Seuran järjestämissä tapahtumissa vastuussa on Suomen Tolkien-seura Kontu ry. Seuran miittivastaava vastaa suurempien tapahtumien ennakkojärjestelyistä, tiedottamisesta sekä paikan päällä tapahtuman sujumisesta. Hän vastaa myös siitä, että paikalla on ensiaputaitoinen henkilö, joka on kaikkien osallistujien tiedossa. Jos miittivastaava ei pääse paikalle, hän nimittää ensisijaisesti Seuran hallituksen jäsenen sijaisekseen. Hallitus voi myös nimittää Seuran jäsenen vastuussa olevaksi henkilöksi, mikäli yhtäkään hallituksen jäsentä ei ole paikalla. Miittivastaavaan saa tarvittaessa yhteyden sähköpostitse osoitteesta tapahtumavastaava@suomentolkienseura.fi.
Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n tapahtumien säännöt
1. Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n järjestämät tapahtumat noudattavat Suomen lakia.
2. Alkoholipitoisten juomien, huumaavien aineiden sekä luvattomien teräaseiden tai muiden aseiden tuominen miitteihin on ehdottomasti kiellettyä.
3. Jos teräaseelle on perusteltu käyttötarkoitus, voi sellaisen ottaa mukaan, kunhan ilmoittaa siitä etukäteen miittivastaavalle.
4. Osallistuja, järjestäjä tai vieras ei saa nauttia alkoholia miittipaikalla, eikä poistua alueelta nauttimaan alkoholia ja palata tämän jälkeen miittialueelle alkoholin vaikutuksen alaisena.
5. Tupakointi tapahtuu ainoastaan sille erikseen varatulla paikalla.
6. Yleisiä käyttäytymissääntöjä ja tapahtuman järjestäjien antamia ohjeita on noudatettava.
7. Tapahtumapaikan tai leirikeskuksen tiloja ja omaisuutta on kohdeltava huolella niitä vahingoittamatta.
8. Järjestäjät eivät ota vastuuta osallistujien tahallaan aiheuttamista vahingoista tapahtumapaikalle tai toisilleen. Jokainen osallistuja vastaa itsestään.
9. Kaikki arvotavarat (kännykät, korut, CD-soittimet ym.) tuodaan paikalle omalla vastuulla.
10. Jos kärsit allergiasta tai sairaudesta, joka tulisi ottaa omasi tai yleisen turvallisuuden kannalta huomioon, tulee siitä ilmoittaa järjestävälle taholle.
Osallistuminen ja maksut
11. Miitit ovat kaikille avoimia, eikä Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n jäsenyyttä tai rekisteröitymistä Vihreään Lohikäärmeeseen vaadita. Alaikäisten on kuitenkin toimitettava järjestävälle taholle huoltajan allekirjoittama, kirjallinen lupa tapahtumaan osallistumisesta. Lupa tuodaan mukaan miittiin ja annetaan vastaavalle järjestäjälle.
12. Kaikkien yön yli kestävien tapahtumien ikäraja on 14 vuotta (samana kalenterivuonna 14 täyttävä voi tulla miittiin). Alle 14-vuotias voi osallistua tapahtumaan vanhemman, huoltajan tai muun aikuisen seurassa huoltajan luvalla.
13. Hallitus päättää miittien osallistumismaksusta. Osallistumismaksu voi olla sama koko miitin ajalle tai eri maksut paikalla vietettävien öiden mukaan. Seuran jäsenet saavat hallituksen päättämän alennuksen maksusta. The Miitin ja vuosijuhlamiitin järjestäjät maksavat puolet osallistumismaksusta, jollei hallitus toisin päätä.
14. Miitissä saa vierailla lyhyesti ilmaiseksi, esimerkiksi tutustumassa toimintaan tai osallistumassa kokoukseen. Pidemmästä vierailusta veloitetaan viiden euron päivävierailumaksu.
15. Vanhemman tai huoltajan seurassa miittiin tulevat alaikäiset lapset pääsevät puoleen hintaan, mikäli vanhempi tai huoltaja on Seuran jäsen ja lapset ovat perhejäseniä. Kaikki alle kolmivuotiaat pääsevät miittiin ilmaiseksi. Myös tätä nuoremmat lapset on ilmoitettava miittiin.
Seuraamukset
16. Miittivastaavalla tai hänen nimittämällään henkilöllä on oikeus poistaa tapahtumasta henkilö, joka käyttäytyy tahallisesti muita kohtaan häiritsevästi ja loukkaavasti tai vahingoittaa muiden osallistujien tai leirikeskuksen omaisuutta tai aiheuttaa vaaraa muille osallistujille tai omaisuudelle.. Jos alaikäinen tapahtumaan osallistuja joudutaan lähettämään kotiin kesken tapahtuman, siitä ilmoitetaan hänen vanhemmilleen tai holhoojilleen, jotka vastaavat myös siitä johtuvista kustannuksista. Seuralla on myös oikeus evätä sopimattomasti käyttäytyneen henkilön pääsy tuleviin tapahtumiin.
17. Mikäli alaikäinen osanottaja ei ole etukäteen toimittanut tai tuonut paikanpäälle vaadittua vanhempien lupalappua, pyritään ensimmäisenä saamaan yhteys ko. osanottajan huoltajaan. Mikäli huoltaja tällöin on suostuvainen jättämään lapsensa tapahtumaan, saa tämä jäädä miittiin. Mikäli huoltaja ei kuitenkaan tähän suostu, sovitaan hänen kanssaan mahdollisuuksien mukaan, kuinka toimitaan. Osanottaja voidaan tämän jälkeen toimittaa esimerkiksi lähimmälle juna-asemalle tai muuhun vastaavaan paikkaan.
18. Päihteitä hallussaan pitävä tai niitä nauttiva henkilö poistetaan miittialueelta.
19. Jälkiseuraamukset sääntöjen rikkomuksista ovat harkinnanvaraisia ja tapauskohtaisia, toistuvista rikkomuksista seuraa miittikielto. Seuraamuksista päättää Seuran hallitus.
Ilmoittautuminen ja maksukäytäntö
20. Keskustelualue Vihreässä Lohikäärmeessä Yhdistyksen tapahtumat -osiossa sekä Seuran verkkosivuilla ilmoitetaan hyvissä ajoin tulevasta tapahtumasta.
21. Ilmoittautuminen tapahtuu Vihreän Lohikäärmeen tapahtumailmoituksessa mainitulla tavalla ja alkaa määrättynä päivänä. Mahdollisen osallistumismaksun eräpäivä on kahden (2) viikon päästä ilmoittautumisesta tai erikseen mainittuna eräpäivänä.
22. Eräpäivän jälkeen perutusta osallistumisesta veloitetaan täysi hinta. Ennen eräpäivää osallistumisensa voi perua vapaasti.
23. Mikäli osallistuja ei maksa osallistumismaksua ajallaan hänellä ole oikeutta osallistua tapahtumaan. Hänellä ei ole myöskään oikeutta ilmoittautua Seuran tuleviin tapahtumiin ennen kuin maksamatta jätetty maksu on maksettu. Jos maksut jäävät toistuvasti maksamatta, Seuran hallitus voi asettaa henkilölle miittikiellon.
24. Seuran tapahtumien osallistumismaksut suoritetaan Seuran tilille (Nordea FI95 2001 1800 0427 42) osallistujalle yksilöllisellä viitenumerolla ilmoittautumisessa saatujen ohjeiden perusteella. Saajaksi merkitään Suomen Tolkien-seura Kontu ry.
Päivitetty syksyllä 2023