08.11.2008 Heat:n kerhohuone, Helsinki

Läsnä:

• Santeri Palin (pj)
• Miikka Uotila (sihteeri)
• Tuire Siikala
• Benjamin Bainton
• Jaakko Pirinen
• Anna Jääskeläinen
• Kaisa Linnasalo
• Taru Heikkinen
• Anna Koppanen
• Henna Hännikäinen
• Mio-Jon Asomäki
• Mia-Pia Asomäki
• Mikko Nikkilä
• Inkeri Kontro
• Leena Peippo

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Santeri Palin avasi kokouksen klo 13.12

§2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen.

§3 Kokousvirkailijoiden valinta

Valittiin:

• Puheenjohtaja: Santeri Palin
• Sihteeri: Miikka Uotila
• Pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat: Jaakko Pirinen ja Tuire Siikala

§4 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan

§5 Vuoden 2006 tilinpäätöksen käsittely

Tilinpäätös käsiteltiin ja se oli kaikkien tarkasteltavana. Tilinpäätös hyväksyttiin.

§6 Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2006 hallitukselle

Myönnettiin vastuuvapaus vuoden 2006 hallitukselle.

§7 Vuoden 2009 toimintasuunnitelma

• Järjestää Vuosijuhla
• Järjestää sääntömääräisen vuosikokouksen, jossa päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä edellisen vuoden hallitukselle.
• Järjestää kevättapaamisen, kesätapaamisen sekä syystapaamisen
• Järjestää sääntömääräisen vaalikokouksen, jossa valitaan seuraavan vuoden hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet ja varajasenet, valitaan vuoden 2010 tilintarkastajat ja varamiehet, sekä päätetään toimintasuunnitelmasta ja budjetista.
• Avustaa smialien toimintaa mahdollisuuksien mukaan
• Jakaa Kuvastaja-palkinnon mikäli se koetaan aiheelliseksi
• Julkaisee neljä numeroa Legolas -lehteä sekä neljä numeroa Hobittilan Sanomat -lehteä
• Julkaisee seinäkalenterin vuodelle 2010
• Osallistuu TamFan-fantasiatapahtuman järjestelyihin, mikäli tapahtuma järjestetään
• Osallistuu sci-fi -seurojen yhteistyökokoukseen Tampereella ja pyrkii toimimaan yhteistyössä muiden kotimaisten sci-fi -seurojen kanssa mahdollisuuksien mukaan
• Osallistuu Finncon sci-fi -tapahtumaan, Ropecon-roolipelitapahtumaan, Tracon roolipeli- ja animetapahtumaan sekä muihin alan tapahtumiin mahdollisuuksien mukaan.
• Jatkaa lehtivaihtoa muiden kotimaisten sci-fi -seurojen sekä ulkomaisten Tolkien-seurojen kanssa sekä kartoittaa mahdollisuuksia uusie lehtivaihtosopimusten tekemisestä
• Järjestää smialkilpailun

§8 Vuoden 2009 budjetti

Vuoden 2009 budjetti käsiteltiin ja hyväksyttiin.

§9 Vuoden 2009 hallituksen puheenjohtajan valinta

Valittiin Leena Peippo puheenjohtajaksi

§10 Vuoden 2009 hallituksen jäsenten ja varajäsenten valinta

Jäseniksi valittiin:

• Miikka Uotila
• Santeri Palin
• Tuire Siikala
• Jaakko Pirinen
• Benjamin Bainton
• Inkeri Kontro

Varajäseniksi valittiin:

• Taru Heikkinen
• Anna Jääskeläinen

§11 Vuoden 2009 tilintarkastajien ja varamiesten valinta

Tilintarkastajaksi valittiin Katri Vartiainen ja varatilintarkastajaksi Anna Koppanen

§12 META

§12.1 Sääntömuutos koskien sähköisiä hallituksen kokouksia

Kannatetaan ja hyväksytään hallitukselle sähköiset kokoukset. Hoidetaan sääntömuutos

§12.2 Yhteisjäsenyys Verkkoyhteisö Kontu ry:n kanssa

Kannatetaan ja hyväksytään mahdollisuutta liittyä molempien seurojen jäseneksi maksamalla yksi maksu. Maksun suuruus on 20€ ja siitä 13€ menee Suomen Tolkien-seura ry:lle ja 7€ Verkkoyhteisö Kontu ry:lle

§13 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 13.38