21.5.2012

§1 Kokouksen avaus

Kokous avattiin kello 19:25.

§2 Kokouksen toimihenkilöiden valinta

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Jaakko Pirinen ja kokouksen sihteeriksi Outi Suppanen. Pöytäkirjan tarkistajiksi valittiin Miikka Uotila ja Leena Peippo.

§3 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§4 Esityslistan hyväksyminen

Päätettiin edetä Jaakko Pirisen google-ryhmässä esittämän esityslistan mukaisesti.

§5 The Miitti

The Miitin budjetista keskusteltiin. Ruokakulut ovat olleet vuosina 2005-2011 keskimäärin 250-270 euroa. Lisäksi kuluja syntyy matkakuluista, jos järjestäjät kuljettavat ihmisiä ja luontopolun palkinnoista. Myös ea-laukkua pitää päivittää. Näiden kokonaiskuluiksi arvioitiin 350 euroa. Mikko Nikkilä kertoi jäljellä olevan tapahtumabudjetin olevan 650 euroa, josta vielä pitäisi järjestää mahdollisesti loppuvuoden miittejä. Osallistujia voi maksimissaan olla 44 sekä 6 järjestäjää, joista kaksi maksaa puolikkaan osallistumismaksun, eli rahallisesti laskettuna 5 järjestäjää. Miittipaikan vuokra on 160e/vrk, eli vuokra+ muut kulut yhteensä tekevät 830 euroa.

Osallistujia on ollut keskimäärin vähän yli tai alle 40. Torstaina on tullut viime vuonna vähän yli puolet osallistujista, 25. Tällä osallistujamäärällä to-pe vuokra olisi 7,2e/hlö Jos osallistujamääräksi oletetaan 30 henkilöä, hintaa pelkälle majoittumiselle per henki ajalle pe-su tulisi n. 10 euroa. 40 osallistujaa pidettiin liian optimistisena arviona. Kokonaismaksu to-su olisi 17,2e/hlö.

Ruokailuja on yhteensä 7: torstain iltapala, perjantain aamupala + grillaus, lauantain aamu- ja välipala sekä letut ja sunnuntain aamupala. Lähin isompi kauppa on Kouvolassa, melko kaukana, joten on hyvä varautua riittävillä ruokamäärillä. 280 euroa pidettiin riittävänä summana, mikä olisi 40 euroa jokaista koko porukan ateriaa kohti. Ruokamaksuksi henkilöä kohti arvioitiin 10e. Kokonaismiittimaksu ajalle to-su olisi siten 27,2e/hlö. Tämä pyöristettäisiin jäsenille 27/20 euroon. Ei-jäsenten maksu oli 32/25 euroa. Järjestäjät maksavat 8 euroa. ”Puolijärkät” maksavat 8e+puolet pe-su-maksusta eli yhteensä 18 euroa.

§6 Miittipaikan etukäteistutkimuskäynnin matkakorvausasia

Jasmin Syrjälä ja Leena Peippo ovat menossa katsomaan miittipaikkaa ennalta. Google mapsin mukaan bensakulut olisivat yhteen suuntaan 33,10 euroa. Joskus aiemmin on ollut puhetta, että matkakuluja mm. yhteistyökokouksiin korvattaisiin enintään puolet, mutta korkeintaan 50 euroa. Samaa käytäntöä pidettiin hyvänä, koska kyse on kuitenkin harrastetoiminnasta. Yleisen matkakorvauskertoimen taksoja pidettiin liian korkeina ja verotuksenkiertokeinona. Matkakulut arvioidaan Googlen bensankulutusarvioiden mukaan, pienikulutuksellisen auton mukaan. Googlen laskuri huomioi myös bensan hinnan vaihtelut.

§7 EA-koulutusasia

Hallituksen jäsenistä Miikka Uotilalla on ea-pätevyys, Leena Peipolla ea2-kortti ja Wenla Gustafssonilla on ea1-kortti ja hätäensiapu-uusittuna 21.5. Jasmin Syrjälälle oli korvattu koko ea-kurssi, noin 42+7 euroa. Wenla Gustafssonillekin korvataan. Päätettiin korvata vuosittain 50 eurolla ea-koulutuksia.

§8 Myyntitavarat

Leena Peipolla on seuran kasseja, joihin pitäisi ommella tai painaa logot. Ommeltavat logot on jo leikattu irti vanhoista paidoista Miitissä voisi pitää työpajan. Outi Suppanen ja Jaakko Pirinen inventoivat t-paidat toukokuun aikana, jotta ehtii tilata uusia ennen Finnconia. Outi&Jaakko&Miikka huolehtivat myyntitavarat The Miittiin. Miikka Uotila tarkistaa badgepohjien määrän ja tilaa lisää, jos tarvitsee. Uusia magneetteja pitäisi suunnitella. Jaamar ehdotti logokilpailun ehdokkaita magneettikuvitukseksi. Leena Peippo huomautti logo-magneettien käyvän muita huonommin kaupaksi. Hobitti-paitoja pitäisi tilata perusvärejä varastoon sekä mahdollisesti toivomusten mukaan erikoisempia värejä.

§9 Finncon (ja kesä muuten)

Seura ottaa coniin pöydän ja järjestää siellä miitin. Finnconin iltabileissä on yhdistyksille kilpailu, jossa tulee esitellä itseään mafiamaisesti ja vakuuttaa muut parhaudestaan ja ylivoimaisuudestaan. Myös smialit voivat osallistua. Päätettiin osallistua, koska ollaan parhaita. Finnconin ohjelmalehteen tulee seuran mainos vanhalla logolla, koska uutta ei vielä ole. Tämä ei maksa mitään, vaan vastineeksi Finnconin mainos tulee HobSanin väliin. Myös perinteinen Suomenlinna-retki pidetään 7.7. Ropeconiin ei mennä, Smialconiin mennään syksyllä ja sieltä on pöytä varattuna. HobSaniin tulee ilmoitusta.

§10 Legolas

Inkeri yrittää kasata toimituskuntaa. Tavoitteena tehdä vain pari Legoa vuodessa, ei neljää. Seuraavaan lehteen on ainekset kasassa. Ideoita on, mutta tekijöitä kaivataan.

§11 Muut asiat

HobSaniin tulee laittaa äänestysohjeet, jotta nekin jäsenet voivat äänestää, jotka eivät tule vuosikokoukseen theMiittiin. Benin markkinoimat ylimääräiset avaimet ja tunnukset eivät ole vielä liikkuneet. Avainta ehdotettiin Kaisa Linnasalolle annettavaksi, koska asuu lähistöllä ja lienee kiinnostunut ulkomaalaisista lehdistä, joita postilootaan saapuu. Pankkitunnuksia ehdotettiin annettavaksi tapahtumavastaavalle.

VyKin tili on nyt lakkautettu. Santeri Palinilla on edelleen käteisvaroja. Jaakko Pirinen ottaa yhteyttä Santeri Paliniin rahojen saamiseksi. Mikko Nikkilä tekee vielä yhden veroilmoituksen VyKin puolesta. Kaikki loput paperit tulisi toimittaa Anna Jääskeläiselle. Päätettiin, että nykyisellä jäsenmaksulla jäsenyys kestää 31.8. 2013 asti.

§12 Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 21:32.