4.1.2014 klo 12
Hämeenkosken leirikeskus

Paikalla Leena Peippo, Jasmin Syrjälä, Wenla Gustafsson, Silja Ojanen, Miikka Uotila, Kati Ahonen, Mikko Nikkilä

1. Kokouksen avaus
Kokous avattiin klo 14.22.

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta
Valittiin puheenjohtajaksi Leena Peippo ja sihteeriksi Silja Ojanen.

4. Seuran nykyinen tarkoitus ja sen toteutuminen
Säännöissä lukee, että edistetään Tolkienin ja hänen teostensa tuntemusta. Seura on ollut esillä Finnconissa ja muissa tapahtumissa, ja seuran arkistoa on hyödynnetty mm. opinnäytetöissä. Keskusteltiin pitäisikö seuran aktiivisemmin mainostaa olemassaoloaan, erityisesti ulkomaille päin – Keski-Euroopan seurojen on paljon helpompi tehdä yhteistyötä ja mainostaa omia tapahtumiaan meille kuin meidän ulkomaille, panostetaan enemmän ulkomaisten tapahtumien markkinointia omalle jäsenkunnalle. Somen kautta myös mainostusta esim pukukilpailusta TORnille yms kansainvälisille tahoille. Spämmitään enemmän Pomppiva Balrog -tyyppisiä some-ryhmiä, koska nykyteinit eivät käytä Googlea. Instagram? Medialle näkyminen?

Yhteyksien luominen: Irc-keskustelu on hiljentynyt, sinne pitäisi siirtyä takaisin ja irkkiä pitäisi myös mainostaa tehokkaammin, seuran sivuilla ei esimerkiksi ole ilmeisesti linkkiä/ohjeita irkkiin, Mikko laittaa. Irkkiin aktiivisemmin toimintaa mikä houkuttelisi porukan sinne takaisin. Myös smialien tekemisistä pitäisi tiedottaa myös nettisivuilla. Ulkomaille olisi hyvä lähettää lehtiä ja ainakin britteihin ja Ruotsiin joulukortit. Pohdittiin saisiko eurooppalaisten voimin aikaan yhteisen kalenterin. Kalenterit ovat toisaalta tehneet enimmäkseen tappiota. Ulkomaisista seuroista ei ehkä ole yhteystietolistaa tallessa, Mikko koostaa listan niistä seuroista jotka ovat lähettäneet meille viime vuonna postia.

Seuran sivuille pitäisi saada ainakin olennaiset infot englanniksi ja ruotsiksi. Kysytään Outia kirjoittamaan ruotsiksi. Kääntämisestä annetaan vuoden ilmainen jäsenyys.

Noin vuonna 2009 on tehty jäsenkysely. Voitaisiin nyt toteuttaa uusi kysely – mitä jäsenmaksulla saa tai olisi kiva saada, mitä seuran pitäisi tehdä. Kannattaako seuran jäsenyyttä maksaa jos ei harrasta miittaamista? Tietääkö porukka potentiaalisia miittipaikkoja? Lyhyemmille päivätapaamisille saattaisi olla kysyntää myös vanhempien jäsenten keskuudessa. Mielenkiintoisesti Smialcon kiinnostaa ihmisiä jotka eivät tule miitteihin, mutta toisaalta nuorempi miittaajaväki vierastaa sitä. Tänä vuonna järjestetään ainakin kaupunkitapaaminen syksyllä. Pohdittiin yhtenä mahdollisuutena Smialconin ja kevätmiitin yhdistämistä. Kevät- tai syysmiitteihin nakitetaan smialit järjestämään ohjelmaa.

Hobsaniin laitetaan mainos seuran myyntitavaroista jotka voi tilata tiettyyn päivämäärään mennessä, keväällä ja syksyllä pidetään massapostitus jolloin lähetetään tietyt tuotteet. Keskusteltiin myös Legolaksen tulevaisuudesta – Legolas on tauolla ja tieto päivitetään myös nettisivuille.

