7.1.2017 klo 14.00
Hämeenkosken leirintäkeskus
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Kati Ahonen, Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Olli Pitkänen, Eetu Sipilä, Outi Suppanen, Taru Heikkinen (osan aikaa), Kaisa Linnasalo (osan aikaa), Vesa Piittinen, Jaakko Pirinen (osan aikaa), Konsta Rasimus (osan aikaa), Anna Saarimaa, Pekka Saarimaa (osan aikaa), Miikka Uotila (osan aikaa)

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 14.02.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Kohta §8 muutettiin muodosta ”Tolkien Reading Day” muotoon ”Alkavan vuoden ohjelmaa”.

§4 Posti

Postiin ei joulukuun loppupuolella tullut mitään.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat sekä aiempia aiheita

Vuosikokouksen pöytäkirja on tulostettu ja siihen on kerätty allekirjoitukset, joten Sonja Virta vie vuosikokouksessa tehdyt sääntömuutokset PRH:n hyväksyttäväksi.

Filkkejä on lisätty foorumille.

Santeri Palin ei ole vielä saanut vastausta Tolkien Societyltä maljannostoon liittyen, mutta tiedustelee asiaa vielä lisää. [Asia selvisi myöhemmin samana päivänä ja maljannosto päästiin pitämään tarkoitetulla tavalla. Vuosijuhlassa esitettiin samalla Tolkien Societyn puheenjohtaja Shaun Gunnerin terveiset.]

WorldConin yhteydessä järjestettävästä Suomenlinna-piknikistä on tiedotettu Tolkien Societylle. Janne Seppänen tiedottaa asiasta vielä lisää ja tekee aiheeseen liittyen myös Facebook-tapahtuman.

Unkarilaisille annettava palaute on vielä työn alla. Leena Peippo lupasi hoitaa asian seuraavan kolmen kuukauden aikana.

Sonja Virta on selvitellyt seuran arkiston tilannetta. Aiheeseen palataan myöhemmin.

§6 Hallituksen sisäinen viestintä (päivitys)

Keskusteltiin hallituksen sisäisestä viestinnästä. Nakkilista foorumilla on koettu hyväksi ratkaisuksi, mutta hallituslaisten pitäisi muistaa muokata sitä aktiivisemmin. Esitettiin ajatus, että joku voisi kerätä irkkikokousten aikana nakkeja muistiin jo kokouksen aikana, jotta kenenkään ei tarvitse käyttää siihen aikaa jälkikäteen. Nakkilista todettiin kuitenkin tarpeelliseksi, eli jossain muodossa sitä kannattaa pitää yllä.

Tarkistetaan, ketkä kaikki näkevät hallituksen huoneen Käärmeessä ja hallituksen sähköpostilistan.

§7 Tulevat miitit

Kevätmiitin miittimaksuksi päätettiin 17 euroa (seuran jäsenille) ja 20 euroa (ei-jäsenille).

Eräpäiväksi päätettiin maanantai 13.3. Olli Pitkänen tekee tapahtumasta topikin foorumille.

The Miitti -paikaksi varattiin kokouksessa Lapjärven leirintäkeskus, ajaksi päätettiin 13.-16.7. Selvitetään esimerkiksi puolijoukkueteltan vuokrausta, mikäli miittiin on tulossa enemmän osallistujia kuin mitä leirintäkeskuksella on nukkumapaikkoja.

§8 Alkavan vuoden ohjelmaa

Keskusteltiin seuran suunnitelmista juhlavuoden (seura täyttää 25 vuotta) varalle. Asiaa mietitään ja siihen palataan myöhemmin. The Miittiin olisi hyvä saada jotain ohjelmaa juhlavuoteen liittyen.

Tolkien Reading Day osuu kevätmiitin kanssa päällekäin, joten ajatuksena on kehitellä jotain miittiohjelmaa aiheeseen liittyen. Ilmoitetaan päivästä jälleen kirjastoille, jotta ne voivat halutessaan järjestää jotain ohjelmaa. Janne Seppänen hoitaa tiedottamisen.

§9 META

Keskusteltiin illan vuosijuhlan järjestelyistä ja ohjelmasta.

§10 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 15.13.