Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vaalikokous
la 15.7.2017 klo 14.00
Lapjärven leirikeskus, Miehikkälä (Lapjärventie 390, 49660 Pyhältö)
Paikalla: Leena Peippo, Sonja Virta, Cecilia Äijälä, Antti Paukkunen, Anna Saarimaa, Pekka Saarimaa, Lotta Raatikainen, Henna Hännikäinen, Jessica, Minna Lehtola, Outi Suppanen, Kati Ahonen, Kerttu Pihlajamaa, Silja Ojanen, Eetu Sipilä, Ida Tamminen, Jenna Laakso, Mikko Nikkilä, Osku Alajoki, Mia-Pia Asomäki, Santeri Palin, Jaakko Pirinen
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 14.05.
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Sonja Virta, sihteeriksi Mikko Nikkilä ja pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Kerttu Pihlajamaa ja Ida Tamminen.
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys.
5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle jäsenkaudelle 1.9.2017–31.8.2018
Päätettiin jäsenkauden 1.9.2017–31.8.2018 liittymis- ja jäsenmaksuiksi seuraavat:
- perusjäsen: 18 euroa
- perhejäsen: 10 euroa
- kannattajajäsen: 50 euroa.
- Liittymismaksua ei ole.
Hyväksyttiin toimintasuunnitelma (liite 1) ja budjetti (liite 2) hallituksen esitysten mukaisina.
6. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet kaudelle 1.9.2017–31.8.2018
Valittiin puheenjohtajaksi Sonja Virta.
Päätettiin valita hallituksen lisäksi viisi jäsentä ja kaksi varajäsentä. Valittiin hallituksen varsinaisiksi jäseniksi Janne Seppänen, Olli Pitkänen, Santeri Palin, Mikko Nikkilä ja Leena Peippo. Valittiin hallituksen varajäseniksi Eetu Sipilä ja Outi Suppanen.
7. Päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat kaudelle 1.9.2017–31.8.2018
Päätettiin valita yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja. Valittiin toiminnantarkastajaksi Jaakko Pirinen ja varatoiminnantarkastajaksi Antti Paukkunen.
8. Päätetään uusien kunniajäsenten kutsumisesta
Hyväksyttiin hallituksen esityksen mukaisesti kunniajäseniksi Mikael Ahlström ja Alice Martin. Ahlström ja Martin ovat seuran kunniajäsensääntöjen mukaisesti huomattavasti edistäneet ja tukeneet yhdistyksen toimintaa tai tarkoitusta. Mikael Ahlström on seuran perustajajäseniä ja hänellä oli keskeinen rooli seuran perustamisessa ja alkutaipaleella – ilman häntä seuraa ei välttämättä olisi olemassa! Ahlström on myös kääntänyt ja toimittanut Tolkieniin liittyviä teoksia. Alice Martin on tehnyt lukuisia laadukkaita Tolkien-runokäännöksiä n. 15 viime vuoden aikana esimerkiksi teoksiin Tom Bombadilin seikkailut, Húrinin lasten tarina sekä viimeisimpänä Kullervon tarina.
9. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 14.23.
Liite 1. Toimintasuunnitelma kaudelle 1.9.2017–31.8.2018
Tiedotus ja yhteistyö
Hobittilan Sanomat: Julkaistaan kolme–neljä Hobittilan Sanomat -tiedotuslehteä.
Smial-kilpailu: Toimintavuoden aikana on käynnissä kaksi seuran smialeille tarkoitettua smial-kilpailua, eli kalenterivuosien 2017 ja 2018 kilpailut, jotka järjestää kullekin kalenterivuodelle valittu smial-vastaava. Palkinnot jaetaan vuosijuhlassa tammikuussa 2018 ja 2019.
Muut Tolkien-järjestöt: Harkitaan mahdollisuutta pitää yhteyttä erityisesti edellisten vuosien aikana tutuiksi tulleisiin ulkomaisiin Tolkien-järjestöihin esimerkiksi lähettämällä heille seuran julkaisuja tai joulukortteja.
Arkisto: Kootaan seuran vanhoja materiaaleja eri ihmisiltä talteen seuran arkistoon, selvitetään ja harkitaan arkiston sisältöä ja sen entistä parempaa käytettävyyttä seuran jäsenille sekä muille aiheesta kiinnostuneille.
