Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
ma 2.10.2017 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Olli Pitkänen, Outi Suppanen

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 19.05. Janne Seppänen kerää kokouksessa jaetut nakit ja lisää ne nakkilistalle.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin oli tullut elokuun tiliote sekä Medlemsbladet Ruotsista. Jakelutoimipaikan postilokerot on ryhmitelty uudelleen, mikä ei kuitenkaan käytännössä vaikuta seuran postilokeroon mitenkään.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Pankkiasiat ja PRH:

Tarvittavat pöytäkirjat on toimitettu Sonja Virralle, joka soittaa asian tiimoilta piakkoin pankkiin. Sonja hoitaa myös PRH-päivityksen.

Hallituksen kaatajaiset:

Hallituksen kaatajaiset pidetään la-su 4.-5.11.2017 Helsingissä Santeri Palinin luona. Mikko Nikkilä ja Sonja Virta tuovat kaatajaisiin hallussaan olevat arkistoon kuuluvat seuran toimintapaperit.

Internetsivujen englanninkielinen osio:

Janne Seppänen on aloittanut seuran sivujen englanninkielisen osion päivittämisen. Toistaiseksi miitti-ilmoittautuminen englanniksi tapahtuu suoraan tapahtumavastaavien kautta, sillä Mellon-järjestelmä on kokonaan suomenkielinen.

§6 Fauni-musikaali

Seura menee katsomaan Fauni-musikaalia sunnuntaina 26.11. kello 15.00. Osallistumisesta tulee ilmoittaa perjantaihin 6.10. mennessä. Yksi lippu on seuralle ilmainen, muut 25 euroa / lippu. Osallistujat maksavat hinnan seuran tilille, ja seura maksaa koko summan kerralla järjestäjille. Mikko Nikkilä tarkistaa, että kaikki osallistujat ovat maksaneet maksun.

§7 Tulevat miitit

Syysmiitti:

– Miittiin on tulossa videotykki.
– Erittäin vakavista allergioista on ilmoitettu miittitopikissa.
– Englanninkielistä tiedotusta ei tehty vielä tähän miittiin, mutta asiaa harkitaan uudelleen vuosijuhlamiitin kohdalle.

Vuosijuhlamiitti:

– Vuosijuhlamiitti sovittiin alkavaksi jo torstaina perjantain sijaan, mikäli Hämeenkosken leirikeskuksen varausta voi aikaistaa yhdellä päivällä. Miitti olisi siis to-su 4.-7.1.2018. Olli Pitkänen ottaa yhteyttä leirikeskukseen ja tekee myös miittitopikin.
– Ilmoittautuminen alkaa maanantaina 11.12. ja miittimaksun eräpäivä on 25.12.
– Vuosijuhlamiittiin palataan tarkemmin myöhemmin.

Olli Pitkänen kysyy Eetu Sipilältä sekä Haltiamieleltä The Miitin tietokilpailun palkintojen tilanteesta. Jos palkintoja ei ole vielä hankittu, voidaan palkintoina käyttää WSOY:n kirjalahjoituksessa saatuja kirjoja (katso kohta 8).

§8 WSOY:n kirjalahjoitus

WSOY on toimitilojensa muuton yhteydessä ystävällisesti lahjoittanut seuralle runsaasti Tolkien-kirjallisuutta.

Päätettin, että (suomenkielinen) Hobitti Tolkienin silmin -teos arvotaan foorumin Hobitti-lukupiiriin aktiivisesti osallistuneiden kesken. Asiaan palataan myöhemmin, mutta Janne Seppänen kirjoittaa jo asiasta foorumille alustavan tiedotteen. Muihin mahdollisiin arvontoihin ja tietokilpailuihin, joihin lahjoituksesta saadaan palkintoja, palataan asian ollessa ajankohtainen.

Päätettiin, että jokainen aktiivisesti hallitustoimintaan osallistuva hallituslainen saa valita kirjalahjoituksesta itselleen yhden teoksen. Sonja Virta tekee saatavilla olevista teoksista Doodle-kyselyn, jonka avulla selvitetään kuka haluaa mitäkin.

§9 Tarkennuksia jäsenyyskysymyksiin

Kekusteltiin tarkennuksia vaativista jäsenyyskysymyksistä, joihin palataan tarkemmin seuraavassa kokouksessa.

§10 Tulevat kokoukset

Seuraavat kokoukset pidetään lauantaina 14.10. kello 14.00 syysmiitissä sekä aiemmasta päätöksestä poiketen lauantaina 4.11. Santeri Palinin lukaalissa (kellonaika päätetään myöhemmin). Marraskuun ensimmäisenä maanantaina ei näin ollen pidetä kokousta.

§11 META

Jokaisen hallituslaisen tulee tarkistaa ja tarvittaessa päivittää omat tietonsa seuran omaisuustaulukkoon Google Docsissa. Leena Peippo siirtää listan ja muut seuraan liittyvät sisällöt omalta henkilökohtaiselta tililtään seuran tilille.

Mikko Nikkilä näyttää Janne Seppäselle, miten postin lähetyslista tehdään.

Santeri Palin ja Janne Seppänen toimittavat Mikko Nikkilälle loput edellisen kauden tiliotteet.

Janne Seppänen ostaa, kirjoittaa ja toimittaa kortin Helsingin yliopiston science fiction -klubin (HYSFK) 30-vuotisjuhlia varten 13.10. mennessä.

§12 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 21.13.