Suomen Tolkien-seuran ja Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallitusten yhteistyökokous

Juurikatu, Tampere
2.1.2011 klo 13:00

Läsnä:

• Leena Peippo
• Jaakko Pirinen
• Miikka Uotila
• Hanna Manner
• Mikko Nikkilä
• Wenla Gustaffson
• Jasmin Syrjälä
• Pekka Saarimaa
• Anna Jääskeläinen
• Jenna Laakso

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Leena Peippo avasi kokouksen klo 13:47

§2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

§3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta

Puheenjohtajaksi valittiin Leena Peippo ja sihteeriksi Pekka Saarimaa.

§4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Hanna Manner ja Jaakko Pirinen.

§5 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§6 Aikataulu

Puheenjohtaja listasi suositellut toimenpiteet yhdistysten yhdistymisessä ja kävi läpi alustavan aikataulun. Alustava aikataulu oli laadittu siltä pohjalta, että STs lakkautetaan ja uuden yhdistyneen yhdistyksen hallitus valitaan VyK:n vuosikokouksessa 2011. Sääntömuutokset lähetetään PRH:lle keväällä 2011 STs:n kevätkokouksen jälkeen. Kevätkokouksessa molempien yhdistysten hallitukset käyvät läpi ja hyväksyvät uudet säännöt. Tavoite olisi saada uusi yhdistys toimintaan vuoden 2012 alusta.

Anna Jääskeläinen tiedotti, että kolmannelta osapuolelta saadun tiedon mukaan PRH:n käsittelyaikataulu sääntömuutoksille on 1-2 vuotta. Tosin kunhan hallituksilla on yhtenäinen näkemys tulevista säännöistä, voidaan yhdistymistä viedä eteenpäin ilman PRH:n virallista hyväksyntää.

Anna Jääskeläinen ehdotti, että hän käy Miikka Uotilan kanssa läpi molempien yhdistysten tapahtumien ajankohdat ja niiden yhteensovittamisen. Päätettiin, että STs luopuu tietyistä tapahtumista eikä tarvetta erityiselle läpikäymiselle ole, ellei ongelmia ilmene.

§7 Hallitus- ja tilikausi

Yhdistyksillä on eri hallitus- ja tilikaudet. Puheenjohtaja ehdotti, että koska säilytettävän yhdistyksen kaudet jäävät käyttöön, riippuu tulevan yhdistyksen kaudet siitä, kumpi yhdistys lakkautetaan. Puheenjohtaja ehdotti, että STs lakkautetaan, koska se on helpompaa tehdä, sillä se vaatii vain yhden kokouksen.

Keskusteltiin eri yhdistysten lakkauttamisen hyvistä ja huonoista puolista. STs:llä on paljon ei-aktiivisia jäseniä, jotka siirtyvät epätodennäköisemmin, ja sillä on pidemmät perinteet. STs:n logo ja muu omaisuus on kuitenkin siirrettävissä VyK:n käytettäviksi. Jaakko Pirisen mukaan suurempi jäsenkunta mahdollistaa paremmin Suomen Tolkien-fandomin edustamisen, vaikka jäsenet ovatkin passiivisia. Toisaalta VyK:n purkamisessa on suurempi vaara siinä, että myös aktiiveja saattaa pudota.

Päätettiin ehdottaa, että STs lakkautetaan ja VyK:n tilikausi muutetaan vastaamaan hallituskautta. VyK:n toiminnantarkastamiseksi ja vastuuvapauden myöntämiseksi pidetään kokous syksyllä.

§8 Hallitusroolit

VyK:n hallituksen koko on 6 + 3 ja STs:llä 6 + 2. Puheenjohtaja ehdotti, että uuden yhdistyksen hallitus koostuu puheenjohtajasta, vähintään kuudesta varsinaisesta jäsenestä sekä vähintään kolmesta varajäsenestä. Ehdotusta kannatettiin.

Puheenjohtaja ilmoitti, että hallituksen pakolliset vastuualueet ovat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja, sihteeri sekä jäsensihteeri. Päätettiin myös ehdottaa, että jäsensihteeri voi hyväksyä uudet jäsenet hallituksen puolesta. Päätettiin selvittää jäsenkortin toteuttamista.

Lisäksi yhdistyneen yhdistyksen vastuualueiksi ehdotettiin tarvikevastaavaa, paino- ja postitusvastaavaa, tapahtumavastaavaa, turvallisuusvastaavaa, yhteysvastaavaa, smialvastaavaa, arkistovastaavaa, wikivastaavaa sekä verkkovastaavaa (joka vastaa sivuston teknisestä kehityksestä).

Ehdotettiin, että STs:n julkaisuvastaavan vastuualue yhdistetään paino- ja postitusvastaavaan tehtäviin.

Tarkemmat tehtäväkuvaukset ovat pöytäkirjan liitteenä.

§9 Nimi

Puheenjohtaja ehdotti nimeksi Suomen Tolkien-seura Kontu ry. Ehdotusta kannatettiin. Lyhenteeksi ehdotettiin sekä STs Kontu että STsK. Englanninkieliseksi nimeksi ehdotettiin Finnish Tolkien Society Kontu.