Ehdotettiin että seura voisi tukea rahallisesti Tolkieniin liittyvää tutkimusta, mutta tämä vaatisi liiallista työmäärää selvittelyssä siihen nähden minkä kokoisia avustuksia pystyttäisiin maksamaan. Seuran arkisto sen sijaan on tutkijoiden käytössä.

5. Hallituksen toiminta
Hallituksen tiedottaminen on tällä hetkellä hajallaan monella kanavalla ja siitä on vaikea pysyä ajan tasalla. Perustetaan hallituksen sisäiseen tiedottamiseen uusi sähköpostilista, jolla olevat ihmiset päivitetään hallituksen vaihtuessa ja jota kaikki sitoutuvat seuraamaan ja vähintään kuittaamaan lukeneensa viestin. Mikko hoitaa sähköpostilistan toimintaan.

Hallituksen jäsenten aktiivisuus. Hallituksessa ollessa voi tehdä mitä halua, mutta tulis olla myös kiinnostunut olemaan hallituksessa ja tekemään asioita seuran eteen, myös oma-aloitteisesti. Delegoidaan myös juttuja hallituksesta ulos jotta ei tarvitse tehdä kaikkea. Nähdään hallituksen kanssa kasvotusten, kokeillaan kokoustaa esim. videopuheluna ja yhteisen sähköisen kirjoitusalustan kanssa. Sovitaan kokouspäivämäärät Doodlen kautta. Hallituksen virkistäytymisviikonloppu/saunailta kerran vuodessa.

Harrastetaan rohkeampaa nakittamista, mutta pitää myös ilmoittaa jos ei ehdi tehdä lupaamaansa juttua.

Tapahtumavastaavalle nimetään orja jostain varajäsenestä.

Kokouksiin ja muuhunkin toimintaan lisää ryhtiä ja jämäkkyyttä, esim. selkeästi kerrataan kokouksissa asian käsittelyn jälkeen mitä on päätetty jotta ei jää epäselvyyksiä. Käytetään Käärmeestä löytyvää hallituksen to do -listaa.

6. Seuran tiedottaminen
Lehdistötiedotteita voitaisiin tehdä esim. elokuviin ja pukukilpailuun liittyen. Kaikki voivat hoitaa tiedotusta, myös muut kuin somevastaavat. Muistetaan Käärme ja seuran omat sivut tiedotuksessa. Kuvastajasta parempi tiedotus myös seuran itsensä suuntaan. Tiedotetaan yleisesti enemmän, paremmin ja laajemmin.

7. Nettisivujen tilanne
Seuran sivut ovat takkuilleet viime aikoina pahasti. Mikko on hoitamassa asiaa. Jos ongelman ratkaisu vaatii parempaa palvelupakettia, meillä on varaa päivittää siihen, ja näin tehdään tarvittaessa.
Mikko ohjaa info@suomentolkienseura.fi-osoitteeseen tulevat viestit uudelle hallituslistalle.

8. Muut esille tulevat asiat
Jäsenkysely: pidetään oma kokous aiheesta, mutta kysytään mm. seuraavia asioita:
-mahdolliset miittipaikat (esittäjälle ilmainen ensimmäinen miitti sellaisessa ehdotetussa paikassa joka valitaan)
-mahdollinen Legolas-blogi – löytyykö sisällöntuottajia?
-mitä odotat saavasi jäsenmaksua vastaan?
-mitä kautta olet löytänyt seuran (erityisesti uudet jäsenet? pitäisikö seura löytyä jostain missä ei vielä olla?

Tulevat miittipaikat: Miikka ottaa yhteyttä Sastamalaan ja selvittää olisiko siitä esimerkiksi 2015 The Miitin paikaksi.

Doodle seuraavan kokouksen ajankohdasta, kokous aika pian.

Miittimaksujen maksaminen – poistetaan miittitopikista osallistujalistasta maksutilanteen näkyminen (Jasmin pyytää nörttejä säätämään listan niin) ja pidetään tarkemmin huolta siitä että maksujen myöhästelyä ei suvaita ilman eri sopimusta.

9. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.02.