Suomen Tolkien-seura ry:n hallituksen järjestäytymiskokous
la 4.8.2018 klo 15.00
Keravanjärven leirikeskus, Mäntsälä
Paikalla: Olli Pitkänen (pj), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Miikka Uotila, Sonja Virta

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 15.05

2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Kokouksen sihteerin valitseminen

Valittiin kokouksen sihteeriksi Sonja Virta.

4. Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista muutoksitta.

5. Hallituksen järjestäytyminen

Valittiin varapuheenjohtajaksi Sonja Virta.

Valittiin sihteeriksi Janne Seppänen.

Valittiin rahastonhoitajaksi Mikko Nikkilä.

Valittiin jäsensihteeriksi Mikko Nikkilä.

Valittiin miittivastaaviksi Santeri Palin ja Anna Saarimaa.

Valittiin tapahtumavastaavaksi Miikka Uotila.

Valittiin myyntitavaravastaavaksi Leena Peippo.

Valittiin webmasteriksi Mikko Nikkilä.

Valittiin Hobittilan Sanomien päätoimittajaksi Lotta Raatikainen.

Valittiin paino- ja postitusvastaavaksi Santeri Palin.

Valittiin arkiston- ja kirjastonhoitajaksi Santeri Palin.

Valittiin tarvikevastaavaksi Anna Saarimaa.

Valittiin internetsivujen päivittäjäksi Lotta Raatikainen.

Päätettiin nimetä kalenterivuoden 2019 smialvastaava myöhemmin.

Pidetään postilokeron avaimet jatkossakin Santeri Palinin ja Janne Seppäsen hallussa.

Jokainen tiedottaa omansa alueensa asiat ja tapahtumat sekä päivittää ne seuran Google-kalenteriin. Mikko Nikkilä laittaa Conconin tapahtumakalenterin sisällön päivittymään automaattisesti seuran Google-kalenteriin.

Jokainen kirjoittaa internetsivuille sisältöä oman alueensa asioista ja tapahtumista. Postauksista kootaan Hobittilan Sanomat.

6. Hallituksen kokouskäytännöt sekä muu sisäinen viestintä

Hallituksen kokoukset pidetään pääsääntöisesti joka kuukauden ensimmäisenä tiistaina ircissä kello 19.00, ellei toisin sovita. Lisäksi kokoustetaan kasvokkain miiteissä.

Puheenjohtaja lähettää esityslistan sähköpostilistalle noin viikkoa ennen kokousta ja lisää sen myös Vihreän lohikäärmeen Hallituksen kokoukset -keskusteluun.

Puheenjohtaja (tai tarvittaessa joku muu) laittaa irc-kokousten logit Vihreän Lohikäärmeen hallitushuoneeseen (tai sähköpostilistalle, mikäli foorumi ei ole toiminnassa) heti kokouksen jälkeen.

Sihteeri lähettää kokouksen pöytäkirjan hallituksen sähköpostilistalle viikon sisällä kokouksesta. Hallitus tarkastaa pöytäkirjan ja tekee mahdolliset korjausehdotukset sähköpostilistalle.  Sihteeri tekee mahdolliset korjaukset ja lisää pöytäkirjan internet-sivuille, kun se on saanut hyväksynnän sähköpostilistalla. Sihteeri laittaa linkin pöytäkirjaan myös Vihreän Lohikäärmeen Hallituksen kokoukset -keskusteluun.

Kokouksista kootaan sovitut nakit nakkilistaan Vihreän Lohikäärmeen Hallitus-huoneen keskusteluun.

Kokousten esityslistoissa pidetään aina muiden joka kerta toistuvien asioiden lisäksi otsikot ”Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat” sekä ”Tulevat kokoukset”, joissa voi käsitellä tai mainita lyhyesti vanhoja / tulevia kokousaiheita.

Kokousta ennen ilmoitetaan, pääseekö vai paikalle vai ei. Esim. tiistaikokousta varten ilmoitetaan viimeistään sunnuntaina. Mikäli ei pääse kokoukseen, voi esityslistan asioita kommentoida hallituksen sähköpostilistalle tai Facebook-chattiin.

Hallituksen sähköpostilistalle lisätään uudet hallituslaiset, ja toimintakauden vaihduttua poistetaan kaikki, jotka eivät ole uudessa hallituksessa. Sähköpostilistalla ei pidetä muita kuin hallituksessa istuvia luottamuksellisuuden takia.

Vihreän Lohikäärmeen Hallitus-huoneeseen lisätään uudet hallituslaiset. Hallituksesta poistuneita voidaan pitää Hallitus-huoneessa, jos he haluavat auttaa ja neuvoa hallitusta. Pyydetään hallituslaisille oikeudet Vihreän Lohikäärmeen huoneisiin Yhdistyksen tapahtumat, Tiedotteet, ja Keski-Maa ja Tolkien.

Uusille hallituslaisille lisätään oikeudet internet-sivujen muokkaamiseen sekä Facebook-sivun ja ‑ryhmän adminointiin. Seuran sähköpostiosoitteet (sekä gmail-osoite) päivitetään forwardoitumaan uusien tehtävien mukaan.

Hallituslaiset kirjoittavat itsestään lyhyet esittelytekstit uuden hallituksen sivulle internetiin.

Anna Saarimaa luo hallitukselle käyttäjätilin palveluun, johon saadaan eri palveluiden salasanat talteen tietoturvallisemmin. Palvelun salasana vaihdetaan aina hallituksen vaihtuessa, jolloin pääsy on pelkästään kulloisellakin hallituksella.

Nimenkirjoitusoikeudet lisätään Anna Saarimaalle. Oikeudet pidetään edelleen Olli Pitkäsellä, Sonja Virralla, Janne Seppäsellä ja Santeri Palinilla. Nimenkirjoitusoikeudet poistetaan Leena Peipolta.

7. Tulevat kokoukset

Seuraava kokous pidetään tiistaina 4.9. klo 19 irc-kanavalla ##valkoinenneuvosto.

8. Muut esille tulevat asiat

Ei muita esille tulevia asioita.

9. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen klo 16.45.