§10 Logo

Puheenjohtaja kävi läpi eri ehdotukset. Voidaan käyttää STs:n vanhaa logoa tai järjestetään logokilpailu. Kannatettiin logokilpailun järjestämistä, johon otetaan sekä STs:n että Konnun nykyiset logot että uusia logoehdotuksia.

Logokilpailun ehdotusten deadlineksi sovittiin huhtikuun loppu 2011. Yhteysvastaava tutkii erilaisia äänestyksen toteutusvaihtoehtoja ja äänestyksen toteutuksesta päätetään STs:n kevättapaamisen yhteydessä järjestettävässä yhteistyökokouksessa.

§11 Lehdet

Hobittilan Sanomien julkaisua jatketaan paperisena. Lisäksi se tultaisiin julkaisemaan sähköisesti yhdistyksen sivuilla. Ehdotettiin, että jäsen voi ilmoittaa, ettei halua paperista HobSania.

Legolasta ilmestyy vuonna 2011 viisi numeroa ainakin aiheilla filkki, novellit, all-stars (parhaat jutut vanhoista numeroista), Tolkien ja yhdistysten historiikit. Miikka Uotila ehdotti, että yhdistymisvuonna 2012 ei ilmestyisi Legolasta. Ehdotusta kannatettiin. Tarkoitus olisi, että 2012 luodaan Legolaksen toimituskunta uudestaan ja julkaisutoimintaa jatketaan 2013.

All-stars-numeroa varten materiaali tulee koota ja kysyä luvat uudelleenjulkaisua varten. Lista jutuista pitää kysyä Miksulta. Hanna Manner lupasi ottaa tämän tehtäväkseen yhdessä smial Morelin kanssa.

Historiikki-lehteen kirjoitetaan molempien seurojen historiikit. Jasmin Syrjälä lupasi ottaa vetovastuun siitä numerosta.

Mervi Mäkelä on aiemmin luvannut hoitaa Tolkien-numeron toimittamisen.

§12 Verkko

Vesa Piittisellä on työn alla Konnun uusi, tuleva versio. Vesa Piittinen on ilmoittanut kaipaavansa enemmän kommentteja. Tulisi saada päätös siitä, mitä ohjelmistoa käytetään uudessa Konnussa (AWC vai MyBB). Miikka Uotila kertoi, että AWC on kevyt ohjelmisto, mutta sen ylläpito olisi yhden AWC:n kehittäjän sekä Vesa Piittisen vastuulla. AWC mahdollistaa myös laajemman kustomoinnin tarpeiden mukaan. MyBB on laaja ohjelmisto, josta voi aiheutua taloudellisia kuluja.

Miikka Uotila ehdotti MyBB:n ottamista käyttöön ja tätä ehdotusta kannatettiin.

Muutoin verkon toiminnot pyritään säilyttämään entisellään sekä sähköisten jäsenetujen kehittämistä jatketaan. Kehittämistä varten laaditaan verkkostrategia, jota kehittää alustavasti Leena Peippo. Lisäpäätöksiä tehdään seuraavassa yhteistyökokouksessa.

Päätettiin, että irc-kanavat siirretään uudelle palvelimelle ja kanavien omistajuudet annetaan Hanna Mannerille. Kaikille hallitusten jäsenille annetaan operaattorioikeudet. Wenla Gustafsson lupasi hoitaa asian.

www.suomentolkienseura.fi muutetaan osoittamaan uuden yhdistyksen etusivulle.

§13 Smialit

Ehdotetaan, että smialtoiminta jatkuu samoin kuin nykyisin.

§14 Tapaamiset ja miitit

Anna Jääskeläinen ehdotti, että miitit voitaisiin varata puolivuosittain. Syysmiitti ja pikkujoulumiitti varataan The Miitin jälkeen ja kevätmiitti ja The Miitti vuodenvaihteen jälkeen.

• Vuosijuhla 3.1.
• Kevätmiitti helmi-maaliskuussa
• Konkarimiitti huhti-toukokuussa (ei yhdistyksen järjestämä)
• Mahdollisesti smial-tapaaminen keväällä
• Suokki heinäkuussa
• The Miitti ja vuosikokous heinä/elokuussa
• Syysmiitti syys/lokakuussa
• Pikkujoulumiitti marras/joulukuussa

Lisäksi jäseniä rohkaistaan pitämään kaupunkitapaamisia kuukausittain.

§15 Muut esille tulevat asiat

Matkakorvaukset. Korvausta maksetaan puolet haetusta määrästä mutta korkeitaan 50 euroa.

• Mikko Nikkilä haki korvausta kaksi kertaa 14,80 euron junalipuille. Korvaus hyväksyttiin.
• Pekka Saarimaa haki korvausta 210 km matkalle. Korvaus hyväksyttiin.
• Leena Peippo haki korvausta 760 km matkalle. Korvaus hyväksyttiin.

§16 Seuraava kokous

Seuraava kokous pidetään 2.4.2011 klo 15:00 Helsingissä STs:n kevättapaamisen jälkeen. Ehdotettiin, että seurat korvaisivat hallituslaisten matkat samoin ehdoin kuin 2.1.2011 kokoukseen.

§17 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17:15.