Kuvastaja-palkinto: Jaetaan tarvittaessa vuoden 2016 parhaalle suomalaiselle fantasiakirjalle Kuvastaja-palkinto. Esikarsinnan ja valintatyön toteuttaa Kuvastaja-raati. Palkinto jaetaan Helsingin kirjamessuilla lokakuussa 2017.
Yhteistyökokous: Osallistutaan fantasia- ja scifi-järjestöjen yhteistyökokoukseen kevättalvella 2018.
Tolkien Reading Day: Vietetään Tolkien Reading Dayta 25.3.2018 ainakin kirjastoille suunnatulla mainostuksella.
Tapahtumat
Tapahtumia, erityisesti miittejä, aikataulutettaessa tarkistetaan con-tapahtumakalenteri ja mahdollisuuksien mukaan vältetään päällekkäisyydet jäsenistöä kiinnostavien tapahtumien kanssa.
https://confluence.tracon.fi/display/CONCON/Tapahtumakalenteri
Miitit: Järjestetään neljä tai viisi miittiä, joista yksi on nelipäiväinen The Miitti kesällä 2018. Toimintavuoden ensimmäinen miitti on Syysmiitti, joka pidetään Partiokolkassa Toivakassa pe 13.10.–su 15.10.
Kuukausitapaamiset: Smial Brandagamba järjestää seuran kuukausitapaamisia joka kuukauden viimeisenä sunnuntaina Helsingissä.
Tracon: Osallistutaan Traconiin myyntipöydällä la 09.09 – su 10.09.2017.
Hobitti 80 vuotta: The Hobbit -kirjan julkaisusta on kulunut 80 vuotta 21.9.2017. Harkitaan asian juhlistamista esimerkiksi jollakin internet-pohjaisella, ja siten jäsenet hyvin tavoittavalla, tavalla.
Vuosijuhla: Seuran 26. vuosijuhlaa vietetään lähellä varsinaista päivää eli tammikuun kolmatta, kuten lauantaina 06.01.2018. Juhla voi olla esimerkiksi ohjelmallinen juhlaillallinen joko mahdollisesti järjestettävässä vuosijuhlamiitissä tai muilla tavoin.
Suomenlinna-piknik: Järjestetään piknik-muotoinen kesätapaaminen Suomenlinnassa yhdessä muiden fantasia- ja scifi-järjestöjen kanssa kesällä 2018.
Finncon: Osallistutaan Finnconiin Turussa la 14.7. – su 15.7.2018.
Myyntitavarat ja pankkitili
Seuran myyntitavaroita ovat uudet seuran logolla varustetut kangaskassit, uusi värityskirja-Legolas, kaksi uutta kangasmerkkidesignia (”That’s what I’m Tolkien about” ja Lumihiutale), rintamerkit sekä t-paidat. Uusia myyntitavaroita ei tarvinne hankkia ainakaan syksyn 2017 aikana. Tavaroiden myyntitilannetta ja tarvetta seurataan. Seuraavaa hupparitilausta harkitaan aikaisintaan vuonna 2019. Seuran tuotteita myydään ainakin miiteissä sekä coneissa, tarvittaessa myös postitse. Kesällä 2017 hankittu iZettle-maksulaite mahdollistaa maksukorttimyynnin. Harkitaan pankkipalveluiden kilpailuttamista.
Liite 2. Tulo- ja menoarvio kaudelle 1.9.2017–31.8.2018
Tulot
| 300 Osallistumismaksut | 3000,00 |
| 310 Jäsenmaksut | 1000,00 |
|
|
| 314 Myynti | 300,00 |
Tulot yhteensä 4300,00
Menot
| 400 Tapahtumien tarjoilut ja tarvikkeet | −500,00 |
| 403 Myyntitavarat | −100,00 |
| 404 Toimistotarvikkeet | −10,00 |
| 405 Postitusmenot | −200,00 |
| 407 Hallintomenot | −20,00 |
| 409 Tilavuokrat | −2300,00 |
| 410 Palkinnot | −200,00 |
| 413 Verkko- ja internetkulut | −180,00 |
| 416 Postilokeron vuokra | −180,00 |
| 420 Myyntipöytien vuokrat | −150,00 |
| 431 Pankki | −300,00 |
Menot yhteensä −4140,00
Tilikauden tulos 160,00