Hallituksen kokous 13/2017-18
La 4.8.2018 klo 12 Keravajärven leirikeskuksessa
Paikalla: Pj Sonja Virta, Olli Pitkänen, Mikko Nikkilä ja Santeri Palin.
Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus
– Kokous avattiin klo 12.07

2. Kokouksen sihteerin valinta
– Sihteeriksi valittiin Santeri Palin.

3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
– Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4. Esityslistan hyväksyminen
– Esityslista hyväksyttiin muutoksitta.

5. Posti
– Edellisen kokouksen jälkeen tullut postilokeron vuokra, joka on maksettu. Sovittiin että Santeri käy lokerolla seuraavalla viikolla.

6. Edellisessä kokouksessa käsitellyt asiat
– Finnconin Kontumiitissä kävi noin 16 hlö, paikallisia saatiin paikalle noin kuusi henkilöä ja miitti meni kokonaisuudessaan hyvin. Suomenlinnan tapahtumassa paikalla oli yksi uusi innokas miittaaja.

7. Miitit
– The Miitti: ylimääräisestä saunomisesta lähetetään 15 € lisälasku, katsottiin tämä hyväksyttäväksi kuluksi saunomisen määrän huomioiden. Paikan kunto arvioitiin sellaiseksi että Keravanjärveä ei käytetä The Miittiin ellei se ole viimeinen vaihtoehto eikä mitään muuta saada. Palaute kootaan ja toimitetaan Arg Leinon kautta paikan ylläpitäjälle.
– Syysmiitti: Pyritään siirtämään Helsingin kirjamessujen päältä viikkoa aikaisemmaksi eli 19.-21.10. Olli Pitkänen hoitaa asiaa.

8. Toimintasuunnitelma ja budjetti kaudelle 1.9.2018-31.8.2019
– Lisättiin toimintasuunnitelmaan syysmiitin vaihtoehtoinen päivämäärä, korjattiin kirjoitusvirheitä.

9. Jäsenrekisteriseloste
– Ei ole edennyt edellisen kokouksen jälkeen.

10. Kauden loppumiseen liittyvät asiat sekä huomioita seuraavalle hallitukselle
– Pj Sonja kartoitti hyviä ja huonoja toimintatapoja ja ne esitellään uudelle hallitukselle vaalikokouksen jälkeen. Sonja on koonnut lappuleikin hallituksen pesteistä. Päävastuu käytännön tehtävistä on uudella hallituksella. Ehdotettiin hallituksen kaatajaisia, jonka yhteydessä voitaisiin jatkaa arkiston karsintaa ja mahdollisesti rekisteriselosteiden laadintaa. Santeri otti tehtäväkseen ehdottaa aikaa ja kaatajaiset pidetään hänen luonaan Helsingin Myllypurossa syksyn aikana.

11. Tulevat kokoukset
– Istuvan hallituksen viimeinen kokous, ei tulevia kokouksia.

12. META
– Kirjattiin että postilokeron vuokra jakautuu toimintakausien välillä ajalle 1.7.2018-30.6.2019. Domainmaksun eräpäivä on 1.9. joka on uuden toimikauden ensimmäinen päivä, joker.comin maksut kolmesti vuodessa.
– Keskusteltiin turkulaisten halukkuudesta järjestää toimintaa ja mahdollisuudesta saada taloudellista avustusta seuralta. Muisteltiin että aiemmin vain smialit olisivat voineet hakea avustusta, mutta ei oltu varmoja. Asia pitää tarkistaa. Todettiin että harkinnanvaraisesti ja tasapuolisesti smialit huomioiden voidaan avustaa.1515
– Ropeconissa Sonja keskustellut Tolkien-aiheisten esitelmän pitäjien kanssa: Keski-maa-roolipeliä 20 vuotta pelanneen Lindëfirionin Sampsa Rydmanin kanssa sekä TSH- ja Hobitti-elokuvien naishahmoista opinnäytetyön kirjoittaneen Lotta Laajalahden kanssa.

13. Kokouksen päätös
– Kokous päätettiin klo 13.05.