Verkkoyhteisö Konty ry:n ja Suomen Tolkien-seura ry:n hallitusten yhteistyökokous

Berliininkatu, Helsinki
2.4.2011 klo 15:00

Läsnä:

• Leena Peippo
• Santeri Palin
• Mervi Mäkelä
• Miikka Uotila
• Anna Jääskeläinen
• Jaakko Pirinen
• Pekka Saarimaa
• Jasmin Syrjälä
• Wenla Gustafsson
• Jenna Laakso
• Ben B. Bainton
• Mikko Nikkilä

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Leena Peippo avasi kokouksen klo 15:34.

§2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta

Kokouksen puheenjohtajaksi ehdotettiin Santeri Palinia ja Leena Peippoa. Puheenjohtajaksi valittiin Leena Peippo.

§4 Kokouksen pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Miikka Uotila ja Jaakko Pirinen.

§5 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§6 Nimi

Yhdistyneen yhdistyksen nimeksi on ehdotettu Suomen Tolkien-seura Kontu ry:tä. Tätä oli kritisoitu joidenkin jäsenten taholta. Päätettiin ehdottaa, että nimiehdotusta ei vaihdeta.

Mervi Mäkelä otti esille myös Konnun foorumin omistajuuden ja asiasta keskusteltiin. Foorumin laskut maksaa Verkkoyhteisö Kontu ry, mutta domain on rekisteröity Vesa Piittiselle. Mervi Mäkelä kyseenalaisti Konnun yhdistyksen olemassaolon oikeutuksen, mikäli omistusoikeus jää Vesa Piittiselle. Otettiin esille, että mikäli yhdistys maksaa Konnun verkkosivuston laskun, tulisi myös omistusoikeuden olla yhdistyksellä, vaikka kehittämiseen annettaisiin vapaat kädet Vesa Piittiselle.

Anna Jääskeläinen ehdotti, että neuvotellaan Vesa Piittisen kanssa sellainen sopimus jossa omistajuus siirtyisi yhdistykselle mutta Vesa saisi vapaat kädet ylläpitoon ja kehittämiseen. Mervi Mäkelä vastusti täysin vapaiden käsien antamista Vesa Piittiselle, koska jotkut kehitystoimet voivat vaikuttaa suoraan yhdistyksen toimintaan. Leena Peippo ehdotti, että kompromissina Vesa Piittiselle annettaisiin oikeudet ylläpitoon ja kehittämiseen kunhan ne eivät suoraan vaikuta yhdistyksen toimintaan.

Mervi Mäkelä ehdotti, että toimintaa ohjaisi puheenjohtajan, yhteysvastaavan sekä ylläpitäjien ryhmä. Ylläpitäjät nimittäisi hallitus ja ylläpitäjiä voivat ehdottaa sekä muut ylläpitäjät että hallitus. Jasmin Syrjälä ehdotti tästä kirjallista sopimusta hallituksen ja Vesa Piittisen kanssa.

§7 Hallitus- ja tilikausi

Edellisessä kokouksessa oli päätetty, että STs lakkautetaan. Koska nimen siirtäminen olisi tässä tilanteessa kuitenkin ongelmallista ja STs:llä on pidempi historia, on kannattavampaa lakkautaa VyK. Jasmin Syrjälä toi esille myös sen, että tällä hetkellä VyK:n jäsenet ovat aktiivisempia ja liittyvät todennäköisemmin uuteen yhdistykseen kuin toisin päin.

Ehdotettiin, että hallituskausi otetaan VyK:tä (kausi alkaa syyskuussa) ja vaalikokous järjestetään vuorovuosittain Finnconissa ja The Miitissä. Ideaa kannatettiin yksimielisesti.

