Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous
Ma 9.4.2018 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @irc.freenode.net
Paikalla: Sonja Virta (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Olli Pitkänen

§1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Sonja Virta avasi kokouksen kello 19.02.

Olli Pitkänen kerää kokouksessa jaetut nakit ja lisää ne nakkilistalle.

§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§3 Esityslista

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§4 Posti

Postiin oli tullut tiliote Nordealta, Amon Hen sekä Medlemsbladet.

§5 Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat

Sonja Virta on lähettänyt Hobitti-lukupiirin yhteydessä järjestetyn arvonnan palkinnon voittajalle.

Olli Pitkänen on toimittanut pöytäkirjan Isilmírëlle.

Mikko Nikkilä listaa toukokuun kokoukseen mennessä seuran nettisivujen säännöllistä päivitystä vaativat sisällöt.

Vahvistettiin edellisessä kokouksessa tehty päätös, että seura ei tänä vuonna ota Finnconiin järjestöpöytää.

§6 Miitit

Kevätmiitti oli mennyt ihan mukavasti. Partiokolkka todettiin kuitenkin hieman sotkuiseksi ja melko huonokuntoiseksi paikaksi, joten sen käyttöä miittipaikkana pyritään tulevaisuudessa mahdollisuuksien mukaan välttämään.

The Miitin ilmoittautuminen alkaa maanantaina 25.6., ja miittimaksun eräpäivä on 23.7. Miittimaksuksi päätettiin:

3 yötä: 30/35 euroa (jäsen/ei-jäsen)
2 yötä: 20/25 euroa
1 yö: 10/15 euroa

Järjestäjät pääsevät miittiin puoleen hintaan.

Olli Pitkänen päivittää ilmoittautumis- ja maksutiedot miittitopikkiin ja tekee myös ohjelmatopikin.

Olli Pitkänen hoitaa luontopolun organisoimisen The Miittissä. Päätettiin, että luontopolun palkinnoiksi voidaan ottaa kirjoja WSOY:n kirjalahjoituksesta.

Saatetaan Merrin tietoon toive siitä, että miitit tulisivat näkyviin Melloniin heti, kun niiden päivämäärät ovat tiedossa.

§7 Vaalikokouksen ajankohta ja paikka sekä kokoukseen valmisteltavat asiakirjat

Puheenjohtaja Sonja Virta ehdotti ajankohtaksi lauantaita 4.8.2018 kello 14.00 ja paikaksi The Miitin miittipaikkaa Keravanjärveä Keravalla.

Mikko Nikkilä ja Janne Seppänen valmistelevat budjetin ja toimintasuunnitelman juhannuksen jälkeiseen viikkoon mennessä.

Sonja Virta tekee mahdollisesti jäsenkyselyn keväällä, mutta asiaan palataan myöhemmin sitten kun siitä tiedetään varmemmin.

§8 Hobittilan Sanomat 1/2018

Vuoden ensimmäisen HobSanin sisältö tulisi saada valmiiksi toukokuun kokoukseen mennessä. Santeri Palin hoitaa postituksen.

Sisällöstä:
– Olli Pitkänen kokoaa HobSanin sekä kirjoittaa The Miitistä
– Sonja Virta tekee kutsun vaalikokoukseen sekä esityslistan
– Sonja Virta kirjoittaa mainoksen hallitustoiminnasta
– Sonja Virta kirjoittaa Tolkien2019-tapahtumasta
– Sonja Virta kirjoittaa Turun TSH-näytelmän lisänäytöksistä
– Mikko Nikkilä kirjoittaa Suomenlinna-piknikistä

§9 Turun TSH-retki

Outi Suppanen on luvannut hoitaa kukkien oston ja häntä pyydetään myös hankkimaan kortti. Budjetiksi päätettiin yhteensä 50 euroa.

§10 Tolkien2019

Sonja Virta kysyy piakkoin mahdollisista alennuksista Tolkien-järjestöjen jäsenille ja tiedottaa asiasta foorumilla sekä HobSanissa.

§11 Tulevat kokoukset

Seuraava kokous pidetään maanantaina 7.5. klo 19.00.

§12 Muut esille tulevat asiat

Mikko Nikkilä tekee foorumille topikin Suomenlinna-piknikiin liittyen.

Avattiin keskustelu yhteyksistä Finnkinoon uusimman Tolkien-elokuvan tiimoilta. Asiaan palataan seuraavassa kokouksessa.

Todettiin, että miittiraporteissa kuvia käyttäessä täytyy kysyä lupa sekä kuvaajalta että kuvassa olevilta.

§13 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja Sonja Virta päätti kokouksen kello 20.39.