3.10.2016 klo 18.00
##valkoinenneuvosto @irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Outi Suppanen

§1 Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 18.07.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin oli tullut muutamia lehtiä sekä kauden 2015-2016 viimeinen tiliote, jonka Janne Seppänen toimittaa rahastonhoitaja Mikko Nikkilälle.

Kaisa Linnasalo luopuu postilokeron avaimesta, joka siirtyy Santeri Palinille.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Santeri Palin lisää Mikko Nikkilän, Leena Peipon ja Janne Seppäsen postin palveluiden käyttäjien listalle.

Sonja Virta jakaa hallituslaisten yhteystiedot muille hallituslaisille.

§6 Vuosikokous ja sääntömuutokset

Hallitus ehdottaa vuosikokoukselle sääntöjen muuttamista siten, että ”9. Yhdistyksen kokoukset” -otsikon alla oleva kohta ”Yhdistyksen vuosikokous pidetään marras-joulukuussa ja vaalikokous kesä-elokuussa hallituksen määräämänä päivänä.” muutetaan muotoon ”Yhdistyksen vuosikokous pidetään tammikuun loppuun mennessä ja vaalikokous elokuun loppuun mennessä hallituksen määräämänä päivänä.”

Vuosikokous pidetään aikaisintaan marraskuun loppupuolella Helsingissä, alustavan suunnitelman mukaan Rikhardinkadun kirjastossa. Tarkka ajankohta sovitaan myöhemmin.

§7 Tulevat miitit

Keskusteltiin miittipaikan avaimen hakemisesta. Mikäli kunta ei ole valmis joustamaan mahdollisten hakuajankohtien suhteen, maksetaan avaimet aiemmin viikolla hakevalle bensakorvauksia.

Hallituksen kokous pidetään lauantaina 15.10. kello 14.00 miittipaikalla, Mallinkaisten leirikeskuksessa Janakkalassa.

Päätettiin, että tähän syysmiittiin yhdeksi yöksi tulevien täytyy maksaa vain puolet miittimaksusta.

Seuraavassa kokouksessa keskustellaan miittisääntöjen muuttamisesta tarkemmin.

§8 WorldCon

Päätettiin järjestää WorldConiin saapuville tolkienisteille piknik Suomenlinnassa. Alustavasti ohjelmana olisi esim. kävelyretki saaren ympäri, paikkojen esittelyä sekä yleistä piknikhengailua.

Aiheeseen palataan seuraavassa kokouksessa.

§9 Legolas

Miikka Uotila valittiin WorldConiin 2017 tulevan Legolas-lehden numeron päätoimittajaksi.

§10

(Kuvia Leena Peipon hallussa olevasta arkistosta: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YbbHtauW3H8Pw_SSMn5F-tnoxZw3P8wVtyrytaTSy1Y/edit#gid=0)

Kekusteltiin arkiston tarpeellisuudesta seuran toiminnalle sekä sen tulevaisuudesta. Leena Peippo ei haluaisi kotiinsa enää enempää seuran tavaraa. Santeri Palin ilmoitti olevansa alustavasti kiinnostunut seuran arkiston ja kirjojen säilyttämisestä vuodenvaihteen jälkeen. Asiasta keskustellaan myöhemmin lisää.

Leena Peippo kysyy Beniltä hänellä olevien lehtien määrästä. Janne Seppänen ottaa postilokeroon tulevat uudet lehdet säilytykseensä, ja kysyy Kaisa Linnasalolta hänellä tällä hetkellä olevien lehtien määrästä. Tavoitteena olisi yhdistää kaikki viime aikoina tulleet lehdet yhteen paikkaan.

§11 Muut esille tulevat

Hallituksen kokousajoista laitetaan tieto seuran nettisivuille, Käärmeeseen ja vuosikokouskutsuun.

Korjataan Outi Suppasen ja Olli Pitkäsen tittelit (järjestäytymiskokouksen pöytäkirjan mukaisesti) tapahtumavastaaviksi seuran nettisivuilla.

Seura ei osallistu LokaConin järjestämiseen.

§12 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 19.44.