Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 1/2018-19
Ti 4.9.2018 klo 19.00
##valkoinenneuvosto @ irc.freenode.net
paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Janne Seppänen (sihteeri), Mikko Nikkilä, Santeri Palin, Leena Peippo, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Miikka Uotila, Sonja Virta
§1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 19.05.
§2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
§3 Esityslistan hyväksyminen
Lisättiin kohdaksi §4 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen. Muuten esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.
§4 Pöytäkirjantarkastajien valitseminen
Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Lotta Raatikainen ja Miikka Uotila.
Sonja Virta kerää kokouksessa kerätyt nakit ja lisää ne nakkilistalle foorumille.
§5 Posti
Postiin oli tullut uusin Tähtivaeltaja-lehti sekä arvostelukappale S. N. Piresin kirjasta Karhunkiertäjä. Olli Pitkänen ottaa kirjan alustavasti arvosteltavakseen.
§6 Aiemmin käsiteltyjä asioita
Tietosuojaseloste on edennyt, mutta vaatii vielä toimenpiteitä. Asian tiimoilta olisi hyvä jossakin vaiheessa tavata kasvotusten ja keskustella käytänteistä tarkemmin. [Kokouksen aikana todettiin, että asiaa voisi käsitellä hallituksen kaatajaisissa, joiden ajankohta päätetään myöhemmin.]
Salasanatiliasia siirretään seuraavaan kokoukseen. Anna Saarimaa hoitaa.
Päätettiin, että Facebook-sivun käyttöoikeudet lisätään kaikille hallituslaisille ja poistetaan kaikilta hallituksen ulkopuolisilta. Myös seuran Facebook-ryhmän oikeudet lisätään hallituslaisille ja poistetaan hallituksen ulkopuolisilta. Olli Pitkänen hoitaa. [Leena Peippo päivitti Facebook-sivun oikeudet myöhemmin kokouksen aikana.]
Mikko Nikkilä on päivittänyt suomentolkienseura.fi-sähköpostiosoitteet ohjautumaan uuden hallituksen roolien mukaisesti. Seuran Gmailiin tulleet postit ohjautuvat jatkossa puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan ohjausosoitteisiin. Lisäksi hän tekee vielä erillisen myynti@suomentolkienseura.fi-osoitteen, joka ohjautuu Leena Peipolle.
Santeri Palin pyytää Merriä päivittämään uusien hallituslaisten foorumin käyttöoikeudet.
Olli Pitkänen lisätään seuran iZettle-laitteen käyttäjäksi. Sonja Virta hoitaa.
§7 Nimenkirjoitus- ja pankkitilioikeudet
Päätettiin, että nimenkirjoitusoikeudet lisätään Anna Saarimaalle ja Miikka Uotilalle. Oikeudet pidetään edelleen Mikko Nikkilällä, Olli Pitkäsellä, Janne Seppäsellä, Santeri Palinilla ja Sonja Virralla.
Valtuutetaan Sonja Virta hoitamaan nimenkirjoitusoikeudet PRH:n kanssa, minkä jälkeen Olli Pitkänen vahvistaa ilmoituksen puheenjohtajana. Kaikki hallituslaiset lähettävät hänelle henkilötietonsa piakkoin. Sonja Virta selvittää myös, mitä kaikkia tietoja PRH tarvitsee.
Yhdistyksen tilin käyttöoikeuden haltijoiksi hallituskaudeksi 1.9.2018-31.8.2019 päätettiin Mikko Nikkilä, Olli Pitkänen, Leena Peippo ja Sonja Virta. Valtuutettiin Sonja Virta hoitamaan asiaa pankin kanssa yksin.
§8 Kersti Juvan muistaminen
Ansiokas Tolkien-suomentaja Kersti Juva täyttää 17.9.2018 70 vuotta.
Sonja Virta selvittelee lahjan toimitusosoitetta ja ostaa hyväksi katsomansa lahjan, esimerkiksi kortin ja kukkia. Budjetiksi päätettiin 50 euroa.
