vuosijuhlamiitissä Lähdekorvessa. Huomiona myös, että seuran vuosikokous pidetään em. kokouksen jälkeen klo 14.00.

§10 Muut esille tulevat asiat

Keskusteltiin Lastpass-palvelun tilanteesta. Palvelun toimintaa testaillaan hallituskauden mittaan, ja jatkokäytöstä päätetään myöhemmin. Käyttöä harjoitellaan mahdollisesti vuosijuhlamiitissä.

Keskusteltiin nimimerkkien ja oikeiden nimien käytöstä. Päätettiin, että hallituksen jäsenistä käytetään virallisissa dokumenteissa oikeita nimiä, mutta esimerkiksi hallitusesittelyissä sekä oikeaa nimeä että nimimerkkiä.

Hallituksen kokouksen pöytäkirjoissa hallituksen ulkopuolisista jäsenistä käytetään nimimerkkejä, ellei toisin ole toivottu.

Tapauskohtaisesti yllä mainituista periaatteista on mahdollista poiketa yksittäisten henkilöiden toiveiden mukaisesti.

§11 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen kello 20.10.