Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 5/2018–19
Lähdekorven leirikeskus 5.1.2019 klo 12
Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Miikka Uotila, Santeri Palin, Anna Saarimaa, Mikko Nikkilä, Leena Peippo

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.15.

2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Esityslistan hyväksyminen

Lisätään sihteerin valinta kohdaksi 4.

4. Sihteerin valinta

Valittiin kokouksen sihteeriksi Mikko Nikkilä.

5. Posti

Tiedossa ei ole mitään tavallisesta poikkeavaa. Santeri tarkistaa postilokeron lähiaikoina.

6. Aiemmin käsiteltyjä asioita

Päätettiin nimetä turvallisuusvastaavaksi Santeri Palin.

7. Miitit

Kevätmiitti 5.–7.4.2019: Anna ei pääse. Santerille tarvitaan varahenkilö Helsingin suunnalta. Santeri pyrkii järjestämään auton käyttöönsä.

The Miitti kesäkuun 6.–9.6.2019: Anna rupeaa kokoamaan miittitiimiä. Miittitiimi selvittää yhteiskuljetusta Imatralta.

8. Vuosikokous

Tilinpäätös on valmis ja tarkastettu.

9. Salasanaohjelma

Mikko selvittää käyttäjätunnuksia ja lisää niitä LastPassiin.

10. Rekisteriseloste

Yritetään tehdä seloste loppuun kasvotusten loppuun ennen kevätmiittiä.

11. Vanhoja linjauksia

Olli kokoaa listan hallituksen linjauksista yhdistymisestä alkaen tulevia vuosia varten.

12. Tulevat kokoukset

Seuraava kokous pidetään hallituksen kaatajaisissa jonain helmikuun viikonloppuna Helsingissä. Ajankohdasta tehdään kysely. Sitä seuraavan kokouksen ajankohta päätetään siellä. Se voidaan pitää esimerkiksi kevätmiitissä.

13. Muut esille tulevat asiat

Miikalla on vanhoja papereita, joita läpikäydään Tampereella.

Tolkien Reading Day ma 25.3.2019: Järjestetään lukukeskustelu foorumilla. Markkinoidaan foorumikeskustelua Facebookissa ja Instagramissa. Miikka hoitaa asiaan kuuluvat järjestelyt. Kysellään virallista teemaa, jos sitä ei ilmoiteta tammikuun aikana. Ilmoitetaan lukupäivästä kirjastoille helmikuun alussa.

Leena tekee tammikuun kuukausitapaamisesta (su 27.1.2019) Facebook-tapahtuman.

Suomen spefi-seurojen yhteistyökokous on Tampereella la 9.3.2019.

Verkkoyhteisö Kontu ry:n kirjanpidon tositteet voidaan hävittää, koska niiden lakisääteinen säilytysaika on umpeutunut.

Katsotaan eronneiksi ne jäsenet, jotka ovat jättäneet jäsenmaksunsa maksamatta yli vuoden ajalta (9 kpl).

Melloniin tehdään hallitukselle oma tunnus, jolla tapahtumat jatkossa järjestetään. Näin varmistetaan, että ilmoittautumistietoja tehtävänsä hoitamisessa tarvitsevat henkilöt pääsevät niihin tarvittaessa käsiksi. Salasana tallennetaan LastPassiin. Santeri hoitaa asian.

14. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.25.