§9 Hobittilan Sanomat
Seuraavaan HobSaniin tulee seuraavat sisällöt:
– Jäsenmaksulasku [eräpäiväksi päätettiin 31.10.2018] sekä tieto jäsenmaksun korotuksesta (Olli Pitkänen hoitaa)
– Uusi hallitus (nettisivuilta)
– Raportti The Miitistä (Olli Pitkänen ja Anna Saarimaa)
– Syysmiitti (Olli Pitkänen ja Anna Saarimaa)
– Juvan merkkipäivä (Sonja Virta hoitaa)
– Muistutus jäsenille siitä, että yhteystiedot voi päivittää osoitteeseen jasensihteeri@suomentolkienseura.fi (Olli Pitkänen hoitaa)
Lotta Raatikainen kokoaa valmiit tekstit kokonaisuudeksi 15.9. mennessä. Santeri Palin hoitaa tulostuksen ja postituksen 17.9. alkavalla viikolla. Mikko Nikkilä toimittaa lähetykseen tarvittavat osoitetiedot Santerille.
§10 Miitit
The Miitti järjestettiin elokuun lopussa ja sen järjestäminen sujui hyvin. Osallistujia oli 32, saman verran kuin vuonna 2017. Ruokaan meni rahaa 191,92 euroa, 10 euroa enemmän kuin vuonna 2017. Hot dogit olivat todella suosittu ruoka miittaajien keskuudessa, mutta grillikasviksia meni vähemmän. Miittipaikasta tuli tänä vuonna melko paljon kielteistä palautetta, joten sinne ei ainakaan heti mennä takaisin.
Olli Pitkänen tekee Excel-taulukon The Miitin ruokamenoista.
Syysmiitistä (pe-su 19.-21.10.2018) on tehty topikki foorumille sekä tapahtuma Melloniin. Anna Saarimaa on menossa ensimmäisenä paikalle ja hakee avaimet. Anna myös hoitaa seuran EA-laukun kuntoon ennen miittiä ja ostaa sinne allergialääkettä.
Anna Saarimaa ottaa päävastuun vuoden 2019 The Miitistä, Santeri Palin puolestaan vuoden 2019 vuosijuhlamiitistä sekä kevätmiitistä. Vuosijuhlamiitti järjestetään to-su 3.-6.1.2019, Santeri selvittelee paikkaa. Varteenotettavimmat vaihtoehdot ovat Lähdekorpi, Lapjärvi ja Särsjärvi.
Vuosijuhlamiitin jälkeisten miittien ajankohtaa ei päätetty vielä tässä vaiheessa. Retsolaa harkitaan The Miitin paikaksi.
§11 Tulevat kokoukset
Seuraava kokous pidetään 2.10.2018 kello 19.00 ircissä. Kokouksessa käsitellään ainakin kevätmiitin ja The Miitin mahdollisia ajankohtia ja paikkoja, salasana-asioita, hallituksen kaatajaisten ajankohtaa (Santeri Palin tekee asiasta Doodle-kyselyn) sekä Maa ja ilma ry:n avustushakemusta.
§12 Muut esille tulevat asiat
Kaikkien hallituslaisten tulee päivittää yhteystietonsa hallitushuoneen yhteystietokeskusteluun. Kaikkien hallituslaisten tulee myös kirjoittaa/päivittää oma esittelytekstinsä seuran nettisivuille.
Päätettiin, että seura antaa tapauskohtaisesti kohtuullisen suuruista taloudellista avustusta sen toimintaa edistävään paikallistoimintaan. Avustuksen tarve on pystyttävä perustelemaan. Lisäksi järjestettävään toimintaan tulee olla vapaa pääsy ja siitä on tiedotettava seuran jäsenille. Järjestettyyn toimintaan käytetty rahamäärä on pystyttävä todistamaan kuittien avulla.
Päätettiin, että turkulaisten toiminnalle myönnetään 30 euron suuruinen avustus.
Päätettiin, että Anna Saarimaalle kustannetaan EA-koulutus. Lisäksi hänelle maksetaan matkakorvaus Retsolan katsastusreissusta (0,12 euroa/kilometri).
§13 Kokouksen päätös
Puheenjohtaja Olli Pitkänen päätti kokouksen kello 21.55.