Aika: pe 9.2.2004 klo 19.46-21.27
Paikka: kerhotila
Läsnä:
- Markus Neuvonen puheenjohtaja
- Benjamin Bainton
- Juho Gröndahl
- A n t o n H i r o p o u l o s
- Inkeri Kontro
- Jukka Galkin sihteeri
Poissa:
- Karoliina Leikomaa
- Erkki Leitsaro
- Maria Maja
§1 Avaus
Puheenjohtaja Markus Neuvonen avasi kokouksen.
§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
§3 Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen
4.1.2004 järjestetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja tarkistettiin ja allekirjoitettiin.
§4 Ilmoitusasiat
Ilmoitusasioita ei ollut.
§5 Hallitustehtävien määrittely
§5.1 Postilokeron tyhjennys ja lehtivaihto
Rahastonhoitaja tyhjentää postilokeron ja tuo lehtivaihtolehdet seuraavaan hallituksen kokoukseen puheenjohtajalle. Puheenjohtaja toimittaa lehdet arkistoon.
§5.2 Tiedustelut
Tiedottaja huolehtii mainosten laatimisesta ja kysymyksiin vastaamisesta lukuun ottamatta postimyyntiä ja jäsenasioita koskevia kysymyksiä, joihin vastaa rahastonhoitaja.
§5.3 Uutispalsta
Hobittilan Sanomien ”Briistä kuultua” -uutispalstan kokoaminen annettiin koko hallituksen tehtäväksi.
§6 Smialit
Smialkisassa on mukana Smial Thorondor. Smialvastaava muokkaa Smialkisan sääntöjä.
§7 Hobittilan Sanomat
Jäsenkyselyä päätettiin lykätä. Hallitustoimintaa käsittelevän artikkelisarjan aloitusta päätettiin lykätä, koska Hobittilan Sanomissa 1/2004 on riittävästi artikkeleita.
§8 Legolas
Todettiin, että Legolas 1/2004 odottaa painamista. Päätettiin hankkia vastauslähetyssopimusnumero tulevia lukijakyselyjä varten. Päätettiin hankkia Legolakselle internetsivut. Sivujen toteutusta ryhdytään selvittämään.
§9 Posti
Saatu kirje Kultti ry:ltä. Puheenjohtaja Markus Neuvonen tutustuu kirjeeseen.
§10 Nimenkirjoitusoikeuksien päivittäminen
Päätettiin päivittää nimenkirjoitusoikeus seuraaville hallituksen jäsenille:
Puheenjohtaja Markus Neuvonen
Varapuheenjohtaja Karoliina Leikomaa
Sihteeri Maria Maja XXXXXX-XXXX
Rahastonhoitaja Jukka Galkin XXXXXX-XXXX
§11 Jäsenkortit
Jäsenkortit tehdään Legolas 1/2004 postituksen yhteydessä. Markus Neuvonen ottaa leimasimen mukaan postitukseen.
§12 Internetsivut
Päätettiin uudistaa internetsivujen rakenne ja ilme. Käytännön toteutusta selvitetään.
§13 Raha-asiat
Päätettiin hankkia rintanappikone. Juho Gröndahl ottaa yhteyttä valmistajiin. Hankitaan uusi lukollinen kaappi kerhotilalle. Hankinnasta huolehtivat Jukka Galkin ja Markus Neuvonen. Päätettiin tehostaa ilmoitusmyyntiä.
§14 Tulevia tapahtumia
Pohdittiin tulevia tapahtumia.
§15 Keski-Maa -kalenteri 2005
Katri Niinikangas on aloittanut kalenterin valmistelut.
§16 Hallituskalenteri
Päätettiin lisätä Vuosijuhlaa varten laadittu esimerkkiohjelma.
§17 Ideoita jäsenten aktivoimiseksi
Osa suunnittelukeskustelusta päätettiin siirtää keskustelulistalle. Pohditaan teemapäivien järjestämistä.
§18 Muut esille tulevat asiat
Näkövammaisilla jäsenillä on mahdollisuus saada lehtensä sähköisessä muodossa. Kasetille ääneen lukemisesta joudutaan toistaiseksi luopumaan teknisten ongelmien vuoksi.
§19 Seuraavan kokouksen ajankohta
Alustava päivämäärä maanantai 1.3.2004.
§20 Päättäminen
Puheenjohtaja Markus Neuvonen päätti kokouksen.