Suomen Tolkien-seura ry:n hallituksen järjestäytymiskokous
la 15.7.2017 klo 15.00
Lapjärven leirikeskus, Miehikkälä
Paikalla: Sonja Virta, Santeri Palin, Leena Peippo, Outi Suppanen, Mikko Nikkilä, Eetu Sipilä, Olli Pitkänen

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 14.59.

2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Kokouksen sihteerin valitseminen

Valittiin kokouksen sihteeriksi Mikko Nikkilä.

4. Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista muutoksitta.

5. Hallituksen järjestäytyminen

Valittiin varapuheenjohtajaksi Leena Peippo.

Valittiin sihteeriksi Janne Seppänen.

Valittiin rahastonhoitajaksi Mikko Nikkilä.

Valittiin jäsensihteeriksi Mikko Nikkilä.

Valittiin tapahtumavastaaviksi Olli Pitkänen ja Santeri Palin.

Valittiin tiedotusvastaavaksi Outi Suppanen.

Valittiin myyntitavaravastaavaksi Leena Peippo.

Valittiin webmasteriksi Mikko Nikkilä.

Valittiin Mikko Nikkilän kisälliksi Eetu Sipilä.

Valittiin Hobittilan Sanomien päätoimittajaksi Santeri Palin.

Valittiin paino- ja postitusvastaavaksi Santeri Palin.

Päätettiin nimetä kalenterivuoden 2018 smialvastaava myöhemmin.

Pidetään postilokeron avaimet jatkossakin Santeri Palinin ja Janne Seppäsen hallussa.

Nimenkirjoitusoikeudet ovat jatkossakin puheenjohtajalla (Sonja Virta), varapuheenjohtajalla (Leena Peippo), jatkavalla tapahtumavastaavalla (Olli Pitkänen) sekä rahastonhoitajalla (Mikko Nikkilä). Nimenkirjoitusoikeus annetaan uudelle tapahtumavastaavalle Santeri Palinille. Aiemmat nimenkirjoitusoikeudet poistetaan Outi Suppaselta.

6. Hallituksen kokouskäytännöt sekä muu sisäinen viestintä

Hallituksen kokoukset pidetään pääsääntöisesti joka kuukauden ensimmäinen maanantai ircissä kello 19.00, ellei toisin sovita. Lisäksi kokoustetaan kasvokkain miiteissä. Puheenjohtaja lähettää esityslistan sähköpostilistalle noin viikkoa ennen kokousta. Lisäksi puheenjohtaja (tai tarvittaessa joku muu) laittaa irc-kokousten logit Vihreän Lohikäärmeen hallitushuoneeseen (tai sähköpostilistalle, mikäli foorumi ei ole toiminnassa) heti kokouksen jälkeen. Sihteeri lähettää kokouksen pöytäkirjan hallituksen sähköpostilistalle viikon sisällä kokouksesta. Internet-sivuille pöytäkirja lisätään, kun se on saanut hyväksynnän sähköpostilistalla.

Jos hallituksen sähköpostilistalle tulee viesti, se tulee lukea ja siihen tulee vastata.

Tiedustellaan Kati Ahoselta, haluaako hän pysyä hallituksen tiedotuskanavilla myös kaudenvaihteen jälkeen. Pyydetään Katia antamaan seuran Tumblr-sivun julkaisuoikeudet myös uudelle tiedotusvastaavalle Outi Suppaselle.

Lisätään uuden hallituksen esittely nettisivuille. Kaikki tarkastavat oman esittelytekstinsä.

Hallituksen vuosikalenteria käydään läpi syysmiitin kokouksessa.

7. Tulevat kokoukset

Pidetään seuraavat irc-kokoukset maanantaina 31.7.2017 klo 19.00 ja maanantaina 4.9.2017 klo 19.00.

Järjestetään hallituksen kaatajaiset Santeri Palinin luona jonain viikonloppuna. Tarkka ajankohta päätetään viimeistään syysmiitin kokouksessa. Samalla käydään läpi seuran arkistoa. Santeri raivaa tyhjää tilaa.

8. Muut esille tulevat asiat

Olli Pitkänen tarkistaa seuran omaisuuden sijainnin.

9. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 15.43.1