Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
su 3.12.2017 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Olli Pitkänen, Qohelet

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 19.00.

Santeri Palin kerää kokouksessa kerätyt nakit ja lisää ne nakkilistalle.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin oli tullut kirjeet Nordealta (tunnuslukusovelluksen koodi) sekä Medlemsbladet.

Santeri Palin selvittelee syysmiitin laskun tilannetta.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

PRH:sta ei ole kuulunut mitään [Päivitys: PRH:lta tuli seuraavana päivänä 4.12. tieto, että nimenkirjoittajien muutos oli rekisteröity] joten Sonja Virta palaa asiaan myöhemmin.

TSH-näytelmän maksuohjeet on toimitettu osallistujille. Eräpäivä maksulle on 15.1.2018.

Fauni-musikaalia kävi katsomassa 9 innokasta hobittia.

Joulupukin kirjeen englanninkielistä käännöstä ei löytynytkään, joten sitä ei voida lähettää Arthedainille. Joulukortti ja värityskirja-Legolas kuitenkin lähetetään.

§6 Tulevat miitit

Hämeenkosken leirimaja ei ole enää vuoden 2018 alusta lähtien Hollolan seurakunnan hallinnassa, joten seuran tammikuun varaus (vuosijuhlamiitti) jouduttiin perumaan. Tilalle tarjottiin kuitenkin Särsjärven leirikeskusta Padasjoelta samaan hintaan. Päätettiin, että seura vuokraa kyseisen tilan miittipaikaksi.

Vuosijuhlamiitin ruokabudjetiksi päätettiin 300 euroa, josta osa käytetään valmiin lämpimän liharuuan tilaamiseen paikallisesta pitopavelusta, ja loput kasvisruuan aineisten sekä muiden lisukkeiden hankintaan. Olli Pitkänen hoitaa asiaa.

Kevätmiitin paikkaa täytyy pohtia uudemman kerran Hämeenkosken leirimajan saatavuuden muuttumisen takia. Asiaan palataan sen jälkeen, kun olemme testanneet Särsjärven leirikeskuksen vuosijuhlamiitin yhteydessä. Santeri Palin selvittelee kuitenkin jo nyt Protun käyttämiä tiloja.

§7 Toimintavuoden 2016-2017 vuosikertomus ja tilinpäätös

Mikko Nikkilä on tehnyt tilinpäätöstä kokoushetkellä heinäkuun loppuun asti ja hoitaa asian piakkoin loppuun. Toimintakertomuskin on muutamaa muokkausta lukuun ottamatta valmis. Molemmat toimitetaan toiminnantarkastajalle lauantaihin 9.12.2017 mennessä.

Janne Seppänen lukee valmiin toimintakertomuksen läpi mahdollisia oikeinkirjoitus- ja asiavirheitä silmällä pitäen.

§8 HobSan 3/2017 sekä erillinen muistutus erottamisuhan alla oleville jäsenille

Olli Pitkänen päivittää uudet miittipaikkatiedot HobSaniin.

Mikko Nikkilä tekee perhejäsenille erilliset laput, joista näkee kaikkien kyseisen talouden perhejäsenten jäsennumerot

Erillinen maksumuistutus lähetetään vain 2011 tai sen jälkeen viimeksi maksaneille, ja sitä vanhemmat maksamattomat jäsenet poistetaan tammikuun kokouksessa ilman erillistä maksumuistutusta.

Janne Seppänen lukee HobSanin vielä kertaalleen läpi ennen sen lähettämistä oikeinkirjoitus- ja asiavirheitä silmällä pitäen.

Santeri Palin lähettää HobSanit jäsenille perjantaina 8.12.2017.

§9 Tulevat kokoukset

Seuraavat hallituksen kokoukset pidetään vuosijuhlamiitin yhteydessä lauantaina 6.1.2018 klo 13.00 sekä tavalliseen tapaan irkkikokouksena maanantaina 5.2.2018 klo 19.00.

Vuosijuhlamiitin kokouksessa olisi hyvä käsitellä ainakin kevätmiitin paikkaa sekä jäsenmaksutilannetta. Helmikuussa käsiteltäviä asioita on ainakin spefi-järjestöjen yhteistyökokous sekä Turun kaupunginteatterin esitykseen liittyvät asiat (esite teatterille: kuka tekee ja printtaa?).

§10 Muut esille tulevat asiat

Vuosijuhlaan osallistuminen (siis ilman miittiin osallistumista tai pidempää päivävierailua) maksaa 5 euroa.

Merkitään pöytäkirjaan, että Alice Martinia haastateltiin WorldConin Tolkien-miitin jälkeen ET-lehden Kahvilla-sarjaan. Artikkelissa Martin kertoo Tolkien-seurasta.

§11 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 20.16.