Päätettiin kumota edellinen päätös ja sen sijasta ehdottaa Verkkoyhteisö Konty ry:n lakkauttamista sekä Suomen Tolkien-seuran hallitus- ja tilikauden siirtämistä alkavaksi 1.9. ja päättymään 31.8. Sääntömääräisiä kokouksia pidetään kaksi vuodessa, vuosikokous ja vaalikokous. Vaalikokouksessa valitaan hallitus ja hyväksytään budjetti. Loppuvuonna pidettävässä vuosikokouksessa käydään tilit läpi ja annetaan vastuuvapaus edelliselle hallitukselle.

§8 Säännöt

Ehdotus uusista säännöistä jaettiin kokouksen osallistujille luettavaksi.

Yhdistyksen ruotsinkieliseksi nimeksi vaihdettiin Finlands Tolkiensällskapet Kontu rf. Englanninkieliseksi nimeksi päätettiin Finnish Tolkien-society Kontu. Yhdistyksen kotipaikkana säilytetään Helsinki.

Santeri Palin ehdotti, että tarkoitus ja toiminnan laatu -kohtaan liittyen Konnun verkkosivustoon lisätään maininta siitä, että yhdistys omistaa Konnun verkkosivuston. Ehdotusta kannatettiin ja muutos tehtiin.

Jäseniä koskevaan kohtaan lisättiin, että jäsenen on myös hyväksyttävä yhdistyksen säännöt.

Kohtaan liittymis- ja jäsenmaksu lisättiin, ettää jäsenkausi on sama kuin hallitus- ja tilikausi.

Yhdistyksen nimen allekirjoittamista koskevaan kohtaan lisättiin, että hallitus voi valtuuttaa myös muun henkilön allekirjoittamaan yhdistyksen nimen.

Yhdistyksen kokousten koollekutsumista koskeva kohta muutettiin siten, että kutsu tulee lähettää neljätoista vuorokautta ennen kokousta kaikille jäsenille joko kirjallisesti tai sähköpostitse sekä julkaista yhdistyksen verkkosivuilla.

Yhdistyksen purkamista koskevaan kohtaan lisättiin vaatimus kahdesta eri yleiskokouksesta jotka on järjestettävä vähintään kahden eri kuukauden välein eri paikkakunnilla.

§9 Jäsenedut

STs:n jäsenetuina on ollut Legolas painettuna julkaisuna sekä jäsenkortti jolla saa alennuksia Fantasiapelit-liikkeessä Tolkien-aiheisista tuotteista. Santeri Palin kannatti jäsenkortin säilyttämistä myös uudessa yhdistyksessä sekä uusien jäsenalennusten toteutettavuutta mm. kirjakauppojen kanssa. Päätettiin säilyttää nämä edut myös uudessa yhdistyksessä.

Leena Peippo kertoi, että suunnitteilla on ollut uusille jäsenille liittymispaketti, joka sisältäisi mm. uusimman Legolaksen, infoa smialeista sekä muita etuja kuten logomagneetin.

Mervi Mäkelä huomautti myös, että jäsenille olisi syytä myös tarjota sähköisiä jäsenetuja. Monia eri etuja on Verkkoyhteisö Kontu ry:ssä pohdittu vuosien varrella mutta monet niistä on jäänyt toteuttamatta syystä tai toisesta. Miikka Uotila ehdotti myös kiinteän prosenttimääräisen alennuksen tarjoamista jäsenille miittimaksuista.

§10 Yhdistymissopimus

Puheenjohtaja kävi läpi yhdistymissopimuksen viimeisimmän vedoksen. Yhdistymissopimusta hiotaan vielä ja pyritään saada hyväksyttyä ja allekirjoitettua mahdollisimman pian.

§11 Matkakorvaukset

Päätettiin, että matkakorvaukset hyväksytään samoin kuin aiemmissa yhteistyökokouksissa.

§12 Muut esille tulevat asiat

Ei muita esille tulleita asioita.

§13 Seuraava kokous

Seuraava kokous irkissä toukokuun 2011 alkupuolella.

§14 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Leena Peippo päätti kokouksen 19:05.