Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
Ma 4.6.2018 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Olli Pitkänen
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 19.02.
Olli Pitkänen kerää kokouksessa jaetut nakit ja lisää ne nakkilistalle.
§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.
§4 Posti
Postiin oli tullut lasku kevätmiitin vuokrasta (jonka Mikko Nikkilä maksoi), huhtikuun tiliote, kirje Verovirastolta sekä uusin Medlemsbladet.
§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat
Seuran arkistoa varten tilattu Turun TSH-näytelmän käsiohjelma on Sonja Virran hallussa ja hän toimittaa sen arkistoon ehtiessään.
Sonja Virta kirjoittaa Turun TSH-näytelmästä raportin niin, että se julkaistaan syksyllä seuran nettisivuilla.
Hobittilan Sanomat 1/2018 on lähetetty ja tullut myös perille.
§6 Miitit
The Miitin järjestäjätiimiin kuuluu Olli Pitkäsen lisäksi Jaamar, Nova ja Samooja. Santeri Palin on alustavasti ilmoittanut olevansa käytettävissä kuskina esimerkiksi kauppareissuja varten. The Miittiin liittyviä asioita käsitellään tarkemmin heinäkuun kokouksessa.
Keskusteltiin Keravanjärven leirikeskuksen varustuksesta.
Olli Pitkänen kyselee Mallinkaisen ja Padasjoen miittipaikkoja syysmiittiä varten.
§7 Suomenlinna-piknik la 7.7.2018
Sonja Virta ja Mikko Nikkilä ovat menossa piknikille, käyvät kaupassa ja järjestävät yhteislähdön lauttarannasta. Janne Seppänen selvittää hallussaan olevien pikniktavaroiden määrän ja toimittaa ne Mikko Nikkilälle Suomenlinna-piknikiä varten.
Janne Seppänen mainostaa Suomenlinna-piknikiä seuran sosiaalisissa medioissa suomeksi ja englanniksi 18.6. alkavalla viikolla ja uudemman kerran tapahtumaviikolla.
§8 Finnconin (Turku 14.7.-15.7.2018) Tolkien-miitti
Sonja Virta on menossa paikan päälle ja on jo ilmoittanut, että seura järjestää Tolkien-miitin. Alustavana suunnitelmana on näyttää osallistujille jokin lyhytelokuva, jonka Sonja Virta etsii. Sonja myös kirjoittaa järjestäjille ohjelmakuvauksen.
Leena Peippo tuo seuran myyntitavaroita Finnconiin.
§9 Säännöllisesti päivitettävät nettisivut
Janne Seppänen päivittää mahdollisimman pian seuran nettisivujen sisältöjä (tapahtumat, yleistä, about the society ja events).
§10 EU:n uusi tietosuoja-asetus General Data Protection Regulation (GDPR)
Keskusteltiin EU:n uuden tietosuoja-asetus General Data Protection Regulationin (GDPR) vaatimista toimenpiteistä.
Janne Seppänen laatii jäsenrekisteriselosteen.
Olli Pitkänen tiedustelee Merriltä miitti-ilmoittautumisten yhteydessä käytettävien henkilötietojen säilyttämisestä.
Asiaan palataan seuraavassa kokouksessa.
§11 Kauden loppumiseen liittyvät asiat sekä huomioita seuraavalle hallitukselle
Hallituksessa ovat jatkamassa Janne Seppänen, Mikko Nikkilä, Santeri Palin ja Olli Pitkänen. Sonja Virta jatkaa mahdollisesti, mutta ei puheenjohtajan pestissä.
Leena Peippo ja Outi Suppanen eivät jatka seuraavalle hallituskaudelle.
Seuraavalle hallitukselle jää ainakin seuraavia asioita hoidettavaksi: pankkitilioikeuksien päivittäminen, hupparitilaus sekä Kersti Juvan syntymäpäivän muistaminen.
§12 Tulevat kokoukset
Seuraavat kokoukset pidetään maanantaina 2.7.2018 klo 19 ircissä sekä lauantaina 4.8.2018 klo 12 Keravajärven leirikeskuksessa.
Heinäkuun kokouksen käsiteltäviä asioita on ainakin toimintasuunnitelma ja budjetti, The Miitti, syysmiitti, Suomenlinna-piknik, Finnconin Tolkien-miitti sekä jäsenrekisteriseloste.
§13 META
Sonja Virta kysyy Jasmin Syrjälältä tietoja liittyen Finnkinon kanssa tehtävään yhteistyöhön.
§14 Kokouksen päätös
Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 20.44.