4.1.2005, Café Lasipalatsi, Helsinki
Läsnä:
- Benjamin Bainton
- Juho Gröndahl (sihteeri)
- Inkeri Kontro
- Karoliina Leikomaa (pj)
- Markus Neuvonen
- Tuire Siikala
- Helena Sorva
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Karoliina Leikomaa avasi kokouksen kello 11.16.
§2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen.
§3 Ilmoitusasiat
Markus Neuvonen ilmoitti, että patentti- ja rekisterihallituksesta oli tullut viime vuosikokouksessa vahvistettujen sääntömuutosten tarkistus. Sääntömuutoksiin täytyy tehdä muutamia lisäyksiä ja korjauksia. Patentti- ja rekisterihallituksen kommenteissa oli jonkin verran myös epäselviä asioita, joista täytyy kysyä. Myös nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt täytyy päivittää rekisteriin. Karoliina Leikomaa lupasi tutustua tarkemmin kommentteihin ja papereihin sekä käydä patentti- ja rekisterihallituksessa kysymässä epäselvistä kohdista.
§4 Posti
Postia ei ollut. Markus Neuvonen luovutti seuran postilokeron avaimen Juho Gröndahlille, joka huolehtii lokeron tyhjentämisestä vastaisuudessa.
§5 Smialit
Inkeri Kontro ilmoitti smialien toimivan entiseen tapaan. Uusi smialkisa on nyt avattu. Kisan säännöt ovat muuttuneet hieman ja elävät edelleen. Päivitetyt säännöt löytyvät smialsivuilta osoitteesta http://www.geocities.com/viljarinkeli/smialit.html. Inkeri ehdotti myös, että kukin smial tekisi sivuja varten itsestään lyhyen esittelyn.
§6 Hobittilan Sanomat
Seuraavan numeron (1/05) deadline on helmikuussa. Benjamin Bainton lupasi tehdä jutun vuosijuhlasta. Juho Gröndahl lupasi tehdä vuosikokoukskutsun ja kevättapaamiskutsun, joiden täytyy ehtiä seuraavaan numeroon.
§7 Legolas
Legolas toimii entiseen tapaan. Seuraavan numeron (1/05) deadline on 21.1.
§8 Vuosijuhla 2005
Todettiin, että vuosijuhla meni hyvin. Mitään tarvikkeita ei puuttunut. Asioita helpotti se, että useat ihmiset pystyivät tulemaan paikalle hyvissä ajoin ennen vuosijuhlaa hoitamaan viime hetken ostoksia ja muita asioita. Ohjelmakin sai positiivista palautetta.
Ehdotettiin, että ensi vuonna aloitettaisiin vuosijuhlan suunnittelu jo syyskuun tienoilla, jotta ehdittäisiin valmistella ohjelmaa paremmin. Tuire Siikala lupasi ottaa asian puheeksi syksyllä.
§9 SF-seurojen YT-kokous
Yhteistyökokous on Tampereella 26.2. Karoliina Leikomaa ja Miikka Uotila ovat menossa paikalle edustamaan Tolkien-seuraa, mahdollisesti myös Inkeri Kontro ja/tai Juho Gröndahl.
§10 Kuvastaja 2006
Marianna Leikomaa on luvannut ryhtyä raadin puheenjohtajaksi, jos kukaan muu ei halua. Ehdotettiin, että Marianna Leikomaa myös koordinoisi raadin etsintää. Erkka Leppänen tekee mahdollisesti taas esikarsinnan.
Inkeri Kontro ehdotti, että Hobittilan Sanomiin voitaisiin laittaa ilmoitus jäsenille, jos he haluavat ehdottaa Kuvastaja-kilpaan jotakin kirjaa tai haluavat mukaan raatiin. Ilmoituksen pitäisi tulla seuraavaan numeroon (1/05). Karoliina Leikomaa lupasi ottaa asian puheeksi Marianna Leikomaan kanssa.
§11 Kalenteri 2006
Kalenterin aiheeksi päätettiin Silmarillionin tapahtumat ja paikat.
Todettiin, että viime vuosien menekin perusteella arvioituna kalenterin painosmäärän kannattaisi olla korkeintaan noin 75.
Juho Gröndahl koordinoi kalenterin piirtäjien etsintää, joten jos piirtäjistä on ehdotuksia, niitä voi lähettää Juholle osoitteeseen juho_grondahl@hotmail.com. Asiasta laitetaan ilmoitus myös seuran yleiselle sähköpostilistalle sekä Hobittilan Sanomien seuraavaan numeroon (1/05).
§12 Vuosi 2005
Vuosikokous pidetään 2.4. klo 13 Uudella ylioppilastalolla Helsingissä. Benjamin Bainton varaa kokoushuoneen.
Kevättapaaminen pidetään 22.5. Tampereella. Tampereen aktiivit järjestävät tapaamisen ja ilmoittavat sen tiedot (ajan, tarkan paikan jne.) Juho Gröndahlille, joka tekee mainoksen Hobittilan Sanomiin.
Kesätapaaminen pidetään 9.7. Helsingin Suomenlinnassa. Mainos tehdään Hobittilan Sanomien numeroon 2/05.
Syystapaaminen ja vaalikokous pidetään 15.10. Tampereella.
RopeCon on luultavasti heinäkuun lopulla tai elokuussa; tarkkaa tietoa ei ole vielä tullut. Todettiin, että RopeConiin kannattaa satsata kunnolla, koska se on ainoa vuonna 2005 järjestettävä isompi tapahtuma, johon Tolkien-seura osallistuu. Todettiin, että rintanappipohjia täytyy ostaa lisää.
Tolkien 2005 The Ring Goes Ever On -tapahtuma pidetään Englannin Birminghamissa 11.-15.8.2005. Seuran aktiiveista ainakin Manu Paavola on osallistumassa siihen. Päätettiin, että sen lisäksi tapahtumaan lähetetään Suomen Tolkien-seuran tervehdys, koska näillä näkymin kukaan hallituksen jäsen ei ole tapahtumaan menossa.
§13 Meta
§13.1 Postimyynti
Mietittiin postimyyntikäytäntöjen tarkastamista. Muun muassa käytäntö ei-jäsenten postimyynnin suhteen täytyy selvittää. Ehdotettiin, että ei-jäsenille voitaisiin välittää postimyyntitavaroita postiennakolla, jolloin postimyynti olisi mahdollista ei-jäsenillekin, mutta olisi halvempaa jäsenille. Karoliina Leikomaa lupasi selvittää asiaa.
Todettiin, että Legolasta voi joka tapauksessa välittää postimyynnissä ei-jäsenille, koska se on erillinen julkaisu, jota voi tilatakin erikseen.
§13.2 T-paidat
Uusien t-paitojen tekemistä on ehdotettu. Inkeri Kontro lupasi ottaa selvää eri toteutusvaihtoehdoista. Todettiin, että tällä kertaa täytyy muistaa tehdä/teettää myös ladyfit-paitoja. Todettiin, että scifi-seurojen yleiset paitahinnat kannattaa selvittää. Myös paidan konsepti kannattaa miettiä melkeinpä kokonaan uusiksi. Muun muassa rintanappitekstien kaltaisia tekstejä sekä erilaisia Tolkien- tai fantasia-aiheisia kuvia ehdotettiin paitojen aiheiksi.
§14 Seuraava kokous
Seuraava kokous pidetään 20.2. Inkeri Kontron ja Juho Gröndahlin asunnossa Helsingissä. Tarkempi aika sovitaan sähköpostilistalla.
§15 Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 12.35.