Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 6/2019-20
Ti 31.3.2020 klo 19 ##valkoinenneuvosto
Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Liisa Kujala, Nienna Lagus, Mikko Nikkilä, Anna Saarimaa, Janne Seppänen, Katja Vihavainen

1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen kello 19:05.

2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

4 Posti

Ei ole käyty. Janne S käy tällä viikolla.

5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Kadoksissa olevat pöytäkirjat

• Mikolta löytyi tämän hallituskauden ensimmäinen pöytäkirja, joka tarvitaan allekirjoitettuna pankkitilioikeuksien siirtoon
• Vaalikokouksen pöytäkirja on kadonnut. Asia hoidettava kuntoon.
• Vuosikokouksen osallistujalista puuttuu myös. Olli yrittää etsiä.

Kevätmiitti peruttiin koronaepidemian takia.

6 Yhteistyökokous

Scifi-seurojen yhteistyökokous pidettiin 29.2. Siellä päätettiin, että Suomenlinnan piknik järjestetään 4.7. ja seuraava yhteistyökokous on Tampereella 27.2.2021.

7 Smialkilpailu

Keskusteltiin smialtoiminnasta ja -kilpailusta ja todettiin, että nykyinen kilpailusysteemi ei motivoi paikallisia smialeita mukaan. Päätettiin, että tämän vuoden kilpailu vedetään vielä vanhalla systeemillä. Herätetään aiheesta keskustelua Käärmeestä ja etsitään uutta innokasta smialvastaavaa/-vastaavia, joilla olisi myös ideoita kisan uudistamiseen.

8 Paitatilaus

Hanna on pyytänyt tarjouksen t-paidoista ja huppareista www.porukkapaita.fi:sta. Paitojen hinta on 14,38 €/kpl ja hupparin hinta 47,62 €. Hinnat sisältävät arvonlisäverot. Lisäksi tulee painatuskuluja 55,80 € (sis alv.) t-paidoille ja huppareille erikseen.

Päätettiin tilata t-paitoja seuraavasti: miesten/unisex: S 1, M 4, L 3. XL 3, XXL 2 = 12 kpl. Lady fit: M 3, L 3 ja XL 2 = 8 eli yhteensä 20 kpl. Väri musta, kuten viimeksi päätettiin. Ennakkotilaushinta jäsenille on 17 € ja muille 20 €. Myyntihinnaksi päätettiin jäsenille 20 € ja muille 23 €.

Huppareita tilataan myyntiin vihreänä 1 kpl M-kokoa ja 2 kpl L-kokoa. Hupparin hinta ennakkoon tilatessa on jäsenille 50 € ja muille 55 €. Myyntihinta jäsenille on 55 € ja muille 60 €.

Hanna tekee tilauksista topicin Käärmeeseen Suomen Tolkien-seura / Tiedotteet -huoneeseen. Tilaukset lähetetään sähköpostitse osoitteeseen sihteeri@suomentolkienseura.fi. Rahastonhoitaja seuraa maksuja ja raportoi ne sihteerille. Ennakkotilausten viitenumero on 3146. Päätettiin, että ennakkotilaukset on tehtävä toukokuun loppuun mennessä ja maksujen eräpäivä on viikkoa myöhemmin eli 8.6.

Paitojen toimitus on ensisijaisesti miiteissä.

9 Kesän tapahtumat

Finncon on 10.-12.7. Tampereella ja näillä näkymin se tullaan järjestämään. Miikka U on varannut tapahtumasta seuralle miittitilan.

Seura on osallistumassa Suomenlinnan piknikkiin, mutta sitä ei vielä tarvitse järjestellä.

The miitti on vasta elokuussa ja näillä näkymin se tulee toteutumaan.

Keskusteltiin myös syysmiitistä. Sopiva ajankohta voisi olla loka-marraskuussa, koska The Miitti on vasta elokuussa. Päätettiin, että Anna S varaa Mallinkaisilta jonkun muun kuin kirjamessuviikonlopun (24.-25.10.), jos vapaata on.

10 Muut esille tulevat asiat

Seuraava kokous ircissä ti 2.6. klo 19.

11 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.30.