Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
la 4.11.2017 klo 16.00
Santerin lukaali, Helsinki
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Olli Pitkänen

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 16.02.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin oli tullut tiliote sekä Medlemsbladet.

Norjalaiselta Tolkien-seuralta Arthedainilta on tullut pyynnöstä seuralle jäsenlehtiä (Angerthas), joista toisessa on kuva seuran järjestämältä Worldcon-piknikiltä sekä seuran esittelypöydästä Worldconissa.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Sonja Virta on hoitanut PRH:n asiaa ja ottaa pian yhteyttä Nordeaan. Asiaan palataan myöhemmin.

Janne Seppänen ja Leena Peippo päivittävät hallussaan olevat seuran tavarat seuran omaisuustaulukkoon.

Päätettiin, että WSOY:n kirjalahjoituksessa saatuja kirjoja käytetään The Miitin luontopolun palkintoihin. Voittajilta kysytään, mistä kirjoista he ovat kiinnostuneita. Voittajien on mahdollista valita myös Hobitti-elokuvia, joita seuralla on muutama kappale.

Leena Peippo ei pääsekään katsomaan Fauni-musikaalia, joten jonkun hallituslaisen olisi hyvä mennä hänen sijastaan.

§6 Turun kaupunginteatterin Taru sormusten herrasta

Seura saattaa saada esitykseen kaksi (varauksen kokonaismäärään kuuluvaa) ilmaislippua. Ilmoittautuminen on täynnä, mutta seura saattaa varata myöhemmin lisää paikkoja mikäli kysyntää on paljon.

§7 Tulevat miitit

Pohdittiin, kannattaisiko vuosijuhlan ruuat tilata paikallisen pitopalvelun kautta vai tehdäänkö oman porukan voimin jotain pienimuotoisempaa ruokaa. Olli Pitkänen selvittelee asiaa ja tekee myös ohjelmatopikin foorumille.

Olli Pitkänen selvittelee, olisiko kevätmiitti mahdollista pitää Hämeenkoskella joko pe-su 9.-11.3.2018 tai pe-su 16.-18.3.2017.

The Miitin alustavaksi ajankohdaksi ehdotettiin heinäkuun loppupuolta (to-su 19.7.-22.7.) tai elokuun alkua.

§8 Vuosikokous

Vuosikokous pidetään lauantaina 6.1.2018 klo 14.00 Hämeenkoskella vuosijuhlamiitin yhteydessä.

Toiminnantarkastajan kannalta oleelliset paperit tulee toimittaa hänelle viimeistään joulukuun alussa. Sonja Virta kirjoittaa toimintakertomuksen. Edellisen kauden vielä puuttuvat tiliotteet ja kuitit tulee toimittaa rahastonhoitaja Mikko Nikkilälle mahdollisimman pian, jotta hän voi hoitaa kirjanpidon loppuun.

§9 HobSan 3/2017 sekä erillinen muistutus erottamisuhan alla oleville jäsenille

Hobittilan Sanomiin kirjoitetaan ainakin seuraavista aiheista:

– jäsenmaksumuistutus
– muistutus ilmoittaa mahdollisista yhteystietopäivityksistä
– vuosikokous- ja vuosijuhlakutsut
– vuosijuhlamiittimainos
– tiedote Turun TSH-näytelmästä
– maininta Toni Edelmannista

Erillinen muistutus lähetetään joko Hobittilan Sanomien yhteydessä tai erikseen tilanteen mukaan.

Santeri Palin hoitaa postituksen joulukuun alussa.

§10 Hallituksen vuosikalenteri

Sonja Virta on koonnut hallituksen vuosikalenterin sekä lähettänyt sen hallitukselle luettavaksi ja editoitavaksi.

§11 Arkisto

Hallituksen kaatajaisissa käytiin läpi seuran arkistoa ja päiviteltiin siihen liittyviä tietoja.

§12 Tulevat kokoukset

Seuraavat kokoukset pidetään maanantaina 4.12.2017 klo 19.00 sekä lauantaina 6.1.2018 klo 13.00 vuosijuhlamiitin yhteydessä.

§13 Muut esille tulevat asiat

Kunniajäsenemme Toni Edelmann (v. 1945-2017) on lähtenyt Harmaisiin satamiin. Sonja Virta on lähettänyt omaisille suruadressin seuran nimissä.

Päätettiin, että seura lähettää joulukortit ja värityskirja-Legolaksen ainakin Arthedainille Norjaan, Forodrimille Ruotsin ja Tolkien Societylle Iso-Britanniaan. Arthedainille lähetetään myös Joulupukin kirje. Leena Peippo lähettää Joulupukin kirjeen käännöksen Sonja Virralle.

Päätettiin, että tulevaisuudessa ilmestyvät Legolakset lähetetään Tolkien Societylle ja Forodrimille.

Todettiin, että smialkisa on yhä käynnissä. Selvitellään, onko Wenla Uotila vielä halukas jatkamaan pisteyttämistä vai yritetäänkö pestiin löytää joku muu.

Hallituksen kaatajaisille päätettiin antaa budjetiksi 60 euroa.

Leena Peippo siirtää seuran käteisvarat seuran tilille oman tilinsä kautta.

§14 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 17.41.