17.12.2016 klo 13.00
Rikhardinkadun kirjaston lukusalissa (Rikhardinkatu 3, 00130 Helsinki).
Läsnä: Taru Heikkinen, Jaakko Pirinen, Leena Peippo, Kaisa Linnasalo, Mikko Nikkilä, Sonja Virta.

§1 Kokouksen avaus

Seuran puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 13.08.

§2 Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Taru Heikkinen.
Sihteeriksi valittiin Sonja Virta.
Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Mikko Nikkilä ja Kaisa Linnasalo.

§3 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§4 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen

Hyväksyttiin työjärjestys sellaisenaan.

§5 Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto

Käytiin läpi tilinpäätös (Liite 1), vuosikertomus (Liite 2) ja toiminnantarkastaja Jaakko Pirisen lausunto (Liite 3), joka puolsi tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä hallitukselle.

§6 Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

Vahvistettiin tilinpäätös ja myönnettiin vastuuvapaus hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

§7 Muut kokouskutsussa mainitut asiat
§7.1. Sääntömuutokset, §1: seuran ruotsinkielinen nimi

Hyväksyttiin hallituksen esittämä sääntömuutos (Liite 4) yksimielisesti.

§7.2. Sääntömuutokset, §9: vuosi- ja vaalikokousten ajankohta

Hyväksyttiin hallituksen esittämä sääntömuutos (Liite 4) yksimielisesti.

§8 Kokouksen päättäminen

Kokouksen puheenjohtaja Taru Heikkinen päätti kokouksen kello 13.32.

 

Liite 1

Tilinpäätös
1. Tuloslaskelma
2. Tase

Liite 2

Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n toimintakertomus kaudelta 1.9.2015 – 31.8.2016

• Osallistuttiin Traconiin
• Järjestettiin syysmiitti
• Järjestettiin vuosijuhlamiitti
• Pidettiin smialkilpailu, voittajana Smial Brandagamba
• Järjestettiin kevätmiitti
• Osallistuttiin Unkarissa ”Restoring the Shire” -tapahtumaan ja subventoitiin osallistujien matkakuluja
• Järjestettiin miitti Finnconissa
• Järjestettiin kesätapaaminen Suomenlinnassa yhdessä muiden fantasia- ja scifiharrastajien kanssa
• Järjestettiin The Miitti
• Järjestettiin kuukausitapaamisia Helsingissä
• Julkaistiin Hobittilan Sanomia tarpeen mukaan
• Jaettiin Kuvastaja-palkinto, voittajana Emmi Itärannan ”Kudottujen kujien kaupunki”

Liite 3

Toiminnantarkastajan lausunto (erillisestä pyynnöstä)

Liite 4

7.1. Sääntömuutokset, §1: seuran ruotsinkielinen nimi
Hallitus esittää vuosikokoukselle sääntöjen muuttamista siten, että §1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka -otsikon alla oleva kohta:

• Yhdistyksen nimi on Suomen Tolkien-seura Kontu ry, ruotsiksi Kontu Tolkiensällskapet i Finland rf. Kansainvälisissä yhteyksissä voidaan käyttää epävirallista nimeä The Finnish Tolkien Society Kontu ja sen kotipaikka on Helsinki. [lihavointi lisätty]

muutetaan muotoon:

• Yhdistyksen nimi on Suomen Tolkien-seura Kontu ry, ruotsiksi Finlands Tolkiensällskap Kontu rf. Kansainvälisissä yhteyksissä voidaan käyttää epävirallista nimeä The Finnish Tolkien Society Kontu ja sen kotipaikka on Helsinki. [lihavointi lisätty]

7.2. Sääntömuutokset, §9: vuosi- ja vaalikokousten ajankohta
Hallitus esittää vuosikokoukselle sääntöjen muuttamista siten, että §9. Yhdistyksen kokoukset -otsikon alla oleva kohta:

• Yhdistyksen vuosikokous pidetään marras-joulukuussa ja vaalikokous kesä-elokuussa hallituksen määräämänä päivänä. [lihavointi lisätty]

muutetaan muotoon:

• Yhdistyksen vuosikokous pidetään tammikuun loppuun mennessä ja vaalikokous elokuun loppuun mennessä hallituksen määräämänä päivänä. [lihavointi lisätty]