5.6.2017 klo 18.00
##valkoinenneuvosto @irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Olli Pitkänen, Outi Suppanen

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 18.02.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan. Janne Seppänen kerää kokouksessa jaetut nakit ja lisää ne nakkilistalle.

§4 Posti

Postiin oli tullut tiliote sekä Medlemsbladet.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Alice Martin ja Mikael Ahlström ovat ilmaisseet suostumuksensa kunniajäseniksi liittymiselle.

Sonja Virta on luonut seuralle iZettle-tilin ja sen omistajiksi merkattiin hänen lisäkseen myös Leena Peippo ja Mikko Nikkilä.

Leena Peippo on tilannut badgepohjia, ja hän kysyy tarjouksia kangasmerkeistä piakkoin. Hupparitilauksesta päätettiin tältä erää luopua pienen kysynnän vuoksi, mutta asiaan palataan muutaman vuoden päästä (esim. 2019) uudelleen.

Sonja Virta viimeistelee seuraavan Hobittilan Sanomat -numeron perjantaihin 9.6. mennessä, jolloin Santeri Palin postittaa sen jäsenille.

Janne Seppänen kirjoittaa Eru Ilúvatar -dokumentista arvostelun seuran nettisivuille kesäkuun aikana. Mikko Nikkilä skannaa Atheonin aiheeseen liittyvät kommentit Brandagamban muistiinpanoista.

Sonja Virta ottaa Forodrimin juhlille osallistuneisiin yhteyttä ja kysyy kommentteja sekä tiedustelee mielenkiintoa raportin kirjoittamiseen.

Kati Ahosen ja Santeri Palinin pitää vielä kirjoittaa lyhyt selostus hallituspesteistään Sonja Virralle, jotta hallituspestien kuvaus voidaan pistää foorumille. Lisäksi niitä voidaan käyttää tulevan hallituksen toiminnan suunnittelussa.

§6 Tulevat miitit

Janne Seppänen ottaa yhteyttä Vesa Piittiseen miitti-ilmottautumislomakkeen päivityksen tiimoilta. [Kokouksen aikana Sonja Virta sai Vesalta vastauksen aiempaan tiedusteluun, joten yhteydenottoa ei tarvita.]

The Miitin osallistumismaksuista:

– Järjestäjät maksavat puolikkaan miittimaksun.
– Omien ruokien tuojat maksavat 10 euroa pienemmän miittimaksun.

The Miitin järjestäjätiimissä on tällä hetkellä Olli Pitkänen sekä Haltiamieli, Lehtokuusama ja Eetu Sipilä. Olli pitää huolen, että tiimi saadaan kasattua kokoon.

The Miitissä näytetään 4,17 euroa vuorokaudelta maksava maksava Eru Ilúvatar -dokumentti. Lisäksi suunnitelmissa on perinteinen Luontopolku (Olli Pitkänen keksii kysymyksiä), jonka palkintojen hankkimiseen voidaan käyttää 50 euroa. Ohjelmassa on mahdollisesti myös larppausta, ääneen lukemista sekä muuta yhteisöllistä toimintaa. Seuralta on mahdollista saada pientä rahallista tukea (esim. 20 euroa) ohjelman järjestämiseen.

Santeri Palin etsii syysmiittipaikan 18.6. mennessä.

§7 Worldcon

Worldconin ohjelmaa ei ole vielä julkaistu, mutta järjestöpöydistä on tullut jo ohjeita. Leena Peippo hoitaa pöytäpäivystyslistan laatimisen.

Päätettiin, että vaalikokouksessa ehdotettavien kunniajäsenten jäsenyydet voidaan jakaa Worldconin yhteydessä pidettävässä Tolkien-miitissä. Seura maksaa kunniajäsenten päiväliput. Sonja Virta selvittelee Isilmírën kanssa kunniakirjojen tekemistä.

§8 Värityskirja

Päätettiin, että värityskirjaa tilataan 200 kappaletta, jolloin hinnaksi tulee 350 euroa + alv. Sonja Virta hoitaa asiaa Miikka Uotilan kanssa.

§9 Huomioita ensi hallitukselle

Keskusteltiin seuran hallituksen tulevaisuudesta. Sonja Virta, Janne Seppänen, Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo sekä Olli Pitkänen ovat kiinnostuneita jatkamaan hallituksessa. Pohdittiin, olisiko hallituksessa tarpeen olla erillinen pesti tapahtumavastaaville yleisesti ja pelkästään miittien järjestäjille. Sonja Virta laittaa hallituksen sähköpostilistalle lisätietoja ja ideoita tulevaan hallituskauteen liittyen.

§10 Muut esille tulevat asiat

Leena Peippo ottaa Traconiin yhtettä ja varaa seuralle pöydän sekä kaksi lippua.

§11 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 20.05.