28.11.2004
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Markus Neuvonen avasi kokouksen kello 14.52.
§2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen.
§3 Ilmoitusasiat
Inkeri Kontro ilmoitti, että smialkisa päättyy tänä vuonna aikaisemmin kuin tavallisesti, koska palkinto jaetaan vuosijuhlassa 3.1.
Markus Neuvonen kertoi Tolkien Estaten aikeista rekisteröidä Tolkienin nimi. Suomen Tolkien-seura yrittää tinkiä rekisteröinnin hinnasta. Tolkien Estate odottaa vastausta. Asiasta yritetään herättää keskustelua jäsenten keskuudessa. Aiheen käsittely siirrettiin kohtaan 11.
Markus Neuvonen ilmoitti, että veroilmoitus on toimitettu rahastonhoitajalle.
§4 Smialit
Inkeri Kontro ilmoitti, että smialit toimivat entiseen tapaan.
§5 Hobittilan Sanomat
Todettiin, että Hobittilan Sanomien seuraavan numeron materiaali on edelleen päätoimittaja Anu Pölkin hallussa, mistä sen pitäisi päätyä painoon mahdollisimman pian.
Ehdotettiin, että numeron 1/05 deadline olisi helmikuussa. Päätettiin, että numeroon tulee ainakin jokaisen uuden hallituksen jäsenen esittely itsestään, mahdollisesti kuvan kera.
§6 Legolas
Todettiin, että Legolaksen tilauskäytäntöjä tulisi yhtenäistää sekä ottaa tarkemmin selvää erilaisista siihen liittyvistä yhteyksistä, kuten Kirja kerrallaan ja Suomalaisen kirjakaupan tilausvälitykset kirjastoille.
Legolas kaipaa myös lisää palautetta. Todettiin, että tänä vuonna toteutettuun lukijakyselyyn tuli hyviä vastauksia, jotka auttavat lehden kehittämistä.
§7 Vuosijuhla
Yritetään metsästää tai keksiä jonkinlainen musiikkiesitys tai muunlainen ohjelmanumero vuosijuhlaan. Perinteisen paneelin aiheeksi ehdotettiin Oheiskrääsän syvin olemus. Päätettiin, että Juho Gröndahl toimii vuosijuhlan seremoniamestarina.
Sovittiin, että Juho Gröndahl aloittaa sähköpostilistalla keskustelun siitä, kuka tuo vuosijuhlaan mitäkin ruokatarviketta. Inkeri Kontro aloittaa listalla keskustelun siitä, kuinka suuria ruokamääriä juhlaan täytyy hankkia.
Kaavailtiin, että juhlassa tulisi olla kaksi henkilöä keittiössä ja yksi eteisessä pöydän ääressä. Nämä eivät olisi koko juhlan ajan samat henkilöt, vaan tehtäviä kierrätetään aktiivien kesken: kaksi henkilöä hoitaa suolaiset ruoat, kaksi henkilöä kahvin ja kaksi maljat. Yhteensä siis tarvitaan kuusi henkilöä illan aikana keittiöön sekä muutama lisää istumaan eteisessä.
Todettiin, että Mannerheim-salin keittiön kunto täytyy tarkistaa ennen vuosijuhlaa, mikä tarkoittaa käytännössä ennen joulua, koska joululomalla sinne ei pääse.
§8 Kalenteri 2006
Pohdittiin, kuka voisi olla halukas kokoamaan kalenterin. Muun muassa Pauli Vinniä ehdotettiin. Päätettiin, että Juho Gröndahl kalastelee kuvittajia. Useita kuvittajia ehdotettiin. Sovittiin, että Tuire Siikala kyselee Smial Alfirinin piirustustaitoisilta henkilöiltä, olisiko heillä aikaa tai innostusta piirtää kalenteriin. Kalenterin kuvittajatarpeesta laitetaan myös mainos tammikuun Hobittilan Sanomiin.
§9 Kuvastaja 2006
Karoliina Leikomaa kysyy Marianna Leikomaalta ja Erkka Leppäseltä heidän halukkuuttaan Kuvastaja-raadin organisoimiseen.
§10 Rahastonhoitajan tehtävän jako vuodelle 2005
Päätettiin, että Juho Gröndahl maksaa laskut ja ottaa postimyyntitilaukset vastaan. Karoliina Leikomaa tekee tilit.
§11 Mahdollinen nimenmuutos / Tolkien-nimen rekisteröinti
Harkitaan sekä lisenssimaksun maksamista että nimenmuutosta. Asia riippuu hyvin paljon siitä, mitä mieltä jäsenistö on.
§12 Järjestöpolitiikka
Karoliina Leikomaa ilmoitti menevänsä science fiction -seurojen yhteistyökokoukseen.
Pohdittiin, että muiden sf-lehtien kanssa voisi alkaa harrastaa esimerkiksi ilmoitusvaihtoa.
Puhuttiin FinnCon 2006:sta, jonka järjestämiseen Suomen Tolkien-seura on luvannut osallistua. Todettiin, että noin vuoden päästä pitäisi alkaa olla konkreettisia ideoita ohjelmanumeroista.
§13 Ensi vuosi
Mietittiin, voisiko smialeille ensi vuonna myöntää palkintoja, rahaa tai tukea toimintaan.
§14 META
Seuraava kokous pidetään perinteiseen tapaan vuosijuhlan jälkeen 4.1., ellei jostain syystä tule tarvetta pitää sitä aikaisemmin.
§15 Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 16.17.