Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vaalikokous
30.7.2016, klo 14.00
Kankaan Torppa, Urjala
Paikalla: 16 (Liite 1)

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Leena Peippo avasi kokouksen kello 14.10.

§2 Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Leena Peippo.
Kokouksen sihteeriksi valittiin Janne Seppänen.
Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Miikka Uotila ja Wenla Uotila.

§3 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja koska paikalla on hallituksen ulkopuolisia jäseniä, myös päätösvaltaiseksi.

§4 Hyväksytään kokouksen työjärjestys

Kokouksen työjärjestys (Liite 2) hyväksyttiin sellaisenaan.

§5 Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle jäsenkaudelle

Toimintasuunnitelmaehdotus hyväksyttiin pienin muutoksin (Liitteet 3 ja 4).

Päätettiin, että jäsenmaksut pidetään samana kuin aiemmin, eli:
Jäsen 18 euroa
Perhejäsen 10 euroa
Kannatusjäsen 50 euroa

Tulo- ja menoarvioehdotus hyväksyttiin pienin muutoksin. (Liitteet 5 ja 6)

§6 Valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet

Puheenjohtajaksi ehdotettiin Sonja Virtaa ja hänet valittiin yksimielisesti.

Hallitukseen valittiin 6 varsinaista jäsentä ja 2 varajäsentä, jotka ovat:

Leena Peippo
Mikko Nikkilä
Janne Seppänen
Kati Ahonen
Olli Pitkänen
Outi Suppanen

Eetu Sipilä
Santeri Palin

§7 Päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat

Toiminnantarkastajaksi valittiin Jaakko Pirinen, varatoiminnantarkastajaksi Miikka Uotila.

§8 Muut esille tulevat asiat

Keskusteltiin Unkari-reissun kokemuksista ja ongelmista, ja myös seuraavan vuoden vastaavista projekti-ideoista.

§9 Kokouksen päätös

Kokouksen puheenjohtaja Leena Peippo päätti kokouksen kello 14.52.

Liite 1

Kokouksessa paikalla:

Leena Peippo
Mikko Nikkilä
Miikka Uotila
Kati Ahonen
Janne Seppänen
Wenla Uotila
Eetu Sipilä
Silja Ojanen
Outi Suppanen
Ida Tamminen
Minna Keinänen
Pekka Saarimaa
Olli Pitkänen
Tommi Eklund
Kaisa Linnasalo
Lotta Raatikainen

Liite 2

Kokouksen työjärjestys

§1 Kokouksen avaus
§2 Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
§3 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
§4 Hyväksytään kokouksen työjärjestys
§5 Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle jäsenkaudelle
§6 Valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet
§7 Päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat
§8 Muut esille tulevat asiat
§9 Kokouksen päätös

Liite 3

Toimintasuunnitelmaehdotus

Toimintasuunnitelma 1.9.2016 – 31.8.2017
– järjestetään neljä tai viisi miittiä
– järjestetään kuukausitapaamisia Helsingissä
– Suokki
– Tracon
– Lokacon
– Worldcon
– jaetaan Kuvastaja-palkinto
– järjestetään smialkilpailu
– julkaistaan neljä Hobittilan Sanomat -tiedotuslehteä

Liite 4

Pienin muutoksin hyväksytty toimintasuunnitelma

Toimintasuunnitelma 1.9.2016 – 31.8.2017
– järjestetään neljä tai viisi miittiä
– järjestetään kuukausitapaamisia Helsingissä
– osallistutaan Suokkiin
– osallistutaan Traconiin
– osallistutaan Lokaconiin
– osallistutaan Worldconiin
– jaetaan Kuvastaja-palkinto tarvittaessa
– järjestetään smialkilpailu
– julkaistaan neljä Hobittilan Sanomat -tiedotuslehteä
– julkaistaan Legolas-lehti

Liite 5

Tulo- ja menoarvioehdotus

TULOT
300 –  osallistumismaksut yms. 3000,00
310 –  jäsenmaksut 1000,00
314 –  myyntitavaramyynti 100,00
320 – pankin talletuskorko 1,50
TULOT YHTEENSÄ 4101,50

MENOT
400 – tapahtumien tarjoilut ja tarvikkeet 500,00
403 – myyntitavaroiden hankintakulut 300,00
404 – toimistotarvikkeet 10,00
405 – postitus 200,00
407 – sääntömuutosmaksut yms. 20,00
409 – vuokrat 2300,00
410 – kilpailujen palkinnot 200,00
416 – postilokeron vuokra 180,00
420 – esim. conipöytien vuokrat 100,00
431 – pankin palvelumaksut 300,00
MENOT YHTEENSÄ 4110,00

Liite 6

Pienin muutoksin hyväksytty tulo- ja menoarvio

TULOT
300 – osallistumismaksut yms. 3000,00
310 – jäsenmaksut 1000,00
314 – myyntitavaramyynti 300,00
320 – pankin talletuskorko 1,50
TULOT YHTEENSÄ 4301,50

MENOT
400 – tapahtumien tarjoilut ja tarvikkeet 500,00
403 – myyntitavaroiden hankintakulut 300,00
404 – toimistotarvikkeet 10,00
405 – postitus 200,00
406 – tiedotus- ja julkaisutoiminta 300,00
407 – sääntömuutosmaksut yms. 20,00
409 – vuokrat 2300,00
410 – kilpailujen palkinnot 200,00
416 – postilokeron vuokra 180,00
420 – esim. conipöytien vuokrat 100,00
431 – pankin palvelumaksut 300,00
MENOT YHTEENSÄ 